7. Объемно-календарное планирование закупок

Общая последовательность планирования закупок

Процесс объемно-календарного планирования закупок состоит из

нескольких стадий.

На первой стадии оцениваются общий объем потребностей в товарах,

необходимый для удовлетворения выбранной программы продаж товаров и

планов продаж. В результате объемно календарного планирования мы

должны будем найти варианты того, какими способами мы будем этот

список потребностей в товарах удовлетворять - хватит ли текущих складских

остатков, надо ли будет закупать товары у поставщика.

Далее анализируется, на сколько сформированный план потребностей в

товарах может быть удовлетворен за счет имеющихся в момент анализа

плана складских остатков товаров (зарезервированных под заказы

покупателей и находящихся в свободном остатке). Эти объемы

распределяются на перечень потребностей, определенный на второй стадии,

тем самым, уменьшая объем потребностей в товарах.

Оставшийся объем потребностей в товарах пользователю предлагается

либо распределить среди существующих, но еще не выполненных заказов

поставщикам, или оформить на этот объем новые заказы.

То есть первые две стадии относятся к формированию объема

потребностей в товарах, а последняя - к оценке того, как удовлетворить

сформированный объем потребностей за счет заказов поставщикам. Всего

возможно пять вариантов того, как удовлетворить план потребностей в

товарах:

• за счет остатков товаров, которые зарезервированы для заказов

покупателей;

• за счет свободных остатков товаров на складах;

• за счет товаров, на которые выписаны документы продажи, но

отгрузка еще не произведена;

• за счет существующих заказов поставщикам;

• за счет новых заказов поставщикам.

Определение потребности ведется за некоторый период с точностью до

даты этого периода.

Формирование потребностей в товарах 74

Формирование потребности в товарах необходимо для общей оценки

материальных запасов требующихся для обеспечения выбранной стратегии

продаж, плана продаж, заказов покупателей.

В конфигурации для формирования потребности в товарах разработан

гибкий инструмент, позволяющий пользователю самому задавать источники

возникновения потребностей в материалах (планы продаж, заказы

покупателей, план закупок), а затем автоматизированным способом получать

для них оценку о необходимом количестве товаров.

Независимо от способа формирования потребностей, итоговые объемы

потребностей должны быть представлены с детализацией до:

• номенклатуры товаров;

• характеристики товаров;

• проекта;

• заказа покупателя;

• конечной даты удовлетворения потребности (та дата, к которой

должны поступить товары).

Процесс формирования потребности в товарах состоит из нескольких

стадий:

• выбор периода, за который будут анализироваться потребности в

товарах;

• набор источников формирования потребностей в товарах;

• оценка уже существующих потребностей в товарах;

• корректировка имеющихся потребностей на количество товаров,

необходимых для удовлетворения выбранных источников

потребностей в товарах.

Выборка источников потребностей в товарах

Источниками для формирования потребностей могут выступать

следующие планы:

• планы продаж;

• заказы покупателей

• планы закупок

Рассмотрению подлежат только уточненные планы, построенные с

детализацией до номенклатуры и характеристики, а не до номенклатурной

группы.

Набирая информацию из этих планов, мы определяем общий список

товаров, который мы планируем продать, и для которых будет в дальнейшем

произведен анализ необходимого количества товаров для закупки. При

использовании данных из нескольких планов итоговые данные по

совпадающим разрезам будут либо складывать, либо вычислять

максимальное значение. Метод объединения данных настраивается

пользователем.

Пример 1. План закупок может быть сформирован на основе анализа

заказов покупателей и плана продаж, сформированного на основе динамики

продаж за предыдущий период. В этом случае в качестве источника 75

потребностей может быть указан только план закупок, который фактически

собрал в себя все потребности по предполагаемым продажам товаров за

период и заказам покупателей.

Пример 2. Источники потребности формируются отдельно для

оптовой и розничной продажи товаров. Для удовлетворения потребностей в

розничной продаже используется план закупок, а для формирования

потребностей в оптовой продаже используются заказы покупателей и план

продаж, составленный на основе анализа оптовых продаж товаров за

предыдущий период. В этом случае источниками потребности будут план

продаж, план закупок и заказы покупателей.

