Личное дело

Личное дело- это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Согласно Закону РФ “Об основах государственной службы” личное дело обязательно ведется на государственных служащих. Состав документов личного дела не регламентирован общероссийскими нормативными актами. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов в личном деле:

- внутренняя опись документов дела;

- личный листок по учету кадров (анкета);

- дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в предусмотренных законодательством случаях);

- характеристика;

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор (контракт);

- копии приказа (или выписка из него) о приеме на работу.¹

Личное дело может содержать и некоторые специфические виды документов:

- список научных трудов и изобретений;

- выписка из протокола заседания Совета института (для научных сотрудников, преподавателей вузов);

- удостоверение о направлении на работу (для молодых специалистов);

- выписка из протокола совета трудового коллектива (для руководителей, которые избирались трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности включаются документы:

- подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей и др.);

- характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.)

Не рекомендуется включать в личное дело копии (выписки) приказов о переводах, перемещениях, благодарности, изменении фамилии

и т. п., так как вся информация, содержащаяся в них, отражается в дополнении к личному листку по учету кадров (анкете). Не включаются в

личное дело и документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения (справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.).

После увольнения работника его личное дело, проходит предархивную обработку и передается в архив организации.

Законом установлено положение, по которому на государственных служащих ведется одно личное дело, в течение всего срока работы. При переходе работника на работу в другую организацию личное дело передается в кадровую службу.

Приложение 1

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов1

1. Государственный герб Российской Федерации или республики

2. Эмблема организации

3. Изображение наград

4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

5. Код документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации

6. Наименование организации

7. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке

8. Название вида документа

9. Дата

10. Индекс

11. Ссылка на индекс и даты входящего документа

12. Место составления или издания

13. Гриф ограничения доступа к документу

14. Адресат

15. Гриф утверждения

16. Резолюция

17. Заголовок к тексту

18. Отметка о контроле

19. Текст

20. Отметка о наличии приложений

21. Подпись

22. Гриф согласования

23. Визы

24. Печать

25. Отметка о заверении копий

26. Фамилия исполнителя и номер его телефона

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28. Отметка о переносе данных на компьютер

29. Отметка о поступлении документа