3.5. Трьохспрямована структура проекту

Трьохспрямована структура проекту створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої — структури витрат (Cost Breakdown Structure — CBS).

CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму створення WBS і OBS. Перший рівень — це всі витрати на проект. Другий рівень — основні елементи CBS: матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати.

Третій рівень — подальша розбивка. Так, для трудових витрат це будуть: витрати на добір і навчання; витрати на оплату праці з поставки і монтажу устаткування; витрати на оплату праці з програмного забезпечення.

Четвертий рівень — подальша розбивка, наприклад, для оплати праці з програмного забезпечення: оплата праці програмістів; оплата праці системних аналітиків; оплата праці операторів.

Ця структура дає змогу збирати інформацію про витрати, аналізувати й готувати звіти по витратах будь-якого підрозділу або елементу робіт.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ ДО СЕМІНАРСЬКОГО ЗАНЯТТЯ

1. У чому полягає сутність планування проекту?

2. Охарактеризуйте складові моделі планування і контролю проекту.

3. Які труднощі можуть виникнути під час планування проекту?

4. Назвіть основні кроки у плануванні проектів.

5. Що таке структура проекту?

6. Які основні вимоги до структури проекту?

7. Охарактеризуйте структуризацію проекту.

8. Які основні задачі структуризації проекту?

9. Які моделі структуризації проекту Ви знаєте?

10. Назвіть основні методи структуризації проекту.

11. Двоспрямована структуризація та кодування проекту.

12. Трьохспрямована структура проекту.

13. Охарактеризуйте принципи системи кодування проекту.

14. Розробіть робочу структуру проекту ремонту квартири «під ключ» будівельною фірмою за замовленням фізичної особи.

15. Для проекту, наведеного у п. 14, сформуйте організаційну структуру проектної команди.

15. За результатами роботи у пп. 14 і 15 побудуйте двоспрямовану структуру проекту.

16. Проведіть кодування робочої та організаційної структур, побудуйте CTR-словник.

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Планування проектів — це:

а) процес, який передбачає складання бюджету проекту та внесення змін до нього відповідно до потреб для досягнення поставлених цілей проекту;

б) процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних та технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту.

2. Процес розробки планів охоплює такі етапи проектного циклу:

а) створення концепції проекту;

б) вибір стратегічного рішення щодо виконання проекту і розробка деталей проекту;

в) укладання контрактів;

г) виконання робіт;

д) завершення проектів;

е) всі відповіді вірні.

3. На якій фазі управління проектами складається бізнес–план та попереднє техніко-економічне обґрунтування проекту:

а) доінвестиційній;

б) інвестиційній;

в) експлуатаційній.

4. На якому рівні управління проектами розроблюють поточні та оперативні плани:

а) концептуальному;

б) стратегічному;

в) тактичному.

5. За ступенем охоплення робіт плани поділяються на:

а) поточні та оперативні;

б) зведені і детальні;

в) короткострокові, середньострокові та довгострокові;

г) прості, мультіплани та мегаплани.

6. Для одержання узагальненого показника реалізації проекту з метою контролю потрібно:

а) розробити систему показників, на основі яких порівняти виконання робіт за часом і вартістю;

б) визначити обсяги виконання робіт;

в) визначити грошові витрати на реалізацію проекту;

г) вірні відповіді а) та б).

7. Для досягнення ефективності функцій контролю звіти мають містити такі позиції:

а) кошторисну вартість (для порівняння фактичних і прогнозованих результатів);

б) фактичні результати на певну дату або період;

в) прогнозовані результати;

г) відхилення;

д) причини, що визначають фактичний і прогнозований процес реалізації проекту;

е) всі відповіді вірні.

8. Структура проекту — це:

а) спосіб управління проектом;

б) комплекс взаємовідносин, що пов’язує виконавців проекту між собою;

в) сукупність взаємопов’язаних елементів і процесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації.

9. WBS – це:

а) ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт із виконання проекту у графічному вигляді.

б) сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті синтезу робіт попереднього рівня.

10. Які підходи використовуються при застосуванні методу WBS:

а) створення тільки WBS ( структуризація в одному розрізі);

б) створення WBS і OBS (у розрізі – проект і організаційні підрозділи).

в) створення WBS і CBS (у розрізі проекту й витрат на його реалізацію);

г) правильні відповіді а) та б).

11. Які з рівнів входять до WBS:

а) проект;

б) стадії або субпроекти;

в) системи або блоки;

г) робочі пакети;

д) всі відповіді вірні.

12. Яке з перерахованих завдань не належить до процесу структуризації проекту:

а) поділ проекту на блоки, що підлягають управлінню;

б) розподіл відповідальності за елементами проекту й визначення зв’язку робіт із структурою організації (ресурсами);

в) точне оцінювання необхідних витрат (коштів, часу і матеріальних ресурсів);

г) створення єдиної бази для планування, упорядкування кошторисів і контролю за витратами;

д) всі відповіді вірні.

