Общие правила составления и оформления управленческих документов

Под оформлением документов понимается соблюдение требований, установленных в законодательных актах Российской Федерации и нормативно-методических документах к составлению, подготовке, перепечатке, согласованию, удостоверению документов, их упаковке и пересылке в управленческих аппаратах учреждений (организаций, предприятий). Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы), а также основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации, право доступа к ней.

Каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях.

В этих документах закрепляются права и обязанности сотрудников в процессах документирования; состав применяемых в аппарате управленческих документов; права руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена на издание различных видов распорядительных документов; порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами (т.е. делопроизводство).

Действующие нормативно-методические документы направлены также на обеспечение качественного внешнего вида документов за счет использования рекомендаций по расположению реквизитов на поле документа, их рациональной компоновке, правильному использованию возможностей печатающих устройств.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил минимальный состав реквизитов, обязательных в управленческих документах: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания документа, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись. Отсутствие на документе одного из этих реквизитов лишает его юридической силы, делает документ недействительным.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований (Приложение 1). Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов, обязательных элементов. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, а также с учетом рационального размещения служебных отметок, которыми отмечается на документе процесс получения и исполнения, делопроизводственные операции, выполняемые при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Государственным стандартом установлено место размещения на документе каждого реквизита, которое “закреплено” за ним в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить “полезную” площадь, место для размещения текста, основного содержания документа.