Формирование мотивов и мотиваторов

Cв. информация о рабочем

поведении и его результатах

Объект

мотивации

Рабочее поведение

Управление действием мотивов и мотиваторов

Схема модели системной мотивации персонала организации

Правильно мотивированное рабочее поведение позволит персоналу трансформировать ресурсы организации в целевой результат.

Наиболее существенным отличием системного подхода к описанию мотивационного процесса следует считать то обстоятельство, что достижение целевого результата функционирования организации при максимальном значении коэффициента трансформации ресурсов в конкретный результат возможно только за счет разработки и реализации органом управления относительно персонала определенной мотивационной стратегии, ориентированной на конечный результат.

Вопрос правильного установления целей мотивации приобретает новое, более важное значение и нуждается в детальном изучении связей между звеньями замкнутой цепи:

- цели организации;

- цели мотивации;

- целе-ориентированный комплекс мотивов и мотиваторов;

- целевое управление действием мотивов и мотиваторов;

- достижение цели организацией;

- удовлетворение нужд персонала,

21. Функции контроля в управлении, сущность и формы осуществления. (менеджмент в государственных и муниципальных организациях)

Один из основных элементов процесса управления – функция контроля, которая является обязательной к тщательному выполнению каждым управленцем на любой должности, как в органах государственного управления, так и в структурах местного самоуправления, как в бизнес-процессах, так и в политических, религиозных и неправительственных общественных организациях.

Функция контроля результатов деятельности позволяет не только проявить, но и предупредить возможность ошибок и недостатков в работе организации, выискивать и использовать новые резервы и возможности.

Контроль сам по себе является довольно широкой понятийной категорией. Если обратиться к толковым словарям и научной литературе, то на основе разных дефиниций можно сформулировать следующие обобщенные определения:

♦ Контроль – это в первую очередь наблюдения за объектом контроля, проверка, учет, анализ и оценка отчетности и результатов деятельности любой организации или ответственного лица по выполнению ими стратегических, тактических и оперативных планов и задач.

♦ Контроль – это любая проверка соответствия объекта контроля существующим ограничениям и регулирования, способов достижения организацией необходимых ей результатов, а также оценки соответствия количества и качества этих результатов ее целям и миссии.

♦ Контроль является процессом сравнения фактически достигнутых результатов деятельности организации с запланированными показателями, а также формирования (при необходимости) предложений по корректированию этой деятельности с целью обеспечения достижения этих показателей.

Всестороннему контролю со стороны государства и общества отводится архиважная роль в повышении ответственности органов управления организациями в любой сфере жизнедеятельности общества перед государством, обществом и гражданами за свои решения, пути их осуществления и достигнутые результаты.

Содержание выполнения функции контроля в процессах и процедурах управления государственными и самоуправляющимися органами, учреждениями и организациями заключается в следующем:

- проверка деятельности, получение отчетов подчиненных органов, организаций и учреждений, а также их должностных лиц;

- рассмотрение и анализ полученной информации, на основе чего выполняется разработка коротко-, средне- и долгосрочных прогнозов и планов дальнейшей деятельности;

- выявление и предупреждение недостатков в работе и применение мер по достижению запланированных результатов и определенных целей на данном этапе развития организации.

То есть, КОНТРОЛЬ – это систематическая и конструктивная деятельность руководителей организационных структур и их подразделений, а также ответственных служащих органов государственного управления и местного самоуправления относительно обеспечения соответствия фактически достигнутых результатов деятельности запланированным.

Функция контроля является неотъемлемой частью организационной работы, составными элементами которой является выработка и принятие решений, технология и проверка результатов практической реализации решений органов государственного управления или местного самоуправления.

Контроль должен быть всеохватывающим, им должны заниматься все управленцы, а не только специальные контролирующие органы, подразделения и должностные лица.

Однако, каким бы разнообразным не был контроль, сколько бы разных органов управления и должностных лиц им не занимались - проверить управленческую деятельность в полном объеме практически невозможно вследствие ее масштабности, динамичности, сложности и разнообразия.

Основными требованиями к выполнению управленческой функции контроля должны быть: объективность, плановость, систематичность, комплексность, гласность, действенность, а также личная ответственность руководителя организации за состояние и результаты контроля.

