Сортировка данных в таблице

Часто в созданной таблице требуется изменить порядок представления данных. Данные можно располагать в порядке возрастания или убывания или в алфавитном или обратном алфавитном порядке. Для этого используется команда Данные►Сортировка либо возможности стандартной панели.

1.При использовании команды Данные►Сортировка:

• Выделить диапазон ячеек таблицы, данные в котором должны сортироваться;

• Задать команду Данные►Сортировка. Появится панель с указанием условий сортировки;

• Если выделена строка с шапкой (заголовками строк), то в панели включить параметр Идентифицировать поля по подписям, если шапка не выделена, то включить параметр Идентифицировать поля по обозначениям столбцов листа;

• В верхнем поле Сортировать указать адрес (название метки столбца), первого ключа сортировки. Если требуется сортировать по другим столбцам, то вести эту сортировку, определив очередность использования других столбцов и вид сортировки (по возрастанию или убыванию).

2. Сортировка с помощью стандартной панели:

• Выделить диапазон данных, подлежащих сортировке, начиная с ячейки той колонки, которая должны использоваться в качестве ключевой. Эта колонка должны быть крайней в диапазоне;

• Нажать кнопку панели Сортировка. В этом случае будет выведена панель условий сортировки. Далее все выполняется так же, как в предыдущем случае. При использовании кнопок Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию панель не выводится, но сортировка производится только по одному первому столбцу выделенного диапазона.

Хотя в панели сортировки используется только три уровня сортировки, реально же их количество может быть увеличено, если провести сортировку несколько раз, используя в качестве объекта сортировки диапазон ячеек таблицы, в котором ранее уже проведена сортировка.

Сортировка числовых данных проводится по алфавиту, но команда сортировки подается по убыванию или возрастанию. Дело в том, что все буквенные записи хранятся в ячейках памяти ЭВМ в виде двоично-кодированных цифр. Буквам, находящимся в начале алфавита, приписывается код, числовое значение которого меньше. У каждой очередной буквы код увеличивается на единицу. Это позволяет и сортировку по алфавиту задавать как сортировку по возрастанию.

Подведение промежуточных итогов в таблице

Итоговые данные учитывают все результаты данных, отраженных в таблице. Промежуточные итоги подводятся по части данным, по отдельным их категориям, например, результаты поставки отдельных видов товаров, работы отдельных категорий сотрудников, расходов на отдельные виды деятельности. При определении промежуточных результатов используют следующий алгоритм работы:

• Сортируют данные таблицы по столбцам, которые содержат группы, используемые при подведении промежуточных итогов;

• Установив курсор в любую ячейку этого столбца, задают команду Данные►Итоги;

• В поле При каждом изменении указывают столбец с группами, по которым подводят итоги;

• В поле Использовать функцию указывается функция, которая определяется при подведении итогов (например, СУММ). В перечне Добавить итоги по указывают столбцы, значения в которых должны приниматься в расчет при определении результата;

• Нажать кнопку Ок.

Для скрытия или показа входящих в результат промежуточных данных необходимо нажать кнопку с номером уровня, при этом чем выше номер, тем более детально показывается промежуточная информация. Для скрытия детализирующих данных по какой-либо группе необходимо нажать кнопку «-» (минус) слева от данной группы. Если же нажать кнопку «+» (плюс) слева от группы, то выводится информация, уточняющая данные по этой группе.

Для удаления полученных промежуточных итогов установить курсор в любую ячейку столбца с группами итогов, задать команду Данные►Итоги и нажать кнопку Убрать все.