2.2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Процесс управления характерен разнообразием и повторяе­мостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разно­образие документов и необходимость их унификации и стандар­тизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обра­ботке, учету и хранению. В настоящее время, например, в по­чтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типовых размеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим при­знакам, что позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоя­тельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму оп­тимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобще­го и многократного их применения в делопроизводстве. Резуль­таты разработки при этом могут оформляться в виде межгосу­дарственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Струк­тура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документа­ции (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицирован­ная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифициро­ванная система первичной учетной документации и другие систе­мы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классифика­торе управленческой документации ОК 011-93.

Литература:

1. Собрание законодательства Российской Федерации. 1997 - 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 1997.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Изд-во стандартов, 1995.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – Главархив СССР, 1991.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Росархив,1998.

Контрольные вопросы

1. Почему необходимы унификация и стандартизация документов?

2. Какую роль играют стандарты при составлении и оформлении документов?

3. Каково содержание понятий «система документации» и «унифици­рованная система документации»? "

4. В чем заключается суть унификации и стандартизации в дело­производстве?

5. Изложите кратко опыт создания в стране ГСДОУ.