Обработка информации в таблице Работа с базами данных (списками)

Списком в Excel принято называть массив данных со столбцами и строками (прямоугольную таблицу). Он может использоваться как база данных, в которой строки являются отдельными записями, а столбцы являются полями. Они описывают отдельные параметры записей строк. Первая строка всегда содержит названия столбцов (полей). Каждая запись должна содержать полное описание каждого элемента, при этом не разрешается иметь пустых клеток, так как это затрудняет операции со списком. Количество полей в каждой записи одинаково. Каждое поле записи может являться объектом поиска или сортировки.

Ведение таких небольших таблиц может быть организовано напрямую записью всех полей каждой строки. С увеличением же их размеров (числа столбцов и числа записей в них) пользоваться ими становится труднее, так как при записи уходят с поля экрана названия полей (столбцов и строк), что может привести к ошибкам во вводе данных. Более удобно использовать запись в форму. Форма позволяет проводить и другие операции с записями. Форма работы с записями называется маской, так как в ней отображаются не таблица в целом, а ее отдельные поля, с записями в которых и организуется работа.

Создание списка (базы данных) начинается с организации таблицы. На каждом рабочем листе должен размещаться один список. Если на листе будет несколько списков, то затрудняется, а иногда и становится невозможной работа с ними.

Между списком и другими данными листа должно быть оставлено не менее одной пустой строки и одного пустого столбца, что позволяет программе обнаруживать и выделять список при операциях с ним. В самом списке не должно быть пустых строк или столбцов, что позволяет идентифицировать и выделить список. Во всех строках одинаковых столбцов должны быть однотипные данные.

При вводе данных в ячейки не допускается вводить лишние элементы, не связанные с данными, например, лишние пробелы.

Создание списка с помощью формы:

• Сформировать заглавную строку, введя в нее название записей отдельных столбцов.

• Щелкнуть на любой ячейке заглавной строки и выбрать команду Данные►Форма.

• В открывшемся диалоговом окне, которое содержит отдельные поля списка с их названиями, ввести данные в каждое поля. Для перехода между полями можно использовать либо клавишу мыши, либо клавиши Tab – для перехода сверху вниз и Shift+Tab – для перехода снизу вверх.

• После ввода каждой записи нажимать кнопку Добавить, при этом введенная запись помещается в очередную строку списка.

• Для завершения ввода всех записей нажать кнопку Закрыть.

Для редактирования записей в списке, добавлении новых записей:

Вызвать форму, установив курсор в любую ячейку формы и подав команду Данные►Форма.

Используя кнопки Назад и Далее, найти требуемую запись, отредактировать ее в строках формы и подать команду Закрыть.

Для удаления записи выбрать ее и нажать кнопку Удалить, подтвердить удаление нажатием кнопки Ок и закрыть форму.

При добавлении новых записей в форму они размещаются позади последней введенной ранее записи. Для ввода новой записи внутри существующего списка необходимо список сначала раздвинуть, вставив внутрь его пустую строку для новой записи. Для этого установить курсор в ячейку строки, выше которой необходимо ввести запись, и подать команду Вставка►Добавить. После этого заполнить поля строки данными.