4. Текст документа

4.1. Сценарий подготовки текста

Текст документа – реквизит, расположен­ный между заголовком и отметкой о наличии приложения и включающий основную содержательную часть документа.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа, круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения документа его форму, во многом определяющую стиль и характер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается впервые. Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сто­ронах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставлен­ного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть при­влечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная, на основании каких законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую ин­формацию, составляют проект документа.

4.2. Общие требования к тексту документов

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности информации, фиксируемой в документе, максималь­ной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Тексты документов могут содержать одну часть: приказы – распорядитель­ную без констатирующей части; письма – просьбы без пояснения; справки, докладные записки – констатацию фактов без пояснения.

4.3. Лингвистические особенности текстов служебных документов

Служебные документы отличает нейтральный тон. Пере­писка ведется от третьего лица, единственного или множест­венного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или на­правляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распоря­дительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни­тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего ли­ца единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, поста­новили), а запись выступлений ведется от третьего лица единст­венного числа (Иванов возражает ... и предлагает).

Для лучшего восприятия документа его текст делится на аб­зацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обыч­но абзац содержит не более двух-трех предложений. С абза­ца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подраз­делы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответ­ствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраз­дела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделя­ются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д.

Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке. Оно должно точно характеризовать объект, не допускать возможности двоякого или неопределенного толкования или мно­гозначности.

При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически ней­тральным единицам.

Например: из двух форм – “надо” и “необходимо”, предпочтение следует отдать второму варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный от­тенок.

Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обо­роты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу.

Например: вместо “настоящим предлагается...” следует писать “предлагаем...”; вместо “настоящий акт составлен...” – “акт составлен...”; вместо “упомянутое на 3 л. ...” – “на 3 л…”; вместо “при сем направляем...” – “направляем...”.

Следует избегать в тексте документов неологизмов (новых слов или оборо­тов), неоправданно дублирующих общепринятые наименования.

Например: “приемка”– прием;

Подобные образования не отвечают требованиям языковой нормы.

В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а упо­требление его в данном тексте необходимо, требуется дать его объяснение в скобках.

Употребление профессионализмов, т.е. слов, свойственных людям какой-ли­бо профессии, должно быть ограничено.

Например: “стендист” (человек, оформляющий стенды), “дневник” (студент дневного отделения).

Следует избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).

Например: “свободная вакансия”.

В документах употребляются только общепринятые сокращения.

Сокращённые наименования предприятий, учреждений, организаций употреб­ляются в соответствии с правовым актом, согласно которому действует учреждение.

Слова в предложении должны подбираться и учетом их смысловой сочетаемости, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Например: приказ – издается, должностные оклады –устанавливаются, контроль – возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор – объявляется, пори­цание – выносится.

Сложные предложения чаще употребляются в констатирующей части рас­порядительных документов, в вводной части писем, докладных, объяснительных записок, актах, протоколах, инструкциях и других сложных документах. Из слож­ных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения, от­ражающие характерную для управленческой ситуации последовательность иерархи­чески связанных фактов. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом.

Например: “В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...”.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконичность текста.

Например: “Направляем для сведения Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06. 02. 2002 г.)...”.

Причастный оборот может следовать за определяемым словом (“тема, выпол­ненная институтом”) или предшествовать ему (“выполненная институтом тема”). Наиболее нейтральным является расположение причастного оборота после определяе­мого слова (первый пример).

Место деепричастного оборота в предложении относительно свободное. В зависимости от синтаксической функции и смыслового значения он может предшест­вовать сказуемому или следовать за ним.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Например:

“Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели” (неверно);

“Сле­дует - четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели” (верно).

Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными.

Например: “после установления”, “согласно до­говоренности”, “по окончании”, “в соответствии с указанием...”, “в связи с расши­рением...”.

При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации.

В документах наиболее распространенными являются односоставные предложе­ния со сказуемым в качестве главного члена, с которого, как правило, предложение начинается.

Например: “Просим выслать технический проект на разработку энергобло­ка”.

В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов, т.е. подлежа­щее предшествует сказуемому.

Например: “Органы Госнадзора проверяют качество изготовленного теплоэнергетического оборудования”.

Для текстов документов характерно также преобладание пассивных (страдательных) конструкций над активными (дейст­вительными).

Например: “Институтом разработан проект”, а не “Институт разработал проект”.

В текстах сложных документов (инструкциях, положениях и др.) широко используется параллелизм языковых выражений.

Например: “Основными задачами института являются: осуществление исследова­ний..., подготовка рекомендаций..., прогнозирование развития..., изучение достиже­ний... и т. д.”.

В этих случаях действие обычно передается отглагольным существительным.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых оборотов следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в дедовой речи, для которой ха­рактерно широкое употребление отглагольных существительных (“внедрение”, “раз­витие”), глагольно-именных сочетаний (“оказать поддержку”, “проявить заботу”), отыменных предлогов (“на основании”, “в соответствии”, “в целях”), сложных союзов (“вследствие того, что”, “в связи с тем, что”).