- •Содержание
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами 100
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов 119
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления 128
- •Введение
- •Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства
- •1.1. Практика организации делопроизводства и способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира
- •1.2. Становление государственной системы делопроизводства в России
- •Тема 2. Нормативно-правовая и методическая база (доу)
- •2.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
- •2.2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •Тема 3. Основные понятия и определения (доу)
- •3.1. Управление и информация
- •3.2. Документ и его функции
- •3.3. Классификация деловой документации
- •Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов. Общие требования к их оформлению
- •4.1. Организационно-распорядительные документы и их виды
- •4.2. Размеры бумаги, полей и нумерация документов применяемые в делопроизводстве
- •4.3. Гост р 6.30-2003. Область применения стандарта
- •4.4. Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение
- •Тема 5. Требования к оформлению реквизитов (орд)
- •5.1. Краткая характеристика реквизитов
- •Бухгалтерия
- •A.С.Николаеву
- •B.И.Петрову
- •Прошу подготовить проект
- •Тема 6. Составление и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов
- •6.1. Оформление организационных документов
- •6.2. Оформление распорядительных документов
- •6.3. Оформление информационно-справочной документации
- •Тема 7. Технология работы с документами
- •7.1. Организационная структура службы делопроизводства
- •7.2. Организация документооборота
- •7.3. Прохождение входящих, исходящих и внутренних документов
- •7.4. Работа с письмами и обращениями граждан
- •7.5. Работа с конфиденциальными документами
- •7.6. Формы и порядок регистрации и индексации документов
- •7.7. Организация справочно-информационной работы
- •7.8. Контроль за исполнением документов
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами
- •8.1. Нормативные основы документирования работы с кадрами
- •8.2.Оформление отдельных видов документов по личному составу
- •8.3. Перевод работника на другую работу
- •8.4. Меры взыскания и поощрения
- •8.5. Оформление отпуска
- •8.6. Состав документации, оформляемой при увольнении работника
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов
- •9.1. Составление номенклатуры дел
- •9.2. Формирование и текущее хранение дел
- •9.3. Оперативное хранение документов
- •9.3. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления
- •10.1. Классификация технических средств
- •10.2. Средства для составления документов
- •10.3. Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
- •10.4. Системный подход к управлению электронными документами
- •Литература
- •Приложение
9.2. Формирование и текущее хранение дел
ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.
Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение Документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в Которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30 - 40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объёма следует объединять в отдельные тома.
Документы внутри деда следует располагать в хронологической и Логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запро-сом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке, и т. д.
Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.
9.3. Оперативное хранение документов
До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.
Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.
Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.
В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и т. д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.
Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т. д.
Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.