13. Дві ієрархічні схеми, які між собою пов'язані як ієрархія виробів та ієрархія робіт (нижній рівень відповідає пакетам робіт, які необхідні при розробці сіткового графіка), називаються:

а) дерево цілей;

б) дерево робіт;

в) дерево ризиків;

г) матриця відповідальності

14. Матриця відповідальності – це:

а) схема, що пов'язує пакети робіт з організаціями-виконавцями (для контролю відповідності розподілу ролей цілям проекту);

б) схема, що пов’язує ресурси з організаціями-постачальниками (для контролю розподілу та використання ресурсів проекту).

15.Який з елементів не належить враховувати при поєднанні структур проекту:

а) робочу структуру проекту;

б) організаційну структуру проекту;

в) облік витрат;

г) описання робочих пакетів;

д) штатний розклад;

ж) систему кодування.

16. За принципами кодування (три цифри) код першого рівня представляє:

а) загальну структуру проекту;

б) відділи;

в) групи.

Тема 4. УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ ПРИ ВИКОНАННІ ПРОЕКТУ

4.1. Загальна характеристика і види сіткових графіків.

4.2. Обчислення параметрів сіткового графіка.

4.3. Методи скорочення тривалості виконання проекту.

4.4. Календарне планування проектів.

4.1. Загальна характеристика і види сіткових графіків

Структуризація проекту є початковим кроком у плануванні проекту і вирішує завдання визначення першої його основної цілі — планування обсягів робіт.

Паралельно застосуванню багатоспрямованої структуризації йде оцінка витрат і ресурсів по роботах і проекту в цілому. Проте етап структуризації не дає змоги відповісти на запитання: скільки часу потрібно, щоб виконати всі роботи за проектом, якими є календарні терміни виконання окремих робіт, субпроектів, як розподіляється у часі потреба у різних ресурсах упродовж виконання проекту?

Тобто постає потреба планування ще однієї головної мети проекту — виконання його у часі.

Для вирішення цього завдання у проектному менеджменті застосовується сіткове і календарне планування. Враховуючи, що для успішної роботи над проектом менеджеру треба швидко опрацьовувати значний масив інформації, життєво необхідними стають такі спеціальні інструменти, як сітковий і календарний графіки. Їхня роль посилюється ще й тим, що вони поєднують у собі параметри часу, вартості й ресурсів.

Використання цих інструментів у плануванні проекту дає низку переваг, до яких належать можливості:

- визначити і наочно представити повний обсяг робіт у вигляді графіка;

- встановити такі цілі проекту щодо часу виконання робіт, вартості й

обсягів ресурсів, що їх реально можна досягнути;

- оцінити бюджет проекту;

- за ходом здійснення проекту контролювати виконання робіт і

передбачати подальший перебіг подій;

- ефективно розподілити відповідальність за проектні роботи між членами команди;

- визначивши критичні роботи, переміщувати ресурси, зменшувати ризики і невизначеність.

Сіткове планування полягає у створенні логічних діаграм послідовності виконання проектних робіт — сіткових графіків — і визначенні тривалості цих робіт та проекту в цілому з метою подальшого контролю.

Застосування сіткового планування допомагає відповісти на такі запитання:

1. Скільки часу потрібно на виконання усього проекту?

2. У який час мають розпочинатися та закінчуватися окремі роботи?

3. Які роботи є «критичними» і повинні виконуватися точно за графіком, аби не зірвати строки виконання проекту у цілому?

4. На який термін можна відкласти виконання «некритичних» робіт, щоб це не вплинуло на строки виконання проекту?

Сіткове планування полягає передусім у побудові сіткового графіка та обчисленні його параметрів.

Сітковий графік — це графічне подання робіт проекту, яке відбиває їх послідовність та взаємозв’язок [6].

Для його побудови потрібно мати таку інформацію: список робіт; логічні зв’язки між ними.

Робота (операція) може бути визначена як дія, необхідна для реалізації проекту. B сіткових графіках роботи здебільшого мають свій номер або код, який присвоюється їм при складанні WBS і наводиться у CTR-словнику.

До побудови сіткової діаграми потрібно визначити зв’язки між роботами, які можуть бути двох типів:

- послідовні, коли одна робота виконується після другої;

- паралельні, коли декілька робіт можуть виконуватися водночас.

Сіткові графіки будуються зліва направо графічним зображенням проектних робіт та означенням логічних зв’язків між ними. Залежно від способу зображення їх розрізняють два види сіткових графіків:

- стрілчасті;

- графіки передування.

Для стрілчастих графіків характерним є зображення роботи у вигляді стрілки, а логічні зв’язки між роботами встановлюються так званими подіями, які зображуються у вигляді кіл, що свідчать про початок і закінчення тієї чи іншої роботи (рис.4.1).

Рис. 4.1. Стрілчастий графік

У графіках передування роботи подано у вигляді прямокутників, а стрілками позначаються логічні зв’язки (рис.4.2).

Рис. 4.2. Графік передування

Тривалість роботи — це час від її початку до закінчення. Залежно від типу проекту тривалість може визначатися у годинах, змінах, днях, тижнях, місяцях.

Kaлeндap pобіт — дoкyмeнт, який пoкaзує кaлeндapні дати почaтку і завершення pобіт виходячи з режиму роботи проектної команди, вихідних та святкових днів.