3. План рахунків

3.1 План рахунків в 1с: Бухгалтерії.

Перед обліком будь-яких господарських операцій, перш за все, визначається план рахунків, на основі якого в подальшому буде здійснюватись бухгалтерський облік.

На підприємствах може використовуватись стандартний план рахунків, передбачений нормативними документами, а також інші спеціальні плани рахунків. Система рахунків залежить від облікової політики підприємства. Як правило, на підприємстві використовується один план рахунків, проте на деяких підприємствах, такі як спільні, може використовуватись і декілька планів рахунків. У системі 1С: Бухгалтерія передбачена можливість ведення декількох планів рахунків. Сам План рахунків, створюється на етапі конфігурування. При цьому, частина рахунків може бути введена на етапі конфігурування. Такі рахунки, зазвичай, відіграють важливу роль у роботі різних елементів конфігурації (документів, звітів). Решта рахунків, вводиться вже при роботі з інформаційною базою. Так диференційоване введення рахунків, служить захистом від можливих помилкових дій користувача при роботі з програмою, які можуть порушити цілісність обліку.

3.2. Вікно плану рахунків.

Зазвичай, План рахунків відкривається при виборі в головному меню “Операції” пункту “План рахунків”. Крім того, вікно плану рахунків, використовується в різних режимах програми для вибору рахунку зі списку. Наприклад, при введені проведень, рахунки проведення можуть вводитись з клавіатури, а можуть бути вибрані з плану рахунків.

План рахунків являє собою таблицю, кожний рядок якої відображає певний рахунок чи субрахунок бухгалтерського обліку. Якщо, при конфігурації системи було назначено декілька планів рахунків, то у верхній частині таблиці, будуть присутні закладки з назвою планів рахунків. Таким чином, звернувшись до однієї із закладок, можна вибрати той, чи інший план рахунків. Назва поточного плану рахунків, виводиться у заголовку таблиці, наприклад, - “основний”. У списку рахунків виводяться графи, які відображають різні дані рахунку:

“Код” – повний код рахунку, який включає всі коди вищестоящих рахунків;

“Найменування” – найменування рахунка, субрахунку – рядок, який відображає призначення рахунку;

“Вал” – ознака валютного рахунку. Якщо по рахунку чи субрахунку, то в графі “Вал” ставиться “+”;

“Кол” – ознака ведення кількісного рахунку. Якщо по рахунку чи субрахунку передбачене ведення кількісного обліку, то у графі “Кол” ставиться “+”;

“Заб” – ознака забалансового рахунку. Якщо рахунок є забалансовий, то у графі “Заб” ставиться “+”. Забалансові рахунки не можуть кореспондувати з балансовими рахунками. З іншого боку, по забалансових рахунках не контролюється дотримання принципу подвійного запису;

“Акт” – ознака активності рахунку. Дана ознака може мати значення:

“А” – активний;

“П” – пасивний;

“АП” – активно – пасивний.

Активність рахунку визначає порядок відображення залишків рахунків. Активний рахунок завжди має дебетовий залишок. Якщо кредитовий оборот перевищить дебетовий, то дебетовий залишок буде відємним. Пасивний рахунок має завжди кредитовий залишок. Якщо дебетовий залишок перевищить кредитовий, то кредитовий залишок буде відємним.

Активно – пасивний рахунок може мати будь-який залишок. Тобто залишок буде дебетовий або кредитовий, але завжди позитивним. По замовчуванню, рахунок вважається активно – пасивним.

“Субконто” – види субконто рахунку. Кількість цих граф, визначається настроюваною в конфігурації максимальною кількістю субконто рахунків. Значення граф визначає ведення аналітичного обліку по даному рахунку за вказаним видом субконто. Наприклад, вказання графи субконто одного виду субконто “матеріали”, буде визначати ведення обліку за даним рахунком у розрізі “Матеріали”.

Сама ліва графа плану рахунків, являється службовою і відображає стан рахунку: являється рахунок групою, або, власне, рахунком, заведеним у конфігурації чи в інформаційній базі, помічений рахунок на видалення (знищення) чи ні.

Крім перелічених граф, плану рахунків, можуть бути графи додаткових реквізитів, визначених в конфігурації.

Перегляд плану рахунків. У вікні плану рахунків одночасно можна спостерігати список рахунків, які належать одному плану рахунків. Як правило, на підприємстві використовується один план рахунків. Якщо, у системі використовується більше одного плану рахунків, то у верхній частині вікна, з'являються закладки з найменуванням планів рахунків. Для вибору потрібного плану рахунків, достатньо вибрати одну із закладок або в головному меню “Дії” вибрати пункт “Вибрати План рахунків”.

