4.2. Изменение порядка полей

Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Для того чтобы изменить расположение поля в этом списке, выполните следующие действия:

1. Установите указатель мыши на область выбора столбца, который располагается прямо над названием поля. Когда указатель изменит вид на стрелку, щелкните по левой кнопке мыши, чтобы выделить столбец.

2. Не перемещая указатель мыши, опять нажмите левую кнопку мыши и удерживайте в этом положении. На конце указателя появится прямоугольник.

3. Перемещайте столбец в требуемом направлении. Толстая вертикальная линия покажет его текущее положение.

4. Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия окажется в требуемом месте. Поле будет перемещено в новое место.

Перемещение полей в режиме таблицы не вызывает изменений в структуре таблицы.

4.3. Запросы на изменение и их использование

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на добавление, на удаление, на обновление записей, а также на создание таблицы.

4.3.1. Запрос на добавление

Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. При этом таблицы не обязательно должны иметь одинаковое число полей или одинаковые имена полей. Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий:

• Добавление полей на основе условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.

• Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой.

Чтобы создать запрос на добавление надо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Создать.

2. Далее во вкладке выбрать Конструктор запросов.

3. В появившемся окне Добавление таблицы надо выделить таблицу, из которой будут добавляться поля. Затем щелкнуть по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Закрыть.

4. На следующем этапе надо выполнить команду Добавление из пункта меню Запрос.

5. В появившемся диалоговом окне выбрать таблицу, в которую будут добавляться записи.

6. Перетащить мышкой поля (из которых будут добавляться записи) в верхней половине окна в строку Поле бланка запроса (можно не перетаскивать, а воспользоваться двойным щелчком мыши).

Если значения из добавляемого поля должны быть добавлены в поле с другим именем, то в строке Добавление надо указать поле, в которое они будут добавлены.

Если следует добавлять не все значения из указанного поля, а только отвечающие какому-то условию, то его надо указать в строке Условие отбора.

4.3.2. Запрос на удаление

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Последовательность создания запроса следующая:

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Создать.

2. В открывшейся вкладке открыть Конструктор запросов.

3. В появившемся окне Добавление таблицы надо выделить таблицу, из которой будут удаляться записи. Затем щелкнуть по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Закрыть.

4. На следующем этапе надо выполнить команду Удаление из пункта меню Запрос.

5. Перетащить мышкой поле (значение которого будет использоваться для выбора удаляемых записей) в верхней половине окна в строку Поле бланка запроса (можно не перетаскивать, а воспользоваться двойным щелчком мыши).

6. В строке Условие отбора указать условие, в соответствии с которым будут отбираться записи на удаление.

Запрос на удаление позволяет также удалять записи из связанных таблиц. Последовательность создания такого запроса почти такая же, как и предыдущем случае, однако на 3 этапе надо добавить все таблицы, из которых будут удаляться связанные записи. Затем на 5 этапе надо перетащить мышкой символ звездочки «*» из списка полей базовой таблицы в верхней части окна в первый столбец бланка запроса. Данное действие указывает Access на то, что в запросе необходимо отобразить все поля таблицы. При этом в строке Удаление появится слово Из.

После создания запроса можно запустить его на выполнение, выполнив команду Запуск из пункта меню Запрос.