5 Календарь пользователя

Для принятия менеджером оперативных решений, которые помогут

ему грамотно выстроить систему отношений с клиентами, необходимо

оперативно представить информацию о сути предстоящих запланированных

событий. Помимо предопределенных событий, пользователь может сам

создать список событий, которые ему надо запланировать. Это могут быть

телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие

события, требующие планирования времени. Для возможности отбора

событий все события делятся по своему назначению на группы:

• телефонный звонок;

• личная встреча;

• электронное письмо;

• почтовое письмо;

• прочее.

Событие каждой группы дополнительно рассматривается как входящее

или как исходящее. Исходящие события - это события, определяющие

действия менеджера, которые он сам должен провести, например, написать

письмо, позвонить, организовать встречу. Входящие события - это события,

которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например,

проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить что клиент,

обещавший перезвонить, действительно перезвонил.

В событии следует указать, с какой категорией объектов оно будет

связано, - с контрагентами или прочими контактными лицами. Данные об

объекте событий необязательны для ввода.

Если событие связано с контрагентом, который не зарегистрирован в

справочнике контрагентов, то данные о контрагенте (контактные данные,

организация, данные основного контактного лица) можно ввести

непосредственно в документ «Событие». При необходимости регистрация

данных такого контрагента и сведений с ним связанных может быть

проведена позднее.

Для каждого события можно указать тему, суть события, интервал 13

времени, отведенный на него, ответственного пользователя за проведение

события. События можно классифицировать по трем категориям:

• событие запланировано;

• событие завершено;

• событие отменено.

Такая классификация ведется пользователем вручную.

Событию можно назначить уровень важности: высокий, средний,

низкий.

Имеется возможность строить рабочий календарь пользователя по

запланированным событиям. В календаре наглядно отражаются все

запланированные события. Информация может быть выведена списком или

представлена в виде календаря. Есть все необходимые механизмы для

настройки фильтров информации. При построении календаря в режиме

списка конфигурацией отражаются только запланированные события и не

законченные заказы. Заказы системой анализируются отдельно с точки

зрения оплаты и с точки зрения отгрузки. Каждый заказ, по которому не

завершена отгрузка или не полностью получена (передана) оплата,

отражаются в календаре пользователя. То есть в общем случае заказ может

отражаться в системе двумя строчками: если по нему не закончена отгрузка и

если не дополучена оплата. По каждому заказу покупателя и заказу

поставщику можно сформировать отчет «Анализ заказа», где отображаются

текущие состояния отгрузки, поставки и оплаты заказа.

Заказы, по которым полностью завершена отгрузка, но недополучена

оплата, или заказы, по которым полностью получена оплата, но незакончена

отгрузка, выделены цветом.

Из календаря менеджер может быстро получить информацию о

взаиморасчетах, о текущем состоянии сделок, о первичных документах.

Для работы с событиями (создание новых событий, изменение

существующих и пр.) реализованы специальные режимы календаря

пользователя (день, неделя). В этих режимах работа с событиями

выполняется с использованием технологии drag&drop.

6. АВС-анализ и анализ стадий взаимоотношений с покупателями.

АВС-анализ. Описание метода

АВС-анализ в общем случае предназначен для оценки доли вклада

некоторого параметра деятельности торгового предприятия в общее

значение. С помощью этого метода можно строить рейтинги товаров,

которые будут показывать, например, валидность того или иного товара по

некоторому выбранному для оценки параметру (доход, приносимый товаром,

доля участия товара в товарообороте).

Стратегия оценки может быть применена не только к оценке

товарооборота, но и к оценке клиентской базы. Можно оценить вклад групп

покупателей в объем выручки от продаж, в получении прибыли. То есть

независимо от сути объектов, результатом АВС-анализа является 14

группировка объектов по степени влияния на общий результат.

Идея метода АВС-анализа строится на принципе Парето: «за

большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое

число причин», в настоящий момент более известном как «правило 20 на 80».

Применение метода состоит из нескольких шагов:

1. Определение объектов анализа: анализ по товарам, покупателям,

менеджерам продаж и т.д.

2. Определение параметра, по которому будет производиться анализ и

классифицироваться результаты: прибыль, выручка, стоимость продажи, и

др.

3. Определение заданного параметра для каждого объекта анализа,

сортировка объектов по значению параметра в порядке убывания значений.

4. Определение условий принадлежности объектов к классам. Условия

задаются в процентном соотношении доли объекта к общей сумме параметра.

• Например, для А-класса это объекты, сумма долей с накопительным итогом

которых составляет первые 80% от общей суммы параметров; для группы В -

от 0% до 15% от общей суммы параметров; для С - от 0% до 5% от общей

суммы параметров.

Выбранный параметр анализируется за некоторый, выбранный

пользователем период свершения хозяйственных операций.

В конфигурации АВС-анализ можно строить за произвольный период

времени. Причем, в ряде случаев значения результатов по АВС-анализу

можно сохранять, и получать, таким образом, динамику принадлежности

объектов к АВС-классам.

7. АВС-классификация покупателей

В системе для АВС-анализа покупателей могут быть использованы

следующие параметры оценки:

• сумма выручки;

• сумма валовой прибыли.