Результаты надлежащего выполнения управленческой функции контроля должны:

• отображать приоритеты организации соответственно стратегической направленности ее деятельности;

• ориентироваться на достижение конкретных результатов;

• соответствовать виду деятельности, который является основным для организации;

• обеспечивать своевременность, мобильность, надежность и гибкость применения контрольных операций;

• быть экономически обоснованными, базируясь на сравнении затрат на контроль с полученными результатами.

Успешное осуществление контрольной деятельности обеспечивается умелым использованием разных видов и форм его осуществления.

В основе классификации видов контроля лежат разные критерии, среди которых основными являются:

- природа и назначение субъектов контроля;

- содержание контрольной деятельности;

- цели и задачи субъектов контроля;

- характер контрольных полномочий;

- взаимоотношения субъекта контроля с подконтрольным объектом;

- стадии управления, на которых осуществляется контроль;

- юридические последствия контроля,

а также аналогичные характеристики подконтрольных объектов.

Исходя из организационной взаимосвязи контролирующего субъекта и контролируемого объекта в системе управления, выделяют внутренний и внешний виды контроля.

♦ Внутренний контроль осуществляется органами одной системы, которые находятся в вертикальной административной подчиненности, и направлен на "решение задач, стоящих перед определенным конкретным органом управления".

♦ Внешний контроль в системе (для примера, в государственном управлении) осуществляется относительно объектов, которые организационно не являются подчиненными субъекту контроля. Перед последним стоит задача - обеспечить единое решение комплексных проблем управления, которые касаются реализации общих задач управления в определенных сферах и областях деятельности.

Вневедомственный контроль делится на две разновидности: внеотраслевой и отраслевой. Внеотраслевой контроль осуществляют органы, которые принадлежат к другим ведомствам (финансовый, налоговый, санитарный, пожарный контроль и т.п.). Вневедомственный отраслевой контроль осуществляется в определенной области (санитарно-эпидемиологической, сфере здравоохранения и т.п.).

Внешний контроль может также обеспечиваться такими видами государственного контроля, как президентский, политический, административный контроль, контроль органов судебной власти (судебный контроль) и прокурорский надзор. Эти виды контроля осуществляются органами, наделенными специальными контрольными полномочиями, или специально образованными государственными инспекциями.

Преимуществами вневедомственного и внутриведомственного контроля, осуществляемого органами управления (в т.ч. государственными), является то, что он осуществляется высококвалифицированными специалистами в контролируемой сфере, которые имеют возможности для определения, немедленного и своевременного применения определенных мер, необходимых для исправления неблагоприятного состояния и привлечения к ответственности тех, кто такую ситуацию создал. Во время контроля ими могут быть решены на месте вопросы об отмене, замене или приостановлении неправомерных решений или действий, оперативном устранении причин недостатков и правонарушений.

С точки зрения полномочий и правовых методов влияния внутриведомственный контроль может касаться разных сторон деятельности проверяемого объекта, а вневедомственный затрагивает лишь конкретную функцию последнего. Внутриведомственный контроль дает возможность жесткого административно-организационного управленческого влияния. Для примера, уволить с должности руководителя организации или ее подразделения, а по результатам вневедомственного контроля можно лишь обратиться с представлением к соответствующему государственному органу для дальнейшего использования результатов проверки и применения необходимых мер.

♦ В зависимости от глубины проверки и перечня показателей, можно выделить общий или сплошной, а также специальный или выборочный контроль.

• При общем контроле, как правило, проводится обследование комплекса вопросов деятельности объекта контроля, которому подлежат все стороны деятельности объекта и его должностные лица.

• Специальный контроль проводится в случаях, когда возникает необходимость осуществления проверки деятельности объекта по строго определенному вопросу. Он распространяется лишь на определенную сторону деятельности объекта и его должностных лиц. Это может быть проверка достоверности данных, полученных в отчете, соблюдения трудовых прав работников и т.п. Специальный контроль проводится, как правило, лишь специально предназначенными для этого органами и лишь по определенному перечню вопросов.

♦ По этапам проведения контроля относительно его осуществления во времени различают предварительный или превентивный, текущий или оперативный и итоговый или заключительный контроль результатов.

• Целью предварительного (превентивного) контроля является предупреждение и профилактика возможных нарушений. Этот вид контроля является входным, его содержание состоит в определении правил, процедур и линий поведения относительно использования ресурсов. Им обеспечивается эффективный отбор человеческих, материальных, сырьевых и финансовых ресурсов, необходимых для нормального функционирования организации в процессе достижения поставленных перед ней целей.

