9.5. Запуск макроса

Запустить макрос можно любым из указанных ниже способов.

Дважды щелкнуть макрос в области навигации.

Вызвать макрос с помощью макрокоманды ЗапускМакроса или При- Ошибке.

Указать имя макроса в свойстве Событие любого объекта. В результате макрос будет выполнен при возникновении этого события.

10. Обмен данными ms access

MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MS Access в другую.

10.1. Экспорт данных

Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой:

1. В области навигации выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.

2. Откройте контекстное меню и выберите команду Экспорт.

3. Выберите приложение в которое будет экспортирована таблица.

4. Нажмите кнопку Экспорт.

5. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.

6. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.

10.2. Импорт данных

MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:

1. Перейдите в область навигации и вызовите контекстное меню.

2. Выберите команду Импорт и приложение из которого будут импортироваться данные.

3. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.

11. Дополнительные возможности

MS ACCESS 2010

Microsoft Access 2010 — это уже девятая версия продукта, впервые появившегося в 1992 году. По данным компании Microsoft, до 2010 года в мире продано более 100 миллионов копий Access всех версий, что дает основание считать эту СУБД самой популярной системой управления базами данных для персональных компьютеров. Этой популярностью Access полностью обязан своим разработчикам, которые, наряду с прекрасным исполнением (абсолютно вся информация хранится в одном файле), простотой освоения, эффективностью работы и эффектным доступом к данным из других источников, предоставили пользователю богатейшие дополнительные возможности, делающие работу с Microsoft Access еще более эффективной и комфортной. Вот некоторые из них.

11.1. Сжатие базы данных

Вы удалили форму или таблицу из базы данных Microsoft Access. Обратите внимание, размер файла этой базы данных остался прежним! При удалении записи из таблицы место, которое она занимала в базе, также автоматически не освобождается и не используется для хранения новой записи. Более того, после таких удалений база данных хранится в дезорганизованном виде, хотя и остается полностью работоспособной. Чтобы уменьшить размер файла базы данных и увеличить ее быстродействие, воспользуйтесь служебной программой. Средства сжатия и восстановления, начиная с MS Access 2002, усовершенствованы и интегрированы в единый процесс, что делает их более защищенными и эффективными. Для запуска служебной программы сжатия базы данных:

1. Запустите MS Access 2010.

2. Откройте базу данных. Для этого на вкладке Файл стартового окна MS Access найдите нужную базу, если она там есть, или воспользуйтесь пунктом Открыть. Появится окно базы данных.

3. Щелкните заголовок вкладки Файл. В появившемся меню система сделает активным пункт Сведения, который содержит несколько значков.

4. Выберите среди них третий: Сжать и восстановить.

После окончания процесса сжатия активизируется окно базы данных. Сжатая база данных хранится под тем же именем, что и перед сжатием.

При работе с базой данных размером до 10—15 Мбайт имеет смысл включить эту опцию в настройки MS Access. Тогда, закрывая базу данных, вы автоматически запустите утилиту сжатия. Время ее работы при таком размере составляет 2—3 секунды. Для этого:

1. На вкладке Файл окна MS Access 2010 выберите пункт Параметры.

2. Появится окно Параметры Access. Выберите в нем пункт Текущая база данных.

3. В разделе Параметры приложений поставьте флажок Сжимать при закрытии.

4. Для завершения процесса настройки нажмите кнопку OK.