Важно! При анализе этих параметров рассматриваются все торговые

операции, произведенные в указанный период.

Сумма выручки берется равной общей сумме продажи, включая все

начисленные налоги. Валовая прибыль исчисляется как сумма продажи

минус себестоимость, которая сложилась у партии на момент продажи.

В системе для АВС-анализа покупателей можно зафиксировать

параметр (сумма выручки или сумма валовой прибыли), по которому АВС-

анализ можно строить с сохранением результатов распределения по классам.

Для этого в конфигурации есть специальный документ, позволяющий

зарегистрировать отнесение покупателей к разным классам (документ АВС-

классификация покупателей»).

Для этого нужно:

• определить анализируемый период;

• определить границы вхождения параметра в классы; 15

• определить список покупателей, для которых требуется произвести

анализ;

• рассчитать соответствующий параметр и определить АВС -класс для

каждого покупателя;

• записать результаты.

В дальнейшем можно будет для каждого покупателя проанализировать

в какие периоды времени и к каким классам он принадлежал.

7. АВС-анализ продаж.

АВС-анализ продаж по покупателям можно проводить и оперативно

без сохранения результатов изменения принадлежности к классам

покупателей. Для этой цели используется отчет «АВС-анализ продаж».

Кроме покупателей, АВС-анализ продаж в виде отчета может также

использоваться для следующего вида объектов:

• номенклатуры проданных товаров;

• менеджеров.

АВС-анализ по менеджерам может проводиться только в том случае,

если клиентская база поделена между менеджерами, и для каждого

покупателя указан основной менеджер.

Анализу подлежат все торговые операции (продажа товаров, оказание

услуг). АВС-анализ можно строить за любой период по следующим

параметрам:

• сумма продаж;

• себестоимость продаж;

• количество проданных товаров.

Использование параметра «количество проданных товаров» имеет

смысл только в том случае, если продаются группы однородной продукции,

для которых единица хранения складских остатков совпадает.

При построении АВС - анализа есть возможность помимо определений

классов по некоторому параметру (например, по себестоимости) увидеть

значение других параметров (сумма продаж и количество товаров).

Дополнительно можно сопоставить данные АВС-анализа с данными о стадии

взаимоотношений с покупателями, если объектом АВС-анализа были

покупатели.

8. Анализ стадий взаимоотношений с покупателями

Взаимоотношения с покупателями, с точки зрения объема продаж,

можно классифицировать на стадии. Стадии могут быть следующие:

• потенциальный покупатель;

• разовый покупатель;

• постоянный покупатель;

• потерянный покупатель.

16

Присвоение стадий взаимоотношениям с покупателями зависит от:

• анализа результатов взаимоотношений за некоторый период;

• стадии взаимоотношений, которая была зафиксирована на начало

анализируемого периода.

Стрелками на схеме показаны возможные направления переходов из

одного состояния в другое.

Стадия «Потенциальный покупатель» присваивается покупателю в

самом начале работы с ним, когда никакой предварительной истории

взаимоотношений с ним не было.

В стадию «Разовый покупатель» можно перейти только из стадии

«Потенциальный покупатель» при условии, что количество произведенных

им закупок за анализируемый период будет удовлетворять заданному для

этой стадии диапазону значений. Например, от 3 до 10 закупок.

Стадию «Разовый покупатель» можно миновать, если по данным

финансового показателя продаж мы прошли порог входимости в стадию

«Постоянный покупатель». Если же ни в одну из стадий перейти не удалось,

покупатель остается в прежнем статусе.

Фактически, анализ превышения нижнего предела количества покупок

нужен для того, чтобы проанализировать возможность перехода из стадии

«Потенциальный покупатель» в состояние «Разовый покупатель», а анализ

превышения верхнего предела для возможности перехода из состояния

«Разовый покупатель» в состояние «Постоянный покупатель».

Стадия «Постоянный покупатель» характеризуется не количеством

произведенных покупок, а более сложными условиями. Для покупателей

стадии «Постоянный покупатель» применяется более детальная

классификация по методу ХУZ-анализа. Соответственно, необходимым (но

не всегда достаточным) условием для перехода в эту стадию является

принадлежность параметра ХУZ-анализа одному из классов.

Получив статус постоянного покупателя, клиент может, оставаясь в

этой стадии, переходить из класса в класс ХУZ-классификации в

зависимости от значения параметра распределения. Например, если покупки

постоянного покупателя упали до значений покупок разового покупателя, то

Потенциальный

покупатель

Постоянный покупатель

Разовый

покупатель

X

класс

Y

класс

Z

класс

Потерянный

покупатель 17

стадия взаимоотношений может перейти в состояние 2-класса постоянного

покупателя, которое по смыслу можно определить как покупатель на стадии

прекращения взаимоотношений.

В стадию «Потерянный покупатель» клиент может перейти либо если

показатель ХУZ-анализа не удовлетворяет ни одному из классов, либо за весь

период не было ни одной покупки.

Полный набор условий перехода из одного состояния в другое

приведен в следующей таблице:

9. ХУZ-анализ. Описание метода.

