41.Процедура підготовки експортної операції

Встановлення контактів з контрагентом при підготовці експортної операції може бути здійснене шляхом:

- направлення пропозиції безпосередньо одному чи декільком контрагентам;

- прийняття і підтвердження замовлення покупця;

- направлення пропозиції у відповідь на запит покупця з вказанням конкретних умов контракту або проформи контракту;

- участі в торгах через подання тендеру організаторам торгів;

- участі в міжнародних торгово-промислових виставках і ярмарках;

- направлення комерційного листа можливому покупцю з пропозицією вступити в переговори;

- направлення проформи контракту вже відомому покупцю на основі попередніх домовленостей;

- здійснення рекламних заходів, направлення каталогів, прейскурантів в адресу потенційних покупців.

Комерційну пропозицію, подану можливому покупцю про продажу партії товару на визначених продавцем умовах називають офертою, а продавця – оферентом.

Тобто, оферта (оферта англ.- commercial offer ) – це письмове, усне або таке, що випливає з поведінки пропонуючої сторони – оферента (offerer), повідомлення про бажання вступити в юридично зобов`язуючий договір, причому з умов цього повідомлення ясно, що воно буде зв`язувати оферента як тільки сторона-акцептант (acceptor), якій оферта адресована, прийме її шляхом дії, утримання від дії чи зустрічного зобов`язання.

Оферта зроблена на біржі або торгах називається тендером (tender).

Мета оферти швидко, з першого погляду, привернути увагу потенційного партнера і примусити його прочитати оферту та зрозуміти її зміст. Тому формулюється оферта мовою партнера або загальноприйнятою в діловому спілкуванні даного регіону.

При публічному об`явленні оферти в друкованому вигляді навіть малими тиражами слід дотримуватись загальних вимог до рекламної практики, вимог щодо сумлінної конкуренції.

Оферта, як правило, відображає всі основні умови угоди: назву товару, кількість, якість, ціна, умови і термін поставки, умови платежу, характер тари і упаковки, порядок приймання-здачі, загальні умови поставки.

Тобто, оферта повинна містити:

- точну і повну назву продавця (seller’s name);

- його марку, фірмовий знак (trade mark)

- назву товару (name of goods);

- стислу і достатню характеристику товару (description of goods);

- пропонований обсяг поставки (scope of delivery);

- мінімальна кількість товару в партії (minimum scope of delivery);

- відомості про упаковку (packing);

- умови поставки за (delivery terms);

- ціну на умовах поставки за штуку (price per piece) і за партію (wholesale price);

- строки поставки (delivery time);

- порядок сплати (payment procedure);

- оптову знижку (discount for bulk purchases).

Оферта, в якій вказаний товар, прямо чи опосередковано встановлена кількість або ціна чи передбачений порядок їх встановлення, вважається визначеною або дійсною не раніше моменту повідомлення про це акцептанта. В ній обов`язково вказуються наміри оферента вважати себе зобов`язаним до виконання умов оферти у випадку акцепту її покупцем. Термін дії оферти вказується в самій оферті, інакше оферент вважається пов`язаним офертою на протязі терміну необхідного для відповіді.

Розрізняють два види оферт: тверда і вільна оферта, про що робиться відповідний напис на оферті.

Тверда оферта (firm offer, bid) – це письмова пропозиція на продаж певної партії товару, послана одному можливому покупцю, з вказанням терміну, на протязі якого оферент не може робити аналогічну пропозицію іншому покупцю.

При згоді покупця зі всіма умовами оферти він надсилає продавцю письмове підтвердження, яке містить беззастережний акцепт, тобто згоду на прийняття всіх умов.

Акцепт повинен бути висловлений конкретно в формі, що задовольняє оферента, наприклад, в гарантійному листі (англ. – letter of guarantee) з вказанням повних і точних реквізитів, а іноді банківської гарантії (bank guarantee) або документів, що підтверджують передоплату, наприклад, платіжного доручення.

При повній незгоді з умовами оферти оференту надсилається відмова (rejection) або зустрічна оферта (counter offer) або контроферта з викладенням сприйнятних умов. Якщо акцепт містить додаткові питання чи умови, то зобов`язань по укладенню контракту не виникає.

Вільна оферта (free offer) не передбачає чіткого визначення строку дії, надсилається одночасно декільком покупцям на одну і ту ж партію товару. Згода з умовами, викладеними в такій оферті підтверджується твердою контрофертою, після акцепту якої угода вважається укладеною.

Вільні оферти використовуються не часто, як правило, для вивчення кон`юнктури ринку. Недоліком вільної оферти є невпевненість покупця в тому, що, надіславши контроферту, він здійснить закупівлю.

Крім оферт для підготовки експортної угоди використовуються запити та замовлення, які надійшли від покупців. Такі замовлення або підтверджуються і приймаються до виконання або відхиляються.

Якщо ініціатива вступу в переговори виходить від покупця, то його звернення до продавця оформляється як запит. Запити посилаються декільком відомим фірмам для вивчення можливих конкурентних пропозицій.

Замовлення містить інформацію про точну назву товару, його якість, сорт, кількість, техніко-економічні параметри (для обладнання); спосіб фіксації ціни; умови платежу; бажаний термін поставки, а також термін очікування оферти.

В загальному випадку при підготовці експортної операції необхідні такі документи:

1)пропозиція (оферта) з викладом умов, на яких пропонуються товари з метою укладення контракту;

2)контракт – документ, що засвідчує про домовленість між продавцем і покупцем на поставку товару; його дія аналогічна дії замовлення, за яким слідує підтвердження замовлення;

3)підтвердження замовлення – документ, що підтверджує зобов’язання виконати замовлення, а також умови або прийняття умов;

4)рахунок-проформа – документ, який розглядається як попередній рахунок, і містить інформацію, аналогічну як і в рахунку, але не є підставою для платежу;

5)заявка на інструкції з поставки з проханням до покупця повідомити інструкції щодо умов поставки замовлених товарів;

6)тендер – пропозиція оферента, що приймає участь в торгах, яка відповідає вимогам технічних умов замовника і підтверджує згоду оферента взяти на себе виконання визначених робіт за пропонованою ціною чи вартістю.