Тема 8. Технологические основы менеджмента.

8. 1. Сущность и виды управленческих решений и их роль в процессе управления.

8. 2. Основные элементы (этапы, процедуры) принятия управленческих решений.

8. 1. Сущность и виды управленческих решений и их роль в процессе управления

В процессе управления производственной системой руководители различных уровней в соответствии со своими функциями, обязанностями и правами сталкиваются с необходимостью выбора из большого числа возможных вариантов действий наилучшего варианта.

Выработка и принятие решения – основная цель управленческой деятельностью руководителя (то есть процесс управления – эта процесс принятия управленческих решений).

Отличительной чертой управления производственным процессом является то, что, прежде чем начнется производственный процесс, у руководителя или в соответствующих органах управления создается его модель, тое есть определяются цели, формы конкретной деятельности, имеющиеся ресурсы и возможности, вероятные трудности и пути их преодоления. Все это формируется в виде управленческого решения. Оптимальное управленческое решение предполагает выбор наиболее рационального варианта развития производства, использования ресурсов, удовлетворения потребностей, плана действий для решения проблемы. Это обуславливает тесную связь решения с научным анализом конкретной хозяйственной ситуации, объективной оценкой реальных возможностей управляемого объекта.

Управленческое решение относится к числу творческих операций, так как включает элементы неопределенности и риска, предполагает наличие осознанного выбора. Поэтому оно в значительной степени обусловлено психофизическими чертами личности руководителя.

Принятие управленческого решения базируется на знании объективных закономерностей функционирования управляемого объекта и управляющей системы с учетом всех условий и особенностей конкретной ситуации, в которой принимается решение.

Таким образом, управленческое решение и процесс его принятия содержат в себе как элементы научного знания, так и элементы творчества.

Управленческое решение – это творческое, волевое условие действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управленческой системы и анализа информации о ее состоянии, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы.

Управляющее решение составляет основу процесса управления. Управлять – значит решать.

Процесс управления начинается с сообщения, сигнализирующего об изменении состояния системы и указывающего руководителю на появление ситуации, требующей принятия решения. Например, вышел из строя станок, работник подал заявление об уходе и так далее – каждое из этих сообщений может явиться сигналом необходимости принятия решения. Все стадии и операции, предшествующие принятию управленческого решения, направлены на обеспечение оптимального плана деятельности коллектива по решению проблемы. Когда решение принят, все работы строятся в интересах его реализации.

Необходимо различать ситуационное и опережающее управление. Хороший руководитель не идет вслед за развивающейся ситуацией, а, предвидя ее развитие, принимает опережающие управленческие решения.

Управленческие решения, несмотря на их многообразие, имеют определенные, сходные признаки, обладают единой структурой, используют одни и те же элементы и отвечают общим требованиям.

Управленческие решения характеризуются следующими признаками:

1. непосредственная направленность на систему организации коллективного труда;

2. принятие решений при наличии назревшей проблемы;

3. выбор, на основе анализа информации, наиболее предпочтительного варианта действий;

4. основанность на высокой исполнительской дисциплине;

5. использование в процессе выработки решений, как научных знаний, так и творческой интуиции.

Отражая многогранность и сложность взаимодействия объек­тивных и субъективных факторов, действующих в производст­венных системах, управленческие решения отличаются многообразием форм. Классификация управленческих решений дает воз­можность систематизировать характеризующие их производст­венные ситуации, информацию, а также процедуры, связанные с ее обработкой (рисунок 8. 1 ).

Все решения, принимаемые в процессе управления производ­ством, могут быть отнесены по масштабам воздействия либо к общим, либо к частным. Общие решения затрагивают всю систему в целом. Они принимаются в отношении всего предприя­тия (например, перспективы развития предприятия, переход на новую систему хозяйственной деятельности). Общие решения определяют качественные изменения на предприятии. Принятие их требует системного подхода и специальной подготовительной работы. Частные решения касаются текущих, локальных вопро­сов работы предприятия. Ситуации, требующие такого рода ре­шений, возникают на предприятиях часто. Частные решения при­нимаются на всех уровнях и ступенях системы управления. К ним относят, например, решения о нарушении производственной или технологической дисциплины в цехах, об изменении порядка ра­боты, об устранении отдельных недостатков.

Рисунок 8.1. Классификация управленческих решений.

