Тема 6. “Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку”
Мета лекції – сформувати систему знань про документацію господарських операцій та інвентаризацію.
План
1.1. Первинне спостереження і його документальне відображення.
1.2. Класифікація документів.
1.3. Організація документообороту.
1.4. Зберігання бухгалтерських документів.
1.5. Інвентаризація в системі первинного обліку.
1.1. Первинне спостереження і його документальне відображення
Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Найбільш поширеним способом відображення даних бухгалтерського спостереження є документи. Документ (у лат. – свідоцтво, доказ) – це письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції. Бухгалтерський документ – це документ, що містить відомості про господарську операцію і є юридичним свідченням її здійснення. Зведений документ – це документ, складений на підставі декількох первинних документів, для отримання узагальнення даних.
Документи тісно пов’язані з рахунками. На підставі документів здійснюється записи на рахунках бухгалтерського обліку. Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити (від лат. – потрібне, необхідне). Такими реквізитами є:
назва документа;
дата і місце складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції;
одиниця виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Також є додаткові реквізити при складанні документу:
ідентифікаційний код підприємства чи особи;
номер документа;
підстава для здійснення операції;
дані про документ, зо засвідчує особу;
інші додаткові реквізити.
1.2. Класифікація документів
Для відображення господарських операцій використовують різні за формою і змістом документи. Тому бухгалтерські документи класифікують, тобто поділяють на групи за певними однорідними ознаками.
За місцем складання
Внутрішні
Зовнішні
Прибутково касовий
ордер
Виписки банку,
Рахунки постачальників
За призначенням
Розпорядчі
Виконавчі
Бухгалтерського
оформлення
Комбіновані
(виконують функції 2-ох документів)
Платіжне доручення,
Наказ на звільнення з роботи
Квитанції, авансові
звіти, Прибуткові і видаткові ордери
Бухгалтерські
довідки, журнали, відомості, розрахунки
тощо
Прибуткові і
Видаткові касові ордери, авансові
звіти, платіжні доручення
За порядком складання
Первинні
Зведені
Квитанція, накладні,
акти прийняття і вибуття о\з
Авансовий звіт,
звіти касира, звіти мат. відповід.осіб
За способом використання
Разові
Накопичувальні
Акти, вимоги,
касові ордери, накладні, чеки тощо
Наряди на виконання
робіт, відомості випуску готової
продукції
За
змістом
Грошові
Розрахункові
Матеріальні
Прибутково касовий
ордер
Платіжне доручення
Прибутковий ордер
1.3. Організація документообороту
Первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.
Документообіг – це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів. Головне завдання документообігу – прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.
Організовує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації, а керівник підприємства затверджує. Для забезпечення послідовності проходження документів, стабільної роботи кожної ланки, підвищення відповідальності виконавців, за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів розробляють графік документообігу.
Графік документообігу – це затверджений порядок обробки інформації, яким регулюють строки складання та обробки документів. Даний графік оформляється у вигляді схеми переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів. План (графік) документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.