Тема 3. Основные понятия и определения (доу)

3.1. Управление и информация

Управление имеет информационную природу, по крайней мере, в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации. В связи с этим управленческие службы выступают как органы, деятельность которых заключается главным образом в создании, передаче и хранении информации. Отсюда вытекает современное толкование менеджментом сущности делопроизводства - как переработки информации с целью подготовки управленческих воздействий, которое делится на три основные функции.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созда­нием документов в соответствии с установленными требовани­ями, называется документированием. Вопросы движения и уче­та документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются поня­тием документооборот. Деятельность по организации долговре­менного хранения документов (экспертиза ценности докумен­тов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.

И так, управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, достоверная и оперативная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя информация должна поступать в форме облегчающей ее восприятие и обработку.

3.2. Документ и его функции

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Сло­во «документ» в переводе с латинского означает «свидетель­ство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов доку­мента (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одно­временно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная фун­кция. В документе фиксируются факты, события, явления прак­тической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридичес­кой силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и проку­ратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодатель­ством, компетенцией издавшего документ органа и установлен­ным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нота­риально заверенные документы, правовые акты органов госу­дарственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, напри­мер, учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведе­ний в письменном виде, планирование — в виде различного рода планов и т. д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области дея­тельности, называют унифицированной системой документации (УСД).