По времени действия различают стратегические и оперативные решения. Стратегические решения обычно касаются коренных, генеральных проблем предприятия. Они рассчитаны на длительный срок, обычно на несколько лет, и принимаются для решения перспективных задач. Оперативные решения связа­ны с осуществлением текущих задач на любом уровне управле­ния. По времени они редко превышают границы одного года.

По прогнозируемым свойствам принимаемые решения характеризуются возможностью прогнозирования их ре­зультатов или последствий, что в свою очередь требует или не требует предварительного анализа, исследований, расчетов и экспериментов. По этому признаку различают решения с опреде­ленным результатом, характерные для ситуаций, которые не дают повода сомневаться в правильности принятого руководителем ре­шения. При принятии решений с вероятностным исходом прихо­дится иметь дело с множеством независимых переменных. Последствия этих решений носят неоднозначный характер и могут быть оценены с достаточной степенью надежности при помощи методов прогнозирования, с использованием теории вероятности и на основе опыта и интуиции.

По методам переработки информации решения могут быть алгоритмическими и эвристическими. В основе первых лежит использование аналогии с ситуациями, имевшими место в прошлом. Такие решения принимаются по заранее разра­ботанным процедурам. Эвристические решения принимаются на основе использования логических методов при возникновении сложных, нетипичных задач. При принятии таких решений при­ходится иметь дело с множеством независимых переменных, по­этому заранее невозможно предусмотреть и оценить последствия каждого варианта решений без специальных предварительных исследований.

По числу критериев оценки эффективности управлен­ческие решения могут быть однокритериальными и многокрите­риальными.

По направлениям воздействия решения делятся на внешние и внутренние. Внешние — это решения, направлен­ные на другие уровни управления (например, решение министер­ства по отношению к объединению). Внутренние — это решения, охватывающие лишь внутреннюю систему предприятия. Внутрен­ние решения, в свою очередь, распределяются на решения для управляемой системы (например, распоряжение об упорядочении хода производства, его обслуживания) и решения для управляю­щей системы (например, об изменении структуры и упорядочении действий отдельных подразделений управляющей системы). По глубине воздействия решения могут быть одно­уровневые и многоуровневые. Решения низового руководителя распространяются на один уровень, а решение министра — на всю иерархию управляющей системы, то есть на несколько уровней управления производством.

По способу принятия решения подразделяются на индивидуальные, принимаемые отдельным руководителем в пре­делах установленных полномочий, и коллективные, которые под­готовляются группой специалистов (решения технического сове­та, совещания, конференции и тому подобное).

По способу фиксации решения могут быть письмен­ными и устными.

Управленческое решение должно удовлетворять ряду требований:

- быть научно обоснованным, компетентным, приниматься на основе достоверной, полной и своевременной информации с ана­лизом и оценкой возможных альтернатив;

- иметь ясную целевую направленность и адресность (должно быть ясно, на что направлено принятое решение, кем и какими средствами будет выполнено);

- быть непротиворечивым;

- отличаться быстродействием и своевременностью;

- обладать точностью и ясностью, возможностью быть контро­лируемым;

- быть комплексным, то есть приниматься с учетом всех факторов (технических, организационных, социально-психологических и

- обладать полномочностью, то есть при его принятии должно со­блюдаться условие соответствия прав и ответственности;

- быть экономичным и эффективным.

Типовой процесс выработки и реализация управленческих решений

Процесс подготовки и выработки управленческого решения пре­дусматривает выполнение в определенной последовательности таких работ, как сбор, обработка и анализ информации об объекте управления; определение цели и выработка решения; выдача управляющей команды и доведение ее до исполнителей; реализа­ция решения и изменение объекта.

Схема процесса принятия и реализации решения включает в себя две фазы: выработки управленческого решения и его реализации, каждая из которых подразделяется на несколько стадий.

Фаза выработки управленческого решения включает в себя стадии: выявления, формулировки и обоснова­ния проблемы; сбора и анализа информации; формулировки и отбора вариантов решения; выбора окончательного варианта и принятия решения.

На стадии выявления, формулировки и обоснования проб­лемы изучается управляемая система с точки зрения комплекса материальных условий, таких, как достигнутый уровень техники и технологии производства, наличие материалов, эксперименталь­ной базы, подготовленных кадров, финансовые ресурсы, время. Наряду с материальными условиями большую роль играет зре­лость субъективного фактора — психологическая и профессио­нальная готовность коллектива к решению данной проблемы, убежденность работников в необходимости ее решения. Совокуп­ность этих факторов позволяет определить степень важности проблемы и обосновать необходимость ее выполнения. После выявления проблемы необходимо ее четко сформулировать. От формулировки проблемы зависит определение целей и задач. Выявление цели или комплекса целей, которые достигаются при разрешении поставленной проблемы, позволяет конкретизировать набор управленческих, производственных задач.

На стадии сбора и анализа информации для принятия реше­ния, помимо сбора и анализа текущей информации, необходимо провести анализ специально отобранной информации. Конкрет­ное управленческое решение принимается на основе анализа как текущей, так и специальной дополнительной информации по дан­ной проблеме. Характер информации, необходимой для принятия решения, определяется спецификой проблемы и своеобразием ситуации, в которой принимается данное решение. Процесс сбора и анализа информации должен быть управляемым, что позволяет избежать как избыточности, так и недостаточности информации.

8. 2. Основные элементы процесса принятия управленческих решений

В процессе управления менеджерам приходится принимать большое количество решений на стадиях планирования, организации, координации, мотивации и контроля.

Так, составление плана на предстоящий период связано с принятием таких решений, как цели деятельности, необходимые ресурсы, способы достижения поставленных задач.

Процесс организации неизбежно вызывает необходимость принятия решений по вопросам о структуре производства и управления, об организации производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, об организации труда рабочих и специалистов.

Процесс контроля связан с принятием таких решений как:

- кого (что) контролировать,

- какие виды контроля использовать и др.

Управленческие решения всегда связаны с необходимостью воздействий на среду управления с целью приведения его в желаемое состояние. Так как это требует затрат времени, можно говорить о принятии решения.

Процесс принятия управленческих решений можно представить в виде схемы (рис.8.2.1.).

Рисунок. 8.2.1.

М – моделирование состояния объекта управления на основе поступившей от него информации;

Р – разработка и принятие управленческих решений;

В – организация выполнения принятых управленческих решений.

Таким образом, процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия параметров объекта управления плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать.

Поэтому основным элементом каждого процесса принятия решений является проблема, под которой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному, т.е. цели и результату деятельности.

Выработка плана действий по устранению проблемы составляет сущность процесса принятия решений.

Проблемы могут возникать, когда функционирование управляемого объекта не создает необходимых предпосылок для достижения поставленных целей в данный момент или в будущем. Кроме того, источником возникновения проблем могут быть изменившиеся под воздействием тех или иных условий цели деятельности.

Таким образом, проблема всегда связана с совокупностью условий или факторов, которые создают ситуацию, оказывающую влияние на деятельность организации.

Проблемная ситуация характеризует проблему, возникающую под действием сложившейся ситуации. Выявление проблемной ситуации представляет собой исходный момент для постановки задачи принятия решений.

Описание проблемной ситуации содержит две части:

1. характеристика самой проблемы (место и время ее возникновения,

сущность и содержание, граница распространения ее воздействия на работу организации);

2. ситуационные факторы, приведшие к появлению проблемы (они

могут быть внешними и внутренними).

Если проблема несложна, а ситуационные факторы ясны и управляемы, процесс принятия управленческих решений достаточно прост (например, поломка станка – при наличии в цехе аналогичного станка в исправном состоянии проблемную ситуацию (срыв выполнения плана) можно разрешить путем замены вышедшего из строя станка резервным оборудованием).

Если проблемная ситуация не так очевидна, а ее решение неоднозначно, то процесс принятия управленческих решений требует структуризации, которая позволит определить этапы и процедуры, направленные на ее решение.

Рисунок.8. 2.2. Этапы процесса принятия решений.

Самая простая схема принятия решений предполагает, что процесс представляет собой прямоточное движение от одного этапа к другому. После выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка решений, из которых выбирается лучшее.

Количество разрабатываемых решений и вариантов зависит от многих факторов: от имеющихся в распоряжении ресурсов, времени, информации. Поэтому параллельно с разработкой вариантов производится их оценка, а окончательное решение принимается путем выбора лучшего из тех, которые были подготовлены.

Более детальная структуризация процесса принятия решений представлена на рис. 8.2.3., где в составе каждого из этапов (постановка задачи принятия решений, формирование решений, выбор и реализация решения) выделены процедуры, необходимые для реализации целевых установок каждого этапа.

Рисунок.8.2.3. Схема процесса принятия решений.