2.3.Штатное расписание

Штатное расписание — это документ, устанавливающий численность структурных подразделений в составе предприятия, количество и квалификацию работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по предприятию в целом на календарный год² (см. приложение 7).

В соответствии с «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) проект штатного расписания предприятия ежегодно представляется на утверждение руководителю предприятия (соответствующим приказом по состоянию на 1 января) службой персонала. Изменения в штатное расписание в течении года вносятся в соответствии с распоряжением руководителя предприятия, издаваемым на основании соответствующего представления службы персонала.

В содержании штатного расписания предприятия отражаются следующие сведения:

• перечень структурных подразделений в составе предприятия;

• перечень должностей работников предприятия;

• перечень о количестве должностей (штатных единиц);

• сведения о должностных окладах работников предприятия;

• сведения о надбавках, установленных к должностным окладам работников;

• сведения о месячном фонде заработной платы предприятия.

Оформление штатного расписания производится по форме № Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) с использованием следующих реквизитов:

• кода формы документа;

• наименование предприятия;

• наименование вида документа;

• даты документа;

• регистрационного номера документа;

• грифа утверждения документа;

• заголовка к тексту;

• текста документа;

• подписи;

• визы согласования;

• оттиска печати;

• отметки об исполнителе;

• идентификатора электронной копии документа.¹

2.4.Инструкция. Должностная инструкция

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

Особенностью инструкций является их обязательное утверждение специальным приказом или подписью руководителя в грифе утверждения.

В приказе или в самой инструкции указывается срок введения инструкции.

Текст инструкции состоит из разделов, которые могут быть разбиты на пункты и подпункты, и излагается в третьем лице или же в безличной форме.

Инструкция оформляется на бланке.

Формуляр имеет следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• название инструкции;

• гриф утверждения.

Разновидностью этого вида документа являются должностные инструкции, определяющие организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, устанавливаю­щей функции, права, обязанности ответственность долж­ностных лиц.

Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения ра­ботника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечива­ющий условия для его эффективной работы (см. приложение 8).

Должностная инструкция необходима в случае воз­никновения споров и конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На ее основании составляется трудо­вой контракт с работником.¹

Должностные инструкции разрабатываются в соответ­ствии со штатным расписанием организации руководите­лем структурного подразделения. При отсутствии струк­турных подразделений - специалистом, занимающим данную должность. Подписывается руководителем струк­турного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. При необходимости она согласовывается с другими функцио­нальными подразделениями предприятия и вышестоя­щим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности предприятия. Согласованную и утвержденную инструкцию заверяют печатью предприя­тия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.¹

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действу­ет до ее замены новой должностной инструкцией.

Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ руководителя предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимо­сти перераспределения функций и должностных обязан­ностей, при реорганизации, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

• при изменении названия предприятия или структур­ного подразделения;

• при изменении названия должности;

• при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (то есть при увольнении прежне­го работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в за­головке к тексту фамилию и инициалы работника. Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанав­ливается распорядительным документом - прика­зом руководитедя.

Должностные инструкции разрабатываются на все должнос­ти, предусмотренные штатным расписанием.²

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения " включает наименование должнос­ти с обозначением структурного подразделения; кому непосред­ственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методи­ческих и других документов, которыми руководствуется работ­ник, занимающий данную должность; квалификационные требо­вания (уровень образования, стаж работы); требования к специ­альным знаниям.

В разделе "Должностные обязанности" перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел "Права " определяет полномочия работника по выпол­нению возложенных на него обязанностей: право принимать оп­ределенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставлен­ной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководи­телю; представительствовать от имени подразделения или учреж­дения в других организациях; участвовать в совещаниях; запра­шивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др. ¹

В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характе­ризующие качество и своевременность выполнения работы. От­ветственность работника определяется в соответствии с действу­ющим законодательством и может быть дисциплинарной, адми­нистративной или уголовной.

В разделе "Взаимоотношения" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подго­тавливаемых документов; с кем совместно подготавливает доку­менты, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, органи­зациями.²