Основная идея ХУZ-анализа состоит в группировании объектов

анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту

вариации). Таким способом можно оценить, например, надежность клиента,

равномерность покупок, стабильность.

Формула для расчета коэффициента вариации:

№ Предыдущая

стадия

покупателя

Лимиты

покупок для

разового

покупателя п -

число покупок а

- нижний предел

Ь - верхний

предел

Показатель

ХУZ-анализа

Результат перехода

1 потенциальный п<а не важно потенциальный

2 потенциальный п>Ь удовлетворяет постоянный

3 потенциальный п>Ь не удовлетворяет разовый

4 потенциальный а, <=п<=Ь не важно разовый

5 разовый п<а не важно разовый

6 разовый п>Ь удовлетворяет постоянный

7 разовый п>Ь не удовлетворяет разовый

8 разовый а<=п<=Ь не важно разовый

9 постоянный п<>0 не важно постоянный

10 постоянный п=0 не важно потерянный

11 потерянный п=0 не важно потерянный

12 потерянный п<>0 удовлетворяет постоянный

13 потерянный п<>0 не удовлетворяет потерянный 18

% 100 *

) (

2

1

x

n

x x

n

i

i ∑ =

−

= ν

где

i

x ; — значение параметра по оцениваемому объекту за i-тый период,

x — среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа,

n — число периодов.

Значение квадратного корня есть не что иное, как стандартное

отклонение вариационного ряда. Чем больше значение стандартного

отклонения, тем дальше от среднеарифметического значения находятся

анализируемые значения. Стандартное отклонение - это абсолютная мера

рассеивания вариантов ряда. Если стандартное отклонение равно 20, то при

среднеарифметических значениях 100 и 100 000 это будет иметь совершенно

разный смысл. Поэтому при сравнении вариационных рядов между собой

используют коэффициент вариации.

Применение метода состоит из нескольких шагов:

• Определение объектов анализа. В конфигурации ХУZ-анализ

применяется только к покупателям.

• Определение параметров для анализа. Возможные варианты

параметров в системе для этого:

а. сумма выручки;

Ь. сумма валовой прибыли;

с. количество продаж (определяется по количеству выписанных

документов продаж);

d. количество проданных товаров;

е. интервал между продажами.

• Определение периода и количества периодов, по которым будет

проводиться анализ. Данный метод анализа имеет смысл, если количество

анализируемых периодов больше трех, - чем больше количество периодов,

тем более показательными будут результаты. При этом сам период должен

быть не меньше, чем горизонт планирования продаж.

• Определение коэффициента вариации для каждого объекта анализа,

сортировка объектов анализа по возрастанию значения коэффициента

вариации. Присвоение объектам классов согласно значениям по ХУZ-

классификации.

Также как и для АВС-анализа, данные ХУZ-анализа и определение

стадий взаимоотношений с покупателями можно сохранять и анализировать

динамику изменений. При этом ХУZ-анализ нужно проводить по одному,

выбранному методу. Распределение фиксируется документально. Однако

можно построить и отчет за некоторый период времени и не сохранять

результаты анализа.

19

10. Показатели работы менеджера

Для оценки работы менеджеров продаж в системе есть возможность

построить отчет по анализу взаимоотношений менеджеров с клиентами.

Предусмотрены следующие критерии оценки работы менеджеров:

• полнота заполнения базы данных контактной информации;

• анализ изменений стадий взаимоотношений с клиентами;

• коэффициент удержания покупателей;

• количество контактов с покупателями;

• суммы закрытия заказов покупателей;

• выполнение заказов покупателей;

• сумма выручки;

• сумма прибыли;

• сумма оплаты.

Анализ эффективности может быть проведен только в том случае, если

клиентская база покупателей поделена среди менеджеров продаж. То есть

анализ будет проводиться только для тех менеджеров, которые указаны в

карточке покупателя, как основной менеджер.

Все показатели выводятся как в относительном, так и в абсолютном

выражении. Детализация параметра настраивается в отчете.

20

Лекция 3 Учет денежных средств

1. Места хранения денежных средств

Система управления денежными средствами выполняет две основные

функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств

торгового предприятия на расчетных счетах и кассах;

• управление намерениями по поступлению или расходованию

денежных средств торгового предприятия.

Местами хранения денежных средств торгового предприятия являются

кассы и расчетные счета. Фактические данные о наличии денежных средств в

кассах торгового предприятия и на расчетных банковских счетах

учитываются по каждому месту хранения денежных средств, т.е. по каждой

кассе, по каждому счету. Валюта, в которой хранятся данные о денежных

средствах, определяется соответствующим реквизитом расчетного счета или

кассы.

Таким образом, по одному месту хранения можно учитывать денежные

средства только в одной валюте. Если физически касса одна, и по этой кассе

возможен учет денежных средств в разных валютах, то необходимо в

справочнике касс завести несколько видов одной кассы для учета наличных

средств в разных валютах. Этим исключается возможность поступления

денежных средств в кассу в валюте, не совпадающей с валютой

определенной для кассы.

Такая же методика применяется и к расчетным банковским счетам.

Каждому расчетному счету соответствует только одна валюта хранения

денежных средств.