При выборке данных из планов границы выборки выравниваются по

границам периода анализа потребностей. Механизм выравнивания границ

аналогичен механизму, используемому в процедурах построения уточненных

планов из укрупненных.

Выборка данных из планов производится с указанием фильтра по:

• сценариям планирования;

• подразделению;

• проекту.

Дата потребности определяется следующим способом:

• Для заказов покупателей дата потребности равна дате

предполагаемой отгрузки, указанной в заказе, минус один день. Если дата

отгрузки в заказе не указана, то дата потребности указывается пользователем

вручную.

• Для данных планов продаж и закупок дата потребности определяется

как последняя дата выборки минус один день.

Если периодичность планирования меньше, чем период анализа

потребностей, то из плана извлекается несколько значений для каждого

периода плана.

Например, если анализ потребности проводится за полгода,

периодичность плана месяц, то из плана будет выбрано 6 значений по

каждому месяцу. Дата потребности при этом будет определена как

предпоследняя дата соответствующего месяца.

В итоге получаем список:

• товаров;

• количества;

• даты потребности, к которой надо получить товары, чтобы

удовлетворить эту потребность;

• заказов покупателей, если заказы покупателей являются

источниками для формирования потребностей.

Если для оценки потребностей используются данные о заказах, то в

случае изменения заказов необходимо переформировать данные о

потребностях, источником для которых служат заказы.

Анализ способов удовлетворения потребностей

Как было указано выше, всего в системе возможно 5 вариантов того,

как удовлетворить план потребностей в товарах: 76

• за счет остатков товаров, которые зарезервированы для заказов

покупателей;

• за счет свободных остатков товаров на складах;

• за счет товаров, на которые выписаны документы, но которые еще не

отгружены (работа с ордерной схемой);

• за счет существующих заказов поставщикам;

• за счет новых заказов поставщикам.

Прежде чем рассмотреть каждый из указанных вариантов, дадим

определение понятию «свободного остатка» товаров на складах. Весь объем

складских остатков можно разделить на две категории: доступные для

продажи и зарезервированные (недоступные для продажи или доступные при

определенных условиях). Категории зарезервированных товаров могут быть

следующие:

• товары, которые зарезервированы под заказ покупателя, могут быть

отгружены только под этот заказ, только определенному покупателю;

• товары, на которые выписаны документы отгрузки, но фактически

эти товары еще находятся на складах предприятия;

• товары, которые поступили на склад, но которые запрещено

продавать до поступления на них финансовых документов учета

поступления.

Все незарезервированные товары находятся в свободном остатке.

Удовлетворение потребностей в товарах за счет имеющихся складских

остатков

Итак, для анализа того, каким способом можно удовлетворить

сформированную потребность в материалах, прежде всего, анализируются

остатки товаров на складах, имеющиеся на дату проведения такого анализа.

Рассмотрению подлежат три категории остатков:

• резервы товаров, сделанные под заказ покупателя;

• товары, находящиеся в свободном остатке;

• товары, которые проданы, но не отгружены со склада.

Вначале анализируем товары, которые зарезервированы под заказ

покупателей. Для этого ищем совпадения в списке потребностей товаров и в

резервах по значениям заказов покупателей, товаров, характеристик,

проектов. Если по одной позиции есть несколько потребностей с разными

датами, то погашение производится, начиная с самых ранних дат.

Количество зарезервированных товаров из складских остатков может

быть отнесено на покрытие потребности, только если эта потребность

привязана к заказу. Потребность, которая не привязана к заказу покупателя,

резервами не погашается. Для погашения такого рода потребностей

используются только товары, находящиеся в свободном остатке. Товары в

свободном остатке могут погашать также те потребности, которые

определены в привязке к заказу покупателя, но на которые не хватило

зарезервированных под эти заказы товары.

В общем случае, свободные остатки распределяются на потребности по

следующему приоритету: 77

• сначала распределение идет по датам потребностей, начиная с самых

ранних;

• внутри дат распределение идет по заказам, причем приоритет имеют

потребности, у которых указан заказ покупателя.

