2.6. Документы, предъявляемые и оформляемые при поступлении на работу

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю (ТК РФ, ст.65):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ТК РФ, ст.66).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если труд работника, принятого на вакантную должность, свя­зан с материальной ответственностью, то с поступившим на рабо­ту заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ТК РФ, ст. 244), являющийся дополнением к трудовому договору.

В ряде случаев, если поступающий на работу по своей должности в будущем будет связан с конфиденциальной информацией, ему предлагается оформить обязательство о неразглашении служебной тайны (персональные данные, за исключе­нием сведений, допустимых к распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и т.п.) тайну (определяются федеральным законодательством); сведения, составляющие коммерческую тайну; сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации о них в открытой печати).

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 дается указание на обязательность применения унифицированных форм документов, в частности - личной карточки работника.

Личная карточка оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу. Форма личной карточки №Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий и содержит все необходимые для организации сведения об одном сотруднике. На основании данных карточек формируется картотека, в которой личные карточки располагаются в алфавитном порядке или по категориям (структурным подразделениям).

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оформляется личное дело отделом кадров (отделом персонала) организации после издания приказа о приеме на работу.

Формирование личных дел в настоящее время не регламентировано государственными нормативами и базируется на традициях их ведения, выработанных длительной практикой.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов при оформлении и ведении личного дела:

• внутренняя опись документов дела;

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор;

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (выписка из него);

• личная карточка работника (копия);

• личный листок по учету кадров или анкета;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• фотография 9x12;

• автобиография (составляется при согласии работника);

• копии документов об образовании;

• копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

• характеристики или рекомендательные письма.

Помимо перечисленных документов, в личное дело включаются некоторые виды документов, сопровождающие прием на работу отдельных категорий специалистов, в частности: список научных трудов и изобретений, выписка из протоко­ла заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов при конкурсном замещении вакантных должностей); выписка из протокола собрания трудового коллектива организации (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в процессе работы в новой организации в личное дело включаются документы подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие деловые и личные качества работника (характеристика, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы и некоторые другие документы первостепенного значения).

Личные дела имеют длительный срок хранения - 75 лет.

В практике работы многих кадровых служб до сих пор при­нято включать в состав личного дела копии приказов (выписок из них) о переводах на другую работу, освобождении от должно­сти, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взыска­ний, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация сис­тематически включается в «Дополнение к личному листку по учету кадров». В связи с этим названные документы не реко­мендуется включать в личное дело работника.

Доступ к личным делам имеет только уполномоченный сотруд­ник отдела кадров. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. При работе с личным делом категорически запрещается производить исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые, извлекать из личного дела имеющиеся документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в докумен­тах личного дела.