3.3. Критический анализ функционирования системы управления предприятием
При исследовании системы управления на предприятии необходимо руководствоваться условием, что описание системы управления не самоцель. Следует начинать с обследования эффективности выполнения системой управления ее конечных задач. Выяснив, что какая-то часть функций системы управления выполняется неудовлетворительно, все дальнейшее исследование и описание следует вести уже только в этом направлении, учитывая все существующие взаимосвязи с другими функциональными подсистемами. Таким образом, необходимо выявить "узкое место" и провести исследование. В этих целях используется критический анализ существующей организации управления. Схема проведения такого анализа может быть представлена следующим образом:
Почему делается «то», что делается? Иными словами, чем обосновано направление и содержание действий рассматриваемого подразделения или специалиста, соответствуют ли они целям системы и выявленным путям их достижения? Необходимы ли эти действия?
Почему делается «там», где делается? Правильно ли распределены функции управления по подразделениям, оправдана ли принятая структура системы управления?
Почему делается «тем», кем делается? Это продолжение той же проблемы распределения функций управления и конкретных работ, но уже не между подразделениями, а между отдельными работниками. Здесь должны быть рассмотрены вопросы передачи полномочий и разгрузка квалифицированных специалистов от работ, которые могут выполняться менее квалифицированными работниками.
Почему делается «тогда», когда делается? Правильно ли приняты сроки выполнения работ, обоснованы ли они? Обеспечат ли они своевременность решений, взаимную увязку по срокам отдельных мероприятий?
Почему делается «так», как делается? Речь идет о методическом обеспечении работ и технической оснащенности труда.
Для критического анализа характерно использование анализа причинно-следственных связей. Для этих целей устанавливается причина, вызвавшая негативные проявления и следствия, т.е. проявление этой причины. Решение проблем в целом должно быть направлено не столько на устранение внешних проявлений недостатков объекта и системы управления, сколько на преодоление причин их возникновения и предотвращение. Таким образом, необходимо устранить проблему «причину», прежде чем браться за устранение проблемы «следствия».
Пример построения простой цепи причинно-следственных связей
Очень часто рассматривая деятельность предприятия, специалисты выделяют одну из существенных проблем, нарушающую процесс функционирования - это нарушение технологической дисциплины. Это в последствии отражается на качестве продукции, сроках поставки. Обсуждая причины нарушения технологической дисциплины, работники предприятия ссылаются на текучесть кадров, из-за этого требуется постоянно обучать новых работников. На основании этих рассуждений можно построить сравнительно простую (линейную) цепь причинно-следственных связей, рис.1.
Рис. 1. Схема простой цепи причинно-следственных связей
Для управленческого персонала предприятия первостепенное значение имеет умение правильно диагностировать фактические проблемы и «узкие» места системы управления предприятием. «Проблемы - причины» и «проблемы-следствия» образуют сложное «дерево проблем», которые необходимо решать в совокупности, а не локально. Существуют различные методики построения «дерева проблем» на предприятии, одну из них рассмотрим на примере.
Пример. Для того чтобы построить «дерево проблем», необходимо классифицировать их по принадлежности к функциональным сферам деятельности, при этом выделяется главная обобщенная проблема, а далее, с учетом взаимосвязей, стрелками сверху вниз: от «проблемы-следствия» к «проблеме причине». По окончании этой работы выстраивается полная схема причинно-следственных связей. По своему внешнему виду схема проблем предприятия, как правило, имеет следующую структуру: обобщающая проблема вверху, затем расходящиеся от нее вниз ветви функциональных проблем и ниже сходящиеся общие проблемы - это обычно социально-психологические, социально-бытовые проблемы. Заключают схему проблемы организационно-управленческие общесистемного типа. В качестве примера можно привести следующий фрагмент схемы проблем ремонтно-механического завода (РМЗ), рис.2.
Рис. 2. Фрагмент схемы проблем ремонтно-механического завода