Контрольные вопросы

1. Каковы основные задачи документоведения?

2. Какие дисциплины относятся к документоведческому циклу? Есть ли различия между документоведением и делопроизводством?

3. В чём проявляется связь документоведения с историей? Можно ли его отнести к классу исторических наук?

4. Что Вы можете сказать о юридическом, экономическом, управленческом, техническом аспектах документоведения?

5. Какое место занимает документоведение в цикле наук об информации?

6. Какие методы научных исследований применяются в документоведении?

7. Что Вы можете сказать о роли источников в документоведении? Дайте их классификацию.

Тема 2. Документ, его функции и способы документирования

1. Понятия “информация” и “документ”.

2. Функции документов.

3. Способы документирования и материальные носители информации.

1. Понятия “информация” и “документ”

1.1. Развитие понятий “информация” и “документ”

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Роль информации в социальных и экономических процессах современности велика. В условиях рыночных отношений, когда очень быст­ро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владе­ет ситуацией, тот и король, а носителем информации выступает документ.

Понятие “документ” имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Понятие “информация” не менее сложно, чем “документ” и в его опреде­лении также много вариантов. И хотя они будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначения), в них одно общее – они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.

Закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет информацию как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от форм их представления”. В ГОСТ Р 51141-98 закреплено следующее понятие документа “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Понятия “документ”, “документация” в сво­ем развитии претерпели существенные изме­нения. Первоначально латинское dосео означа­ло “учу”, “извещаю”. Позднейшая производная форма documetum, в узком смысле слова оз­начающая “доказательство”, “свидетельство”, надолго утвердилась во многих сферах науч­ной и практической деятельности.

В русском языке понятие “документ” появи­лось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, преж­де всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. До начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Понятие документа как письменного источника, име­ющего юридическую силу, сохранилось и в XX веке.

По мере накопления знаний о закономер­ностях образования документов и документи­рования, а также с появлением новых ти­пов материальных носителей информации по­нятие “документ” получало новое осмысление.

10 января 2002 года был принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”, создающий правовую ос­нову для использования электронных до­кументов и электронных цифровых подпи­сей в различных сферах деятельности, где термин “электронный документ” трактуется в са­мом общем смысле – “...документ, в кото­ром информация представлена в электрон­но-цифровой форме”.

Понятие “документ” используется во многих областях знаний и является объектом исследо­вания ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определе­нию документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, фор­ма, способ записи и воспроизведения инфор­мации и т.п.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию “документ”, по нашему мнению, дает научная дисциплина – документоведение: “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Это: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Таким образом, к настоящему времени понятие “документ” вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает:

• сохранение и накопление;

• возможность передачи друго­му лицу;

• многократное использование, возвращение к информации во времени.