6.4. Выбop формата для новой базы данных

При создании новой базы данных в Access 2007 по умолчанию используется новый формат файла Access 2007 (расширение. accdb), Но можно использовать и более старый формат.

Поэтому прежде, чем создавать новую базу данных, нужно решить, какой формат для нее выбрать.

Полагая, что еще не все пользователи перешли на Access 2007, целесообразнее для новой базы данных выбрать более ранний формат Access 2002 - 2003.

Чтобы установить по умолчанию для файлов базы данных формат Асcess 2002-2003, нужно сделать следующее.

• Щелкнуть на кнопке Office, а затем в открывшемся окне на кнопке Параметры Access. В одноименном окне будет открыта категория Основные.

• Справа, в группе параметров Создание баз данных, выбрать пункт Access 2002 -2003 из раскрывающегося списка опции Формат файла по умолчанию. (рис. 6.10).

Рис. 6.10

• Если файл базы данных необходимо сохранить в папке, отличной от папки, используемой по умолчанию, можно в той же группе параметров Создание баз данных щелкнуть на кнопке Обзор справа от поля Рабочий каталог и выбрать в дереве каталогов папку, заранее подготовленную для хранения базы данных, а затем щелкнуть на кнопке ОК.

6.5. Создание пустой базы данных

Создание пустой базы данных — это некая процедура, извещающая систему о ваших намерениях в дальнейшем работать с этим файлом, хотя для небольших баз данных без этой процедуры в чистом виде можно обойтись.

Будем полагать. что приложение Access 2007 уже запущено и на экране отображается окно Приступая к работе с Microsoft Officce Access.

Чтобы создать файл новой базы данных, нужно сделать следующее.

• В разделе Новая пустая база данных окна Приступая к работе с Microsoft Access щелкнуть на кнопке Hoвая база данных (рис. 6.11.).

Рис. 6.11

Справа в рабочей области Access появится раздел Новая база данных (рис. 6.12.).

• По умолчанию программа Access предлагает для базы данных имя База данных1.

• Это имя можно изменить, введя свое. В текстовом поле Имя файла укажите имя нового файла, в нашем случае новое имя базы данных будет «Обучение» (расширение, в соответствии с ранее сделанным нами выбором, система Access добавит автоматически) и выберите место его хранения.

Рис.6.12

• Если файл базы данных нужно сохранить в папке, отличной от папки, используемой по умолчанию, и если это не было сделано в разделе Выбор формата для новой базы данных, щелкните на кнопке Открыть справа от поля Имя файла и в диалоговом окне Файл новой базы данных выберите в дереве каталогов нужную папку, а затем подтвердите свой выбор, щелкнув на кнопке ОК.

По умолчанию файл базы данных сохраняется в следующих папках:

Microsoft Windows Vista — С:\а\имя_пользователя\Документы;

Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP— C:\Documents and Setting\имя_пользователя\Мои документы.

Чтобы изменить местонахождение папки, используемой по умолчанию, в приложении Access 2007 щелкните на кнопке Office, а затем — на кнопке Параметры Access.

В одноименном окне выберите категорию Основные, группа Создание баз данных.

В поле Рабочий каталог укажите новый путь к папке, в которой отныне будут храниться файлы базы данных Access, при необходимости используйте кнопку Обзор.

Указав все необходимые параметры для файла базы данных, щелкните на кнопке Создать раздела Новая база данных.

Может случиться так, что на диске уже существует файл базы данных с таким же именем, которое вы пытаетесь ввести при создании новой базы данных. В этом случае программа Access поинтересуется, заменить ли прежнюю базу данных новой.

Щелкнув на кнопке Нет, вы получаете возможность найти для базы данных новое имя.

Ответ Да следует выбирать, только если вы действительно желаете заменить существующую базу данных (БД) на новую под тем же именем.

После уточнения имени программа Access создает новую базу данных с пока единственным объектом — пустой таблицей Таблица1.

В области переходов пока отображается только одна категория — Все таблицы (куда включена таблица Таблица1), поскольку база данных включает пока только один объект(Рис 6.13).

Рис. 6.13

Чтобы изменить имя таблицы, щелкните на кнопке Сохранить панели быстрого доступа, при этом откроется окно Сохранение, в котором можно изменить название таблицы, в нашем случае на Список, и закрыть окно кнопкой ОК.

Чтобы ввести в базу данных Обучение новую таблицу выбираем на ленте вкладку Создание, в группе Таблицы - позицию Таблица, щелкаем на кнопке Сохранить панели быстрого доступа, при этом появится окно Сохранение, в котором можно изменить название таблицы, в нашем случае на Оценки, и закрыть окно кнопкой. ОК

Аналогично в базу данных можно ввести любое количество таблиц .

Рис. 6.14

Теперь в области переходов и после щелканья на именах таблиц на ярлыках окна таблицы отображаются также две таблицы – Список и Оценки (Рис 6.14).

Чтобы закрыть базу данных, щелкните на кнопке Закрыть (X) в правом верхнем углу окна.