2. Документи і журнали документів.

2.1 Види журналів

У системі 1С: Бухгалтерія інформація про господарські операції, що здійснюються на підприємстві, може вводитися з допомогою документів і зберігатись у журналах документів.

При настроюванні конфігурації здійснюється настройка документів і створюються необхідні журнали для їх зберігання.

На відміну від бухгалтерських операцій, про які мова йтиме далі, документи поділяються на види, кожний із яких призначений для зберігання специфічної інформації про господарські операції певного типу, наприклад, видача коштів з каси. У процесі настроювання у конфігурації задач може створюватись практично необмежена кількість журналів документів і призначати для зберігання в одному журналі документів декілька видів, при чому одні й тіж документи можуть відображатись у декількох журналах. Крім того у системі 1C: Бухгалтерія існують “Загальні журнали”, у яких відображаються усі введені в систему документи.

Однією із важливих для бухгалтерського обліку властивостей документів є їх здатність автоматично формувати бухгалтерські операції, які відображають відповідну господарську операцію в бухгалтерському обліку.

Журнали документів призначені лише для зручного відображення документів. Документ не привязаний жорстко до будь – якого журналу. Набір документів, Що відображаються у тому чи іншому журналі, повністю визначається конфігурацією. Один і той же вид документів може відображатись у декількох журналах. Крім журналів, які формуються на стадії конфігурування у системі 1C: Бухгалтерія існує два наперед визначених журнали “Повний” й “Інші”. Повний журнал, як видно з його назви, відображає документи усіх видів і дозволяє працювати зі всіма введеними у систему документами. Журнал “Інші” використовується для відображення тих документів, для яких у процесі опису конфігурації явно не вказаний конкретний журнал, у якому він повинен відображатись.

Вікно журналу документів. Для виводу на екран конкретного журналу можуть використовуватись пункти “Головного меню”, кнопки панелей інструментів, кнопки вибору значень типу “Документи інших форм”. Якщо у конфігурації не заданий за умовчанням журнали документів можна відкрити, використовуючи пункт “Журнали документів” меню “Операції” головного меню програми. На екран буде викликаний список журналів документів, існуючих в системі. У цьому списку клавішами або мишкою необхідно вибрати найменування необхідного журналу, а потім натиснути кнопку “Оk”. Вікно з вибраним журналом буде викликано на екран. Вид вікна того чи іншого журналу повністю залежить від настройки конфігурації задачі.

Вікно з журналом документів, у загальному випадку, являє собою таблицю, яка має чотири графи (колонки) “Дата” – дата документа, “Час” – час документа, “Документ” – найменування виду документа, “№” – номер документа. Ці чотири графи, як правило, присутні у будь – якому журналі. Крім них при настроюванні конфігурації може бути визначено необмежена кількість додаткових граф. Додаткові графи використовуються для виводу значень будь – яких інших реквізитів документів, які відображаються у даному журналі. Кожний рядок журналу являється посиланням на документ.

У заголовку вікна журналу видається назва журналу, задана при конфігурації і інтервал видимості документів, який можна змінювати при роботі з журналом. Склад граф журналу і їх взаємне розміщення можуть бути змінені при настроюванні конфігурації. За значенням реквізитів, які вводяться в основних і додаткових графах журналу можна здійснювати довільний пошук. Сама ліва графа журналу – службова. У ній різноманітними значками позначається стан документа: проведений документ; не проведений документ; документ позначений на знищення. Крім того, якщо це обумовлено конфігурацією, форма журналу документів, як і багато інших настроюваних форм редагування даних, може мати закладки. Такі керуючі елементи використовуються для форм журналів документів для розмежуванням їх за значенням певних реквізитів. У цьому випадку вибір певної закладки визначає відбір документів за певним значенням.