книги2 / 393

Isabel A. Gorbunova,

Bachelor Degree Student at the Department of Library and Information Activity, Documentation and Archival Sciences, Khabarovsk State Institute of Culture

Library Image Transformation in Eyes of Young People (on Example of Central City Library after N.K. Krupskaya, Artemovsky City District, Primorsky Krai)

The article investigates the decline in the library popularity and the necessity of library reequipment and modernization. It shows changes in the activity of the central city library after N.K. Krupskaya, Artemovsky city district, Primorsky Krai due to the library participation in the National project "Culture".

Keywords: appearance of libraries, library innovations, national project "Culture", demand for library services

«Если во всём облом, сдавайся и иди в библиотеку» Стивен Кинг

С началом информационной эры во всем мире наблюдается тенденция к снижению популярности библиотек среди молодого поколения, а ведь именно библиотеки обеспечивают основное базовое образование каждого человека.

Будучи ещё ученицей школы, посещая нашу городскую библиотеку, я даже и не думала о том, что когда-то свяжу свою жизнь с ее деятельностью. Как и многие мои ровесники, одноклассники и друзья, я не проявляла особого интереса к тонкостям работы библиотек ни как информационной системы, ни как социального института.

Старая мебель, запах пыли и обветшавшей бумаги, темные помещения и практически полное отсутствие компьютерной техники вызывало не самые приятные эмоции у ребенка, растущего в эпоху активной компьютеризации и освоения новых информационных технологий. В представлении подавляющей части моего поколения библиотека – это старое тихое место, в котором работают бабушки, а объем информации в них настолько ничтожен, что и посещать ее не имеет смысла.

Молодое поколение мыслит образами, впитывает и обрабатывает небывалые объемы информации. Оно ценит качество информации, скорость ее получения, качественную рекламу, дизайн интерьера, технические возможности и комфорт.

Город Артем, в котором я живу большую часть своей сознательной жизни, не очень большой – население составляет 105 тыс. человек (на 2021 год). На весь Артемовский городской округ (включает в себя 6 населенных пунктов с общим населением 114 тыс. человек) приходится 7 филиалов библиотеки.

Организация деятельности централизованной библиотечной системы с таким количеством филиалов в разных населенных пунктах – титанический труд. Минимальные обновления фонда обходится в огромные суммы, так что о средствах на какие-то масштабные реновации говорить не приходится. Став студенткой ХГИК, я снова пришла в уже знакомое место, для заключения договора практики, не наблюдая никаких изменений и не питая надежд на это.

281

Но в начале 2020 года Артемовская ЦБС стала победителем конкурса на переоснащение в рамках национального проекта «Культура». За 1,5 года был произведен ремонт уже в каждом из семи филиалов, установлены кондиционеры, система видеонаблюдения. Полностью преобразилось пространство для хранения документов, читальные залы: мебель стала более комфортная, а самое главное, соответствует современным тенденциям дизайна интерьера: комфортно, футуристично и минималистично.

Также был проведен широкополосной интернет, установлены новые компьютеры, видео- и аудиотехника. Было закуплено большое количество профессиональной мебели и техники (в том числе планетарный сканер). Всё это, несомненно, повышает имидж библиотеки в глазах молодого пользователя с визуальным типом восприятия.

Вместе с обновлением материально-технической базы был проведен ряд технических инноваций. Библиотека была подключена к системе «Национальная электронная библиотека», создан собственный фонд электронных документов. Работа с сайтом библиотеки стала проводиться более тщательно, увеличился объем и частота обновления информации доступной для пользователей. Увеличилось количество проводимых виртуальных выставок.

Вто же время в Артемовской ЦБС были проведены и инновационные методические мероприятия. Массовые мероприятия в библиотеке и до этого проводились с завидной частотой, но на данный момент они стали более разнообразными и учитывают весь спектр интересов читателей и молодёжи в частности (мастер-классы по рисованию в различных техниках, открыт разговорный клуб английского языка, участились музыкально-творческие мероприятия, квесты и т. д.).

Всравнении с 2019 годом общая посещаемость библиотек ЦБС выросла на 5,5%, а среди молодёжи – на 15%. Прирост посещений продолжается, несмотря на введение карантинных мер, так как теперь пользователи чаще пользуются сайтом библиотеки.

Как у студентки направления библиотечно-информационной деятельности, у меня была возможность полностью погрузиться в процесс работы МКУК ЦБС Артемовского городского округа, центральной городской библиотеки им. Н. К. Крупкой. Мой взгляд как на «родную» библиотеку, так и

вцелом на всю деятельность библиотек в связи со всеми проведенными инновационными реформами полностью переменился.

Мне, как представителю нового поколения, показались крайне интересными и в некоторой степени даже шокирующими многие обновленные формы работы с молодёжью. Я и представить себе не могла, что работа библиотекаря настолько творческая и многогранная, а ее направления так точно следуют тенденциям. Хотелось бы, чтобы подобные инновационные проекты приобрели систематический характер для поддержания стабильного развития Артемовской ЦБС.

