1) Проверка полноты и правильности составления документа, наличия всех его реквизитов;

2) Проверка правильности сделанных подсчетов;

3) Проверка законности совершенных операций, логической увязки отдельных показателей.

После проверки первичные документы обобщаются в отчетах и производится их бухгалтерская обработка. Она заключается в проставлении корреспонденции счетов по каждому первичному документу. Бухгалтерские проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка документа.

Затем содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета (учетных регистрах).

Учетные регистры могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Согласно требованиям ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Таким образом, совершенная хозяйственная операция первоначально отражается в документе первичного учета, а затем на основании данных этого документа — в учетных регистрах. Поэтому основное требование, предъявляемое к регистрам бухгалтерского учета, — это правильность записей в них и соответствие этих записей первичным документам.

Как отмечалось выше, учетные регистры служат для накопления информации о совершенных однородных хозяйственных операциях за определенный период — месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Из учетных регистров эти сведения переносятся в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность, которую обязаны составлять все организации.

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним, предусмотренных нормативными актами, аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту²⁵, и пояснительной записки (ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации.

Классификация бухгалтерских документов. Классификация бухгалтерских документов осуществляется по различным основаниям.

По месту составления бухгалтерские документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. Например, кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовая книга), накладные, отчеты материально-ответственных лиц и др.

Внешние документы поступают в данную организацию со стороны (от государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и других контрагентов). Например, банковские документы (выписка банка с расчетного счета организации, выписка банка с валютного счета организации и др.).

По назначению бухгалтерские документы подразделяются на

распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, документы бухгалтерского исполнения.

Распорядительные документы — документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся накладные, приемные акты, приходные кассовые ордера и др.

Комбинированные документы — документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными. Например, в расчетно-платежной ведомости на выдачу заработной платы содержится распоряжение выдать заработную плату, и после выдачи суммы получатель расписывается в получении денег.

Документы бухгалтерского исполнения — документы, которые составляются в бухгалтерии организации на основании распорядительных и оправдательных документов. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Основная цель их составления — создание более обобщенных документов.

По способу охвата фактов бухгалтерские документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы — документы, в которых отражается одна или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно в момент их совершения. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы и др.

Накопительные документы — документы, в которых отражаются однородные систематически повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного времени. К ним относятся документы, которые составляются постепенно путем накапливания сведений. Например, лимитно-заборная карта на отпуск материалов со склада.

По объему отраженных операций бухгалтерские документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичные документы — документы, в которых фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Например, приходные, расходные кассовые ордера, платежные поручения и др.

Сводные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для обобщения содержащихся в них показателей. К ним относятся реестры, сводки, кассовые, авансовые, товарные отчеты и др.

По содержанию хозяйственных операций бухгалтерские документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы — документы, которыми оформляются операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения и др.).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату и др.).

Способы исправления ошибочных записей в бухгалтерских документах. Как при оформлении первичных документов, так и при составлении учетных регистров возможны различные ошибки, которые необходимо правильно и своевременно исправлять. Отметим, что согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не допускается вносить исправления в кассовые и банковские документы.

Основными способами исправления ошибок, которые применяются в бухгалтерском учете, являются корректурный способ, дополнительная проводка и красное сторно.

При исправлении ошибки корректурным способом неправильно записанные текст или сумма зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Правильная запись делается на полях документа или внизу с письменной оговоркой об исправлении и заверяется подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Дополнительная проводка применяется в тех случаях, когда в учетных регистрах указана заниженная сумма хозяйственной операции. Для исправления такой ошибки составляется дополнительная бухгалтерская проводка с указанием тех же корреспондирующих счетов на сумму допущенной ошибки. Следовательно, дополнительная проводка, во-первых, должна подтверждаться первичным документом, во-вторых, общая сумма двух проводок (первоначальной и дополнительной) должна соответствовать данным первичного документа. Несоблюдение этих требований может повлечь составление бухгалтерских проводок, не основанных на первичных документах (бездокументарных проводок).

В основе способа красное сторно лежит составление исправительной (сторнировочной) записи. Сторнирование применяется в следующих случаях: сумма хозяйственной операции отнесена на ненадлежащие счета бухгалтерского учета (т. е. использована неправильная корреспонденция счетов); сумма хозяйственной операции ошибочно завышена. Подобные ошибки исправляются путем повторения неправильной записи красными чернилами во всех бухгалтерских счетах (на которых эта запись была сделана), затем совершается новая правильная запись, но уже обычными чернилами. Записи, сделанные красными чернилами, в бухгалтерском учете принято считать отрицательными, поэтому при подсчетах такие суммы вычитаются из общих итогов. Этим и достигается исправление ошибки.

Работу современной организации невозможно представить без грамотного ведения бухгалтерского учета, под которым понимается систематизация первичной документации, отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и подготовка бухгалтерской отчетности.

Ведение бухгалтерского учета представляет собой совокупность последовательных и взаимосвязанных этапов: