Тема 3. Методологические основы менеджмента.

1. Понятие организации, ее миссия и признаки.

2. Цели в системе управления организацией.

3. Функции менеджмента.

4. Методы управления.

3.1.Понятие организации, ее миссия и признаки

Одной из первичных ячеек народного хозяйства России является предприятие (организация).

Сам термин «предприятие» после принятия Гражданского кодекса РФ претерпел существенные изменения. Он сохранен только для группы предприятий, находящихся в государственной или муниципальной собственности. Все остальные юридические лица получили название