С уверенностью могу заявить: пока библиотекари продолжают сохранять востребованность своих услуг, разрабатывая все новые и новые формы работы и взаимодействия с молодежью – у библиотек есть будущее!

282

Грачева И.Д.,

магистрант 1 курса кафедры культурологии и музеологии Хабаровского государственного института культуры, специалист в сфере закупок Хабаровского государственного института культуры

Научный руководитель – Борис И.В.,

кандидат педагогических наук, доцент кафедры библиотечно-информационной деятельности, документоведения и архивоведения Хабаровского государственного института культуры

Современное состояние документационного сопровождения деятельности юридических служб (на примере отдела правовой работы и организации закупок Хабаровского государственного института культуры)

В статье рассмотрены особенности документационного сопровождения деятельности отдела правовой работы и организации закупок Хабаровского государственного института культуры. На основе многолетней практики автором проведен подробный анализ структуры документооборота с учетом специфики деятельности отдела.

Ключевые слова: документ, документооборот, отдел правовой работы и организации закупок, образовательная организация высшего образования.

Irina D. Gracheva,

Master Degree student at the Department of of Library and Information Activity,Documentation and Archival Sciences, Khabarovsk State Institute of Culture; Procurement Specialist, Khabarovsk State Institute of Culture;

Irina V. Boris

Scientific Advisor, Ph. D. of Pedagogic Sciences, Associate Professor at the Department of Library and Information Activity, Documentation and Archival Sciences, Khabarovsk State Institute of Culture

Current Documentation Support for Legal Services Activity of (on Example of Legal Work and Procurement Department, Khabarovsk State Institute of Culture)

The article discusses the features of the documentation support of Legal Work and Procurement Department activity at the Khabarovsk State Institute of Culture. With many years of practice, the author has conducted a detailed analysis of the structure of the document flow that characterises the department activity.

Keywords: document, document management, department of legal work and procurement, educational organization of higher education.

В современных условиях для повышения эффективности управления высшего учебного заведения необходимо изучение, а затем дальнейшее совершенствование работы с документами, так как любое управленческое решение всегда базируется на информации и служебном документе.

283

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется работа с документами, зависит успешный результат управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой образовательной организации высшего образования. Это актуально и для структурных подразделений образовательного учреждения, таких, как юридические службы, которые в своей деятельности образуют документооборот. В этих службах работа с документами занимает большое количество времени, вследствие чего возникает потребность в совершенствовании документационного обеспечения управления.

Отдел правой работы и организации закупок является самостоятельным структурным подразделением федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Хабаровский государственный институт культуры» (ХГИК). Деятельность отдела многогранна. Прежде всего, на отдел ложится работа по обеспечению законности в деятельности института, защиты прав и законных интересов института, а также обеспечения планирования и осуществления закупок товаров, работ, услуг для нужд института в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18 июля 2011 года № 223ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Вместе с тем, для достижения поставленных руководством целей и высоких результатов необходима реализация не менее важных задач:

-подготовка совместно с другими структурными подразделениями проектов решений органов управления и совещательных органов института или юридических заключений на представленные проекты решений;

-проведение юридической экспертизы проектов локальных актов и иных документов, представленных органами управления, структурными подразделениями, должностными лицами института на соответствие действующего законодательства;

-согласование проектов приказов по организационной, финансовой, учебной и административно-хозяйственной деятельности института на предмет соответствия их действующему законодательству Российской Федерации, Уставу и локальным актам института;

-подготовка заключений по предложениям о привлечении работников института к дисциплинарной и материальной ответственности;

-подготовка заключения по правовым вопросам, возникающим в деятельности института;

-выполнение поручений вышестоящих органов института;

-обеспечивание учета и хранения учредительных документов института;

-оказание правовой помощи структурным подразделениям института;

-подготовка претензий и исков, ответов на претензии и отзывов на иски от имени Института, а также ведение их учета и хранение;

284

- консультирование работников и обучающихся института по правовым вопросам.

В ходе анализа системы документооборота за последние 3 года было установлено, что объем документооборота в отделе правовой работы и организации закупок составил 6728 документов. Объём документооборота за 3 года претерпел изменения. В целом, объём документооборота в 2020 году по сравнению с 2019 годом увеличился на 0,187%, а по отношению к 2018 году – на 2,223 %. (Рис. 1).

3000

2500

2000

1500

1000

500

0

Рис. 1. Диаграмма изменений объема документооборота за 2018, 2019 и 2020 гг.

Поток входящих документов за 2020 год увеличился на 0,09 %; поток исходящих – на 0,17 %; внутренних – на 0,93 %. (Рис. 2).

