- •Содержание
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами 100
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов 119
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления 128
- •Введение
- •Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства
- •1.1. Практика организации делопроизводства и способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира
- •1.2. Становление государственной системы делопроизводства в России
- •Тема 2. Нормативно-правовая и методическая база (доу)
- •2.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
- •2.2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •Тема 3. Основные понятия и определения (доу)
- •3.1. Управление и информация
- •3.2. Документ и его функции
- •3.3. Классификация деловой документации
- •Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов. Общие требования к их оформлению
- •4.1. Организационно-распорядительные документы и их виды
- •4.2. Размеры бумаги, полей и нумерация документов применяемые в делопроизводстве
- •4.3. Гост р 6.30-2003. Область применения стандарта
- •4.4. Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение
- •Тема 5. Требования к оформлению реквизитов (орд)
- •5.1. Краткая характеристика реквизитов
- •Бухгалтерия
- •A.С.Николаеву
- •B.И.Петрову
- •Прошу подготовить проект
- •Тема 6. Составление и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов
- •6.1. Оформление организационных документов
- •6.2. Оформление распорядительных документов
- •6.3. Оформление информационно-справочной документации
- •Тема 7. Технология работы с документами
- •7.1. Организационная структура службы делопроизводства
- •7.2. Организация документооборота
- •7.3. Прохождение входящих, исходящих и внутренних документов
- •7.4. Работа с письмами и обращениями граждан
- •7.5. Работа с конфиденциальными документами
- •7.6. Формы и порядок регистрации и индексации документов
- •7.7. Организация справочно-информационной работы
- •7.8. Контроль за исполнением документов
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами
- •8.1. Нормативные основы документирования работы с кадрами
- •8.2.Оформление отдельных видов документов по личному составу
- •8.3. Перевод работника на другую работу
- •8.4. Меры взыскания и поощрения
- •8.5. Оформление отпуска
- •8.6. Состав документации, оформляемой при увольнении работника
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов
- •9.1. Составление номенклатуры дел
- •9.2. Формирование и текущее хранение дел
- •9.3. Оперативное хранение документов
- •9.3. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления
- •10.1. Классификация технических средств
- •10.2. Средства для составления документов
- •10.3. Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
- •10.4. Системный подход к управлению электронными документами
- •Литература
- •Приложение
7.8. Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений — важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — секретарь-референт, третью — делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь-референт.
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирование хода и анализ результатов исполнения документов.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. "Липовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах Российской Федерации, Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.
Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.
Различают по срокам исполнений следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.
Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2—3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.
Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.
Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.
Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре", в которое подшит исполненный документ.
Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.
На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения» обводится кружком [см. приложение 10; рис. 1 а].
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.
Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.
Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом.
Литература:
Постановление Правительства РФ от 26.09.2000 № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., ВНИИДАД, 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (Утверждено приказом федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М.: Главархив СССР, 1989.
Контрольные вопросы
Что такое документооборот и каковы принципы его организации?
Какие потоки документации можно выделить в документообороте предприятия?
Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?
В чем заключается первоначальная и предварительная обработка поступающей корреспонденции?
Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?
Опишите порядок прохождения внутренних документов.
Изложите содержание и порядок работы с конфиденциальными документами.
Каковы основы работы с письмами и обращениями граждан?
Что такое регистрация документов, какие документы подлежат регистрации и какие системы регистрации находят применение на практике?
Дайте сравнительную характеристику существующим формам регистрации документов.
Как организована на предприятии справочно-информационная работа?
Каковы задачи и виды контроля исполнения документов?