9. Обобщенный перечень функций автоматизированных систем документооборота.

Делопроизводство - ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Электронная подпись - реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП.

1. Делопроизводство

2. Архивирование

3. Защита информации

4. Обработка/хранение документов;

5. Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

6. Контроль исполнения документов;

7. Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

8. Работа со взаимосвязанными документами;

9. Регламентация прав доступа;

10. Списание документов;

11. Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Современные СЭД:

Docs Fusion, Docs Open, Documentum, LanDocs, Optima Workflow, Derectum, Sofib, SAP, Ефрат, Летограф, Парус, Галактика. Флагман, Oracle.

DOCSFusion это принципиально новый продукт, ориентированный на крупных корпоративных клиентов, интенсивно работающих с большим объемом документов и предъявляющие повышенные требования к защите информации.

DOCSFusion, обеспечивает безопасное хранение информации (контроль и предотвращение несанкционированного доступа) и ее целостность — каждый документ в определенный момент времени может редактироваться лишь одним человеком (поддерживается технология выписки-возврата документа в архив для работы в автономном режиме — например, дома или в командировке). Документы из архива могут автоматически загружаться в соответствующие их типу приложения (если они установлены на компьютере пользователя) или просматриваться универсальным средством просмотра. Тем самым, обеспечивается прозрачный доступ ко всей информации предприятия (с учетом прав доступ конкретного пользователя) и унифицированные приемы работы с ней.

10. Семантика информационных систем, основанных на концепции баз данных.

Обмен информацией предполагает использование системы знаков естественного или искусственного (формального) языка. Информация о непрерывных процессах так же может быть выражена посредством знаков. Всякая непрерывная информация может быть подвергнута дискретизации. Если в спектре сигнала максимальная частота F, то такой сигнал без потери значимости может быть представлен дискретами с интервалом, равным . Выделяются следующие три уровня передачи (восприятия) информации:

1. На синтаксическом уровне рассматривают внутреннее свойство текстов, т.е. отношение между знаками, отражающее структуру данной знаковой системы. Проблемами здесь являются создание теоретических основ построения систем связи, это чисто технические проблемы. Проблемы методов передачи сообщения и их материального воплощения – сигналов. Или, иначе, это проблемы доставки получателю сообщений или совокупностей знаков, при которой происходит абстрагирование смыслового и прагматического содержания.

2. На семантическом уровне анализируются отношения между знаками и обозначаемыми ими предметами, а также действиями, качествами и т.д. То есть анализируется смысловое содержание текста. Эти проблемы связаны с формализацией смысла передаваемой информации, например, сведением количественных оценок близости информации к истине, т.е. оценок качества информации. Эти проблемы сложны, т.к. смысловое содержание информации больше зависит от получателя, чем от семантики самого сообщения. Информация, заложенная в сообщение, проявляется только при взаимодействии с получателем. Отсюда следует, что одно и то же сообщение разными получателями моет быть воспринято по-разному.

3. Прагматический уровень – рассматриваются отношения между текстом и теми кто его использует, т.е. рассматривается потребительское содержание текста и его отношение к получателю. На этом уровне нас интересуют последствия от получения и использования информации. Сложность состоит в том, что ценность и потребительская стоимость информации может быть различной для различных получателей. Существенным так же является зависимость ценности информации в отношении скорости ее доставки, прогностичности, своевременности использования. Очень часто информация должна использоваться в реальном масштабе времени, т.е. со скоростью изменения состояния реальных объектов. Количественная оценка прагматической информации – это вопрос только еще разрабатываемый. Существует ряд количественных мер, определения прагматичности информации, но все они, как правило, не достаточно конструктивны.

Меры информации

Меры классифицируются в соответствии с уровнями представления информации. Это может быть:

• Синтаксическая мера. Базируется на представлении количества информации либо через энтропию, либо просто в объемах данных, измеряемых битами, мегабитами и т.д.

• Семантическая мера. Для измерения смыслового содержания информации, т.е. количества ее на семантическом уровне, наибольшее признание получила т.н. тезаурусная мера, которая связывает семантические свойства информации со способностью пользователя принимать поступившее сообщение. Для этого используется понятие тезаурус пользователя. Тезаурус – это совокупность сведений, которыми располагает пользователь или система. В зависимости от соотношения между смысловым содержанием (S) и тезаурусом пользователя ( ) изменяется количество семантической информации (Ic). Характер такой зависимости может быть продемонстрирован на графике (зависимость семантической информации от его тезауруса). Максимальное количество семантической информации потребитель может получить при согласовании ее смыслового содержания с тезаурусом.

• Прагматическая мера. Это мера определяет полезность информации для достижения пользователем поставленной цели. Эта мера так же является относительной величиной, обусловленной особенностью использования информации в той или иной системе. Считается, что ценность информации целесообразно измерять в тех же самых единицах что и целевая функция. Наиболее часто ценность информационного сообщения ( ) определяется следующим образом: (П1 – априорный, ожидаемый экономический эффект функционирования системы, П2 – ожидаемый эффект функционирования той же системы, при условии, что будет использована информация, содержащаяся в сообщении). Единицей измерения является мера использования.