3. Организация работы с кадровыми документами

3.1. Номенклатура дел

Виды и назначение номенклатуры дел

Все организации создают и получают большое количество служеб­ных документов. Документы становятся накопителями и хранителя­ми информации, памятью организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименова­ний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке¹.

В правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дается такое определение: Номенклатура дел - систематизированный перечень наименова­ний дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.²

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.³

Даже при большом опыте кадровой работы невозможно квалифи­цированно и четко организовать службу, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел является многоцелевым документом, это организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел следующее:

• распределение исполненных документов в дела;

• систематизация дел;

• закрепление индексов дел;

• установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

• служит основой при составлении описей дел постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения;

• используется как учетный документ при сдаче в архив организа­ции дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

• является основой для составления актов на уничтожение дел;

• может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и ин­дивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в де­лопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.¹

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она рас­пространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.²

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предпо­лагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее струк­турного подразделения) в определенном календарном году с указани­ем сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так, что­бы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенк­латуру можно было бы ввести в действие.¹

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и др. — это номенкла­туры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.²

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения:

• составляется работниками этого подразделения;

• согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответ­ственным за архив организации;

• подписывается руководителем этого структурного подразделе­ния;

• направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенк­латуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную номенкла­туру дел служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел:

• подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответ­ственным за документационное обеспечение управления;

• визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

• согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) органи­зации;

• направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если до­кументы поступают на хранение в государственные архивы);

• утверждается руководителем организации.¹

Составление и оформление номенклатуры дел

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документа­цию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и кар­тотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вы­числительного центра, коллегиальных и общественных органов, кро­ме печатных изданий и технических документов.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состо­ит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подраз­делений, или (при отсутствии структурных подразделений) направле­ниям деятельности, или должностям руководителей и специалистов.

Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоятельный раздел.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел со­ответствует утвержденной структуре организации. При указании раз­дела обязательно проставляется индекс.

Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом.²