Итак, потребности, привязанные к заказу покупателя, могут быть

погашены остатками товаров в следующем порядке:

• зарезервированные под заказ;

• находящиеся в свободном остатке;

• проданные, но не отгруженные.

Потребности, которые не привязаны к заказу покупателя, могут быть

погашены только из свободного остатка товаров.

Удовлетворение потребностей за счет существующих заказов

поставщикам

Те потребности в товарах, которые не получилось удовлетворить за

счет имеющихся складских остатков, анализируются на возможность

удовлетворения за счет имеющихся заказов поставщикам. Из всех заказов

поставщикам выбираются только утвержденные и при этом невыполненные

заказы. Невыполненным заказом является заказ, по которому либо вообще не

было получения товаров, либо было частичное получение.

Напомним, что при оформлении заказа поставщику можно указать

заказ покупателя, под который покупается товар. Поэтому объем товаров в

невыполненных заказах поставщикам можно разделить на объем товаров с

указанием заказа покупателя и без заказа покупателя.

Потребности в товарах будут «размещаться» в заказах поставщикам по

следующим правилам.

Сначала объем потребностей с указанием заказа покупателя

размещается в заказах поставщикам с таким же заказом покупателя. Если для

одного заказа и товара есть несколько дат потребностей, то погашение

производится, начиная с самой ранней возможной даты.

В отличие от подобного погашения потребностей складскими

остатками товаров, здесь при определении потребностей выбираются только

те заказы покупателей, в которых предполагаемая дата отгрузки товаров

больше предполагаемой даты поступления товаров в заказе поставщику.

Далее объем потребностей размещается в заказах поставщикам с

неуказанным заказом покупателя. В том случае если на одну и ту же дату

есть потребность с указанным заказом покупателя и без заказа, приоритет

имеют потребности с указанным заказом.

После такой процедуры анализа способов удовлетворения

потребностей в товарах мы получаем три списка:

• Перечень потребностей, которые так и не удалось удовлетворить ни

за счет существующих складских остатков, ни за счет существующих заказов

поставщикам. Для удовлетворения таких потребностей необходимо

формировать новые заказы поставщикам.

• Перечень заказов поставщикам, в которых есть ссылка на заказ

покупателя, но которые так и не были связаны со списком потребностей. 78

Такие заказы будут выведены пользователю как потребности с

отрицательным знаком. Фактически, это означает перечень товаров,

потребность в которых отпала, но заказ поставщику не отменен.

• Перечень заказов поставщикам, в которых нет ссылки на заказ

покупателя, но которые так и не были связаны со списком потребностей.

Помощник для формирования заказов поставщикам

Перечень потребностей в товарах, который остался не покрытым ни

складскими остатками товаров, ни существующими заказами поставщикам,

можно удовлетворить за счет создания новых заказов поставщикам. Создать

заказы поставщикам можно вручную, оформив соответствующий документ, а

можно воспользоваться помощником заполнения календарного плана

закупок.

С его помощью можно подобрать по некоторым параметрам наиболее

подходящих поставщиков. Конфигурация сама в этом случае сформирует

новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят

пользователем или изменен.

Для анализа подходящих поставщиков используются следующие

параметры:

• При подборе используются только основные поставщики. Поставщик,

который является основным, указывается в форме позиции номенклатуры.

Надежность поставщика. Надежность поставщика определяется и

ведется пользователем вручную в справочнике «контрагенты». Надежность

может быть высокой, средней, низкой.

• Доставка поставщика. Информация о возможной доставке

поставщика: нет доставки, платная доставка, условно бесплатная доставка,

бесплатная доставка.

• Срок выполнения заказа поставщиком. У поставщика может быть

определен средний срок выполнения заказов. При подборе поставщика

можно указать, например, количество дней доставки и подобрать

поставщиков, у которых нормативное время доставки не больше указанного.

Информация о надежности, сроках выполнения заказов и о способах

доставки указывается в справочнике «Контрагенты» на закладке «Как

поставщик».