Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придают документам официальный характер, обеспечивают их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал.

В действующих нормативных документах предусмотрены определенные правила расположения каждого реквизита на документе.

От границы левого поля печатают:

• реквизиты “Заголовок к тексту”, “Текст” (без абзацев), “Отметка о наличии приложений”, “Фамилия исполнителя и номер его телефона”, “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело”, наименование должности в реквизитах “Подпись”, “Гриф согласования”, заверительные надписи “Верно”;

• слова “Примечания” и “Основание”, - если в тексте документа имеются примечания, или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;

• в приказах, распоряжениях слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, “ПРЕДЛАГАЮ”;

• в протоколах слова: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “РЕШИЛИ”.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях. В управленческой практике для создания документов используют текстовые редакторы, которые позволяют использовать достаточно большой набор различных шрифтов. Чаще всего употребляются шрифты Times New Roman, Times DL размером 12, 13, 14 с печатью через 1, 1,5 и 2 межстрочных интервала.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Организационные документы Устав

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно- правовых форм, т.к. регулирует ее взаимоотношения с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, в соответствии с законодательством РФ его содержание должно включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

- для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;

- для бирж - сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

- для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.