Форма документа
Документ ХVI-ХVII веков отличает и его форма. В этот период наиболее распространенными были две внешние формы – столбцы и книги. Примерное время появления столбцов – ХIV век. В духовной книге Ивана Калиты (1339 г.) столбцы называются “великий сверток”.
Способ изготовления столбца следующий: большой александрийский лист бумаги резался на 2 или 3 части. В первом случае получался лист длиною 45 см, шириной 17 см, во втором случае – 34 см на 15 см. Полученные таким образом листы бумаги склеивались. Место оклейки называлось сставом. По количеству сставов измерялась длина столбца. Некоторые столбцы были больших размеров. Так, столбец Соборного уложения 1649 года имел 959 склеек и составлял 309 м в длину. Хранились столбцы в свернутом виде.
Текст писался на одной стороне столбца. На обороте ставилась подпись дьяка или подьячего “с приписью”, на некоторых видах документов – автор, пометы, адресат, отметки, черновые вставки.
Неудобство использования столбцов в справочных целях, трудность хранения заставили искать иные формы документирования. Вот почему уже в приказах наряду со столбцами имелись записные книги.
Рукописные книги ХVII века представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа (“вчетверку”) и в восьмую часть листа (“восьмушка”).
Существовала и третья форма документа – развернутый лист александрийской бумаги. На нем писались обычно царские грамоты с различного рода пожалованиями. В конце документа указывалось: “писана грамота в лист”.
2.2. Формуляр текстового документа хviii века
Реорганизация управления государством, начавшаяся реформами Петра I, повлияла и на документирование деятельности учреждений.
Рис. 15. Челобитная протопопа Павла Трухманова в Белгородскую духовную консисторию о взыскании долга (1765 г.)
В 1720 году был издан “Генеральный регламент”, установивший единый порядок работы коллегий, определивший функции ее должностных лиц и нормы документирования. Разрабатывались указы, инструкции для местных органов управления и отдельных должностей: “Регламент или устав Главного магистрата” (11 января 1721 г.). О должности Сената, о должности генерал-прокурора (27 апреля 1722 г.), о должности секретарей экспедиций Коллегии иностранных дел и прочих чинов и канцелярии, о распределении дел между чинами камер-коллегии. В 1719 году была издана инструкция крепостных дел дьяку.
В законодательных актах большое внимание уделяется правилам составления документов. Особое внимание обращалось на составление указов. Изменился порядок возбуждения законодательных вопросов.
Практика ведения этих документов распространяется на места. “Учреждения для управления губерний” 1775 г. излагали подробные правила составления по каждому поступившему документу (делу) докладной записки, правила написания актов, давали форму журнала заседания, правила ведения реестров.
В ХVIII веке получает развитие практика составления документов по типовым формам. Обязательность составления документов по образцам предусматривалась многими законодательными актами. Так, Генеральный регламент дал “генеральные формуляры”, т.е. образцы дипломов, патентов.
На текст документов в ХVIII веке большое влияние оказала проведенная в 1708 году реформа азбуки: гражданская азбука значительно упростила церковнославянский алфавит. Одновременно были введены арабские цифры для обозначения чисел. Язык служебных документов стал более близким к литературному языку.
Произошли изменения и в самом формуляре документа (рис. 15, 16).
Рис. 16. Указ императрицы Екатерины I об учреждении Белгородской губернии (1727 г.)
Постепенно к началу ХVIII века каждый реквизит документа приобретал самостоятельное значение, занимал постоянное место в формуляре, его оформление и расположение определялись нормативными актами.