6.3.2. Включение в отчет даты, времени и номеров страниц

Любой документ, выдаваемый организацией, обязательно должен иметь в своем составе дату, а в некоторых случаях и время выдачи. Это единственный показатель актуальности сведений, которые он содержит. Большие отчеты должны иметь пронумерованные страницы. В MS Access 2010 есть несколько способов добиться желаемого результата.

Для добавления номера страницы в область верхнего или нижнего колонтитулов выполните следующие действия.

Откройте отчет в режиме конструктора.

1. На вкладке ленты Конструктор выберите значок Номера страниц. Он находится в разделе Колонтитулы. Откроется диалоговое окно Номера страниц (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Вставка номера страницы

2. Выберите формат, расположение и выравнивание для номеров страниц.

3. Снимите флажок Отображать номер на первой странице, если номер на первой странице не нужен.

4. Нажмите кнопку OK. Номера страниц будут добавлены в отчет.

Для добавления номеров страниц в другую область отчета, а также для вставки даты и времени создания документа применяется более общий способ — окно Построитель выражений (рис. 6.5).

Рис. 6.5 Добавление в отчет даты и времени создания

Добавим в заголовок отчета надпись: «по состоянию на», после которой поместим дату создания отчета. Для этого:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. На вкладке Конструктор ленты MS Access 2010 выберите кнопку Поле. Она находится в разделе Элементы управления. Расположите курсор в области заголовка отчета. Курсор превратится в стилизованное изображение поля таблицы с крестиком в левом верхнем углу.

3. Сделайте щелчок левой кнопкой мыши и, удерживая ее, добейтесь требуемого размера поля. Кнопку отпустите.

4. Откройте окно свойств. Для этого сделайте щелчок по кнопке Страница свойств вкладки Конструктор.

5. В окне свойств выберите вторую вкладку Данные.

6. Перейдите к первой строчке Данные и нажмите кнопку . Появится окно построителя выражений (рис. 6.3).

7. В левом списке Элементы выражений выберите строчку Общие выражения, а в среднем Категории выражений — Текущая дата и время. В правом списке появится стандартная функция MS Access — Now(). Щелкните по кнопке OK. Эта функция со знаком = появится в поле значений свойства Данные создаваемого элемента.

8. Вместо названия надписи Поле49: напишите: «по состоянию на». Для этого щелчком мыши выделите надпись и внесите изменения прямо на месте.

9. Перейдите на вкладку Формат. В разделе Шрифт установите шрифт Arial Cyr размером 10 пунктов или любой другой. Подчеркните текст и сделайте его выделенным. Здесь же можно назначить цвет текста и цвет фона.

10. Перейдите на вкладку Упорядочить. В разделе Размер и порядок щелкните по значку Размер или интервал. Откроется меню. Выберите в нем пункт по размеру данных. Размер элемента управления будет настроен в соответствии с назначенным шрифтом.

11. В этом же меню выберите пункт по узлам сетки. Он предназначен для изменения места расположения одного или нескольких элементов путем выравнивания по узлам сетки. Выполните окончательное форматирование.