Для перегляду плану рахунків, використовуються загальні прийоми роботи з табличною частиною форми.

План рахунків має багаторівневу структуру. На верхньому рівні знаходяться рахунки, на нижньому підпорядковані їм субрахунки. Як правило, план рахунків має два рівні, які відповідають схемі: рахунок – субрахунок. При перегляді плану рахунків, можна проглядати рахунки, відповідно до їх рівня підпорядкованості. Тобто у вікно перегляду, можна вивести лише рахунки, не показуючи при цьому їхні субрахунки. Для цього в головному меню “Дії” слід вибрати “Ієрархічний список”. Для перегляду субрахунків якого – небудь рахунку, достатньо вибрати пункт “Наступний рівень” в меню “Дії” головного меню програми. Для того щоб повернутись назад, на верхній рівень, у даному випадку до рахунків, необхідно виконати зворотні дії, а саме: вибрати пункт “Попередній рівень” меню “Дії” головного меню програми. Якщо ж режим “Ієрархічний список” відключений, то у вікно перегляду плану рахунків, будуть виведені всі наявні рахунки та підпорядковані їм субрахунки в одному списку.

Редагування плану рахунків. Як вже відмічалось вище, план рахунків має частину рахунків і субрахунків, введених на етапі конфігурування системи. Такі рахунки, практично недоступні для редагування в сеансі роботи користувача. Ці рахунки відіграють важливу роль у цілісній роботі всієї системи бухгалтерського обліку на підприємстві. У таких рахунків, можна редагувати лише додаткові реквізити, якщо такі є у плані рахунків. Для введення нового рахунку або субрахунку, слід натиснути клавішу “Insert” або у головному меню програми, відкрити меню “Дії” і у цьому меню вибрати пункт “Новий”. Якщо для плану рахунку була передбачена установка “Редагування в діалозі”, то на екрані з'явиться вікно діалогу, яке дозволить ввести всі необхідні реквізити рахунку. У протилежному випадку, новий рахунок або субрахунок буде вводитись у списку, тобто безпосередньо у вікні плану рахунків. Програма не дозволяє вводити субрахунки для не редагованих рахунків, тобто тих, які були введені на етапі конфігурації.

Зміна рахунків. Для зміни даних рахунка, можна скористатись пунктом “Змінити” меню “Дії”. Якщо план рахунків відкритий для перегляду і редагування, то зміна рахунку викликається також натискуванням клавіші ”Enter” або подвійним клацанням мишки. При цьому, у залежності від конфігурації і встановлення режиму “Редагувати в діалозі”, зміна рахунка буде виконуватись в окремому вікні або у рядку списку рахунків. Для редагування рахунків використовуються загальні прийоми роботи в формах. Для рахунків, створених у конфігурації, змінюватись можуть лише додаткові реквізити рахунку, тобто код рахунку і настройки обліку, зміненими бути не можуть.

Копіювання рахунка. Новий рахунок або субрахунок можуть бути введені у план рахунків, шляхом копіювання уже існуючого рахунка або субрахунку. Для цього достатньо, помістити курсор на рядок з рахунком або субрахунком, які будуть використовуватись у якості взірця і натиснути клавішу F9. При копіюванні, дані нового рахунку чи субрахунку автоматично заповнюються даними поточного рахунку (субрахунку). Надалі дії системи співпадають з діями при введені нового рахунку.

Знищення, помітка на видалення рахунків. Рахунки або субрахунки, введені в план рахунків, у сеансі роботи користувача, можуть бути безпосередньо видалені з плану рахунків або помічені на видалення. Можливість безпосереднього видалення рахунка, задається при роботі в сеансі конфігурування системи. Якщо така можливість є, то при роботі в сеансі користувача, можна встановити режим “Видалення рахунка”, або знищити рахунок, або помітити його на видалення. Для по мічення на видалення рахунка, субрахунку або безпосереднього його знищення необхідно помістити курсор на вибраний рахунок, субрахунок і натиснути клавішу “Delete” або вибрати пункт “Знищити”, “Помітити на видалення” у меню “Дії” головного меню програми. Після відповіді “Так” на запит про знищення або помітки на видалення, рахунок буде видалений.

Відміна помітки на видалення рахунків. Для відміни на видалення рахунка, субрахунку, слід помістити курсор на рядок з раніше поміченим рахунком, субрахунком і натиснути клавішу “Delete”. Після відповіді “Так” на запит про відміну помітки на видалення рахунок буде відновлений.