Предварительный контроль приносит наибольшую пользу, так как помогает лучше обосновать цели, задачи и средства деятельности.

• Текущий (оперативный) контроль осуществляется непосредственно в процессе работы и предусматривает регулирование поведения подчиненных, обсуждение возникающих проблем, выявление отклонений от планов, инструкций, правил, процедур, технологий и т.п. Цель текущего контроля состоит в выяснении состояния законности и дисциплины и оценке действий контролируемых объектов. Данный тип контроля осуществляется через отладку достоверной обратной связи, которая имеет целью коррекцию отклонений, которые возникают в процессе управления достижением целей. Этот вид контроля концентрирует внимание на нормативных значениях деятельности организаций и позволяет проводить систематическую оценку их состояния и регулирование с помощью целенаправленных управленческих влияний, которые разрабатываются непосредственно после выявления отклонений от запланированных показателей.

• Итоговый (заключительный) контроль базируется на нормативах, позволяющих оценить конечный результат деятельности организации. Цель итогового контроля состоит в сравнении фактически достигнутых результатов с запланированными и проверке выполнения решений, которые были вынесены контролирующими органами. Этот вид контроля является наиболее распространенным, хотя и осуществляется с большим интервалом между действиями и их следствиями. По этой причине приходится констатировать ситуацию, которая фактически уже сложилась после выполнения решения с определенным опозданием. Однако такой контроль необходим для учета будущих ситуаций, с которыми будет иметь дело организация, что позволяет улучшить планирование и получить информацию о типичных ошибках. Результаты такого контроля могут использоваться для мотивации персонала.

♦ В зависимости от продолжительности контроля он может быть постоянно действующим или периодическим.

Постоянно действующий контроль осуществляется в системе постоянно, независимо от задач, стоящих перед органами управления, и других факторов. Периодический контроль осуществляется через определенные промежутки времени и часто зависит от многих других факторов: конкретного времени, места, вида деятельности и т.п. К постоянно действующему контролю принадлежит, например, регулярная отчетность органов управления, а к периодическому - выезд комиссии на проверку.

♦ В зависимости от того, какие функции являются объектом контроля (главные или вспомогательные), говорят о контроле административном и вспомогательном.

Кроме предложенной выше классификации видов контроля в сфере государственного управления и местного самоуправления существуют также и другие его виды:

♦ По отраслевой направленности различают контроль, который осуществляется отраслевыми министерствами и ведомствами в промышленности, на транспорте, в связи, сельском хозяйстве, финансовой сфере и т.п.

♦ Контроль по функциональным направлениями деятельности бывает: технологический, финансовый, банковский, налоговый, таможенный, по соблюдению антимонопольного законодательства, метрологический, статистический, кадровый, санитарно-эпидемиологический и т.п.

♦ В зависимости от органов, осуществляющих контроль, его разделяют на президентский (органы президентской структуры с контрольными полномочиями), органов законодательной власти (парламентские комиссии), органов исполнительной власти (министерства, ведомства), органов судебной власти, прокурорский надзор, общественный контроль.

♦ Стратегический контроль предусматривает получение исчерпывающей информации о состоянии объекта без полного контроля последнего, для этого надо выявить стратегические звенья или, как их еще называют, "тревожные точки", наблюдая за которыми контролер в состоянии вникнуть в деятельность объекта контроля. Стратегический контроль в сравнении с общим контролем деятельности объекта требует меньших затрат на организацию. Кроме этого, при сплошном контроле у подконтрольных (организации, должностных лиц) возникают мотивы его избежание, тогда как стратегический побуждает их к сотрудничеству.

Формы контроля, которые используются контролирующими органами в практической деятельности, являются разнообразными и могут изменяться в зависимости от необходимости и полномочий органов, осуществляющих контроль. К распространенным формам контроля относятся ревизии, проверки, обследование, инспектирование, запросы, заслушивания отчетов, информаций и сообщений, наблюдение, экспертиза, рейды и обзоры, которые проводятся как в плановом порядке, так и внепланово.

Определенными формами контроля следует считать:

• изучение деловых и личных качеств кандидатов на замещение должностей,

• координация деятельности контролирующих органов,

• рассмотрение и проверка жалоб и обращений граждан и т.п.

• проверки: Важной формой контроля следует считать проверки, которые состоят в установлении фактических данных и сборе информации о выполнении нормативных актов по проверяемым вопросам. Проверки могут быть тематическими, комплексными, документальными, выборочными, разовыми, повторными и т.п.