Рис. 2. Объем документопотока за 2018, 2019 и 2020 годы в отделе правовой работы и организации закупок

В ходе анализа количественного состава потоков документов было установлено, что в документообороте отдела правовой работы и организации закупок приоритет принадлежит внутреннему потоку (2458 документов), в котором преобладают договоры с юридическими лицами на поставку товаров, работ, услуг по Федеральному закону № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (511 документов), договоры с юридическими лицами на поставку товаров, робот, услуг по Федеральному закону № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (230 документов), характеризующие специфику деятельности отдела правовой работы и организации закупок, а также ежемесячные отчеты по контрактам в рамках исполнения Федерального закона № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере

285

закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (314 документа). На втором месте – поток входящих документов (2395 документов), на третьем – поток исходящие документов (1875 документов). (Рис.3).

Рис. 3. Количественно-видовой состав документооборота отдела правовой работы и организации закупок

Анализ видового состава документооборота за 2018 год показал, что 7,58 % документооборота составляют организационно-распорядительные документы; 30,73 % – справочно-информационные; 61,68 % – деловые письма. (Рис. 4).

Деловые письма

Справочно-информационные документы

Организационнораспорядительные документы

Рис.4. Диаграмма соотношения видов циркулирующих документов отдела правовой работы и организации закупок за 2018 год

Анализ документооборота показал, что на первом месте оказались деловые письма (запросы коммерческих предложений, сопроводительные письма и т. д.), на втором месте – справочно-информационные документы (ежемесячные отчеты, служебные записки, договоры с юридическими лицами и др.), на третьем месте – организационно-распорядительные документы.

На основе анализа видового состава документооборота за 2019 год было установлено, что 6,57 % документооборота составляют организационнораспорядительные документы; 30,50 % – справочно-информационные; 62,91 %

– деловые письма. (Рис. 5).

286

Рис.7 Диаграмма соотношения организационно-распорядительных документов в документообороте отдела правовой работы и организации закупок

за 2018, 2019 и 2020 годы

Анализ справочно-информационных документов в документообороте отдела правовой работы и организации закупок за 2018, 2019 и 2020 годы показал, что наибольшее количество документов приходится на служебные записки (209 – за 2018 год, 255 – за 2019 год и 288 – за 2020 год). Также следует выделить ежемесячные отчеты по контрактам в рамках исполнения Федерального закона № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (84 – за 2018 год, 98 – за 2019 год и 132 – за 2020 год) и договоры с юридическими лицами на поставку товаров, робот, услуг по Федеральному закону № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (139 – за 2018 год, 178 – за 2019 год и 194 – за 2020 год). Следует отметить, что в 2020 году доля ежемесячных отчетов по контрактам в рамках исполнения Федерального закона № 44-ФЗ увеличилась приблизительно в 1,5 раза. (Рис. 8).

288

Рис.8. Диаграмма соотношения справочно-информационных документов в документообороте отдела правовой работы и организации закупок

за 2018, 2019 и 2020 годы

Анализ деловой переписки в документообороте отдела правовой работы и организации закупок за 2018, 2019 и 2020 годы показал, что наибольшее количество документов составляют коммерческие предложения для заключения договора по Федеральному закону № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (417 – за 2018 год, 534 – за 2019 год и 256 – за 2020 год), а также сопроводительные письма (212 – за 2018 год, 257 – за 2019 год и 313 – за 2020 год). (Рис. 9).

Таким образом, изучив документооборот отдела правовой работы и организации закупок Хабаровского государственного института культуры, можно говорить о том, что отдел работает с большим объемом различных документов: документы по основной деятельности учреждения, распорядительные и информационно-справочные, документы по учащимся. Документооборот отдела правовой работы и организации закупок является частью общего документооборота Хабаровского государственного института культуры, обладает одновременно и общими для документооборота всей организации характеристиками, так и специфическими.

Изучение организации работы с документами в отделе правовой работы и организации закупок показало, что документация делится на три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. Поток входящих документов за 3 года увеличился на 0,09 %; поток исходящих – на 0, 17 %; внутренних – на 0,93 %.

289

Запросы 223ФЗ

Запросы 44ФЗ

Заявки(эл. аукцион)

Заявки (котировки)

2019

Комерческие предложения 44ФЗ

2018

Комерческие предложения 223ФЗ

Переписка с юридическими и физическими лицами

Письмо Министерства образования и науки РФ

Письмо Министерства Культуры РФ

0 100 200 300 400 500 600 700

Рис.9 Диаграмма соотношения деловых писем в документообороте отдела правовой работы и организации закупок за 2018, 2019 и 2020 годы

Проведенный анализ системы работы с документами отдела правовой работы и организации закупок показал, что объем документооборота за 3 года составил 6728 документов, в котором наибольшую часть составляет внутренний поток документов. Специфику деятельности отдела правовой работы и организации закупок характеризуют такие виды документов, как коммерческие предложения для заключения договора, извещения, планыграфики, расчеты начально-максимальной цены и т.д.

На сегодняшний день совершенствование управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в образовательных организациях высшего образования. Большинство теоретических разработок в сфере совершенствования документационного обеспечения управления на практике используются далеко не полностью. На данный момент актуальным методом рационализации документационных процессов организации остается внедрение системы электронного документооборота. Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания, хотя без наведения порядка в традиционном («бумажном») делопроизводстве переход на электронную систему не принесет желаемого эффекта.

290