16 Див., наприклад, вказану працю Щекина г.В. - с. 348.
219
кає як би по ситуації, при якій із неї ж головним чином виходить і пошук проблеми, і розробка рішення);
лінійний тип процесу управління (характеризується суворою послідовністю здійснення його етапів та стадій і використовується тоді, коли є повна та достатня визначеність відносної мети впливу, ситуації і т. д.);
коригований тип процесу управління (характеризується необхідністю додаткового коригування кожної стадії процесу управління після проходження попередньої стадії);
розгалужений тип процесу управління (полягає в методологічному розподілі робіт на окремі частини на певних стадіях);
пошуковий тип процесу управління (виходить із повної ясності мети управління, але неможливості оцінити ситуацію та сформулювати проблему. В цьому випадку рішення виробляється на основі мети та найбільш загальної оцінки ситуації і вже потім на основі рішення уточнюється ситуація).
Організаційна характеристика процесу управління включає в себе ряд моментів:
по-перше, характеристику учасників процесу управління, порядок їх взаємодії. Це визначено насамперед змістом процесу управління. Тому без аналізу змісту не можна розкрити організацію процесу.
Учасники процесу управління та порядок їх взаємодії визначені також існуючою структурою управління. Ця структура може бути більше або менше пристосованою до вирішення змістовних завдань управління;
по-друге, організація процесу управління описує процес як змінювані в часі етапи і стадії процесу, а також включає аналіз процесу управління як процесу прийняття та реалізації управлінських рішень. Деякі підходи до визначення змісту управлінського циклу були викладені на початку цієї глави і більш докладно зміст управлінського циклу буде викладений в наступній главі, а також у другій частині підручника;
по-третє, визначення процедури взаємодії різних органів, підрозділів, конкретних виконавців у процесі управління. Процедура описує окремі процеси як набір певним чином стандартних управлінських дій, операцій, які чергуються. Характер цього набору залежить від змісту процесу управління, а також від завдань, що поставлені перед процедурою аналізу. Залежно від цих факторів операції деталізуються більше або менше. Варіантом процедурного аналізу є, наприклад, аналіз процесу управління з позицій вимог наукової організації управлінської праці. Як елементи аналізу в цьому випадку виділяються трудові операції працівника.
Процес управління, крім змістовної та організаційної характеристик. має також і технологічну характеристику.
Технологічна характеристика процесу управління включає три компоненти, а саме:
220
організацію системи інформації. Управлінська інформація – це сукупність зведень про стан об’єкта та суб’єкта управління. Інформаційні процеси супроводжують весь процес управління. Інформація, що використовується у процесі управління, створює інформаційну структуру управління. Існує багато підходів до класифікації інформації. Як варіант можна назвати класифікацію, котру пропонує Закон України "Про інформацію"17;
діловодство (документування та документообіг). У процесі управління використовуються такі основні види документів: постанови, накази, розпорядження, вказівки, статути, положення, інструкції, рішення, акти, приписи, протоколи, звіти, реферати, переліки. З метою раціональної організації потоків документованої інформації їх необхідно регламентувати, вказуючи при цьому конкретного здобувача, відправника та номенклатуру документів. В принципі схема документування зв’язків повинна відповідати структурі органу управління та чого зовнішнім зв’язкам;
процедури. Вони потінні бути розроблені для усіх основних видів управлінської діяльності: підготовки плану основних організаційних заходів, проведення службової наради, оперативної наради, засідання колегії та ін. Чітко організована технологія процесу управління завжди передбачає набори різних управлінських процедур.
В технологію процесу управління входить також моделювання процесу управління, що являє собою описання за допомогою стандартних операцій. Але закони цього описання визначені вимогами формальної логіки, математики і математичної логіки. Моделювання – це продовження організаційного та процедурного аналізів за новим методом. Моделювання дозволяє здобувати нові результати і тим самим ипливає не тільки на організацію, але й на зміст процесу управління. Тут ще раз відчувається внутрішній зв’язок різних характеристик процесу управління, їх вза-ємообумовленість.
Кібернетичний аналіз призначений виявляти технологію процесу управління з точки зору загальних законів взаємодії управляючої та керованої підсистем, характеру регулятора, тину зворотного зв’язку і т. ні. Такого роду аналіз дозволяє враховувати деякі фундаментальні риси процесу управління та усувати найбільш грубі помилки в організації процесу. В той же час слід мати на_увазі, що кібернетичні закони занадто загальні для того, щоб на їх основі можна було виробляти кінцеві рекомендації щодо організації процесу управління в конкретній соціальній системі. Такі рекомендації дає тільки увесь комплекс методів теорії процесу управління. Кібернетичні закони – це своєрідні фільтри
17 Див. ст. 18 Закону України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р.
221
або контрольно-пропускні пункти. Якщо їх дотримувати, то можна нести роботу далі.
Інформаційний аналіз технології процесу управління описує його як процес перетворення інформації – від стадії здобування інформації до стадії її логічної обробки. Він близький до інших видів технологічного аналізу, але має й свої завдання. Тут визначається кількість інформації, п потоки18. Досліджується пропускна здатність окремих ланок системи управління. Здійснюється виділення видів інформації.
Інформаційний підхід до процесу управління (як і моделювання) є безпосередньою базою аналізу процесу управління з точки зору можливості його механізації та автоматизації. У свою чергу при створенні автоматизованих систем управління узагальнюються й інші організаційні та процедурні характеристики процесу управління.
В іншому плані інформаційний аналіз (вже разом з процедурним) служить базою для аналізу процесу управління як процесу документообігу, як системи руху документів у процесі діловодства.
Технологічну характеристику процесу управління не можна уявити без техніки, яка використовується у процесі управління.
Техніка управління – це знаряддя та засоби праці, що призначені для виконання інформаційних перетворень у процесі управління. Техніку управлінської праці можна умовно розподілити на три групи: матеріальні носії інформації; засоби перетворення інформації; засоби оснащення процесів інформаційних перетворень (обладнання, службові та підсобні приміщення і т. ін.). Класифікація техніки управління показана на рис. 10.5.
Техніка управління розвивається за декількома напрямами. По-перше, створюються нові високопродуктивні пристрої та машини, що призначені для автоматизації трудомістких процесів інформаційних перетворень (багатоаспектноі вибірки та порівняння даних, фіксації інформації на носіях, передавання та надання необхідних даних і т. д.). По-друге, удосконалюються ті технічні засоби, застосування яких стало традиційним (створення ЕОМ високої продуктивності та пам’яті, друкарських машинок з елементами логіки, факсимільної апаратури, відеотерміналів та ін.). По-третє, здійснюється агрегування технічних засобів та систем (створення мереж передачі даних, автоматизованих систем управління, розробка та виробництво технічних комплексів засобів орітехніки та ін.). По-четверте, створюються багатофункціональні машини та системи, що призначені для різних рівнів управління (комплекси ЕОМ, організаційні універсальні автомати і т. ін.).
"Див.: Ясин Г.Е. Теория информации й зкономические исследования. - М.: Статистика, 1970. - С. 29.
222
Рис. 10.5. Класифікація техніки управління
Виділяються такі форми використання техніки в апараті управління: централізована, при якій управлінська техніка зосереджується в одному місці і обслуговує весь апарат управління;
децентралізована, коли уся наявна управлінська техніка розподіляється по структурних підрозділах апарату управління; змішана, при якій частина техніки експлуатується централізовано, частина – окремими підрозділами або працівниками управління.
Автор намагався дати комплексну характеристику пронесу управління, підкреслюючи взаємозв’язок усіх названих характеристик. В той же час важливо зазначити, що роль кожного із прийомів аналізу процесу управління не однакова. Безумонно, головне значення належить змістовному аналізу процесу, хоча організація і технологія також відіграють досить важливу роль. При аналізі процесу управління роль факторів організації і технології більша, ніж при дослідженні інших блоків системи управління. Тому аналіз процесу управління треба починати як змістовний, але під час дослідження використовувати принципи організаційного, і технологічного підходів.
Слід також брати до уваги, що в реальній дійсності нема окремого організаційного процесу або окремого процесу перетворення інформації. Ми завжди маємо справу з конкретною (і тому різноманітною) практичною дією. Існуючі розробки з теорії процесу управління рекомендують нам деякі підходи до аналізу цієї діяльності.
Було б помилкою розкласти процес управління на окремі характеристики і на цьому закінчити аналіз. Усі підходи погрібні, оскільки кожен з них робить свій внесок у здійснення процесу управління (як єдиного та комплексного) на глибоких наукових засадах.
Тому тільки синтез результатів, що здобуті при різних підходах до аналізу процесу управління, дозволяє дати більш чи менш загальне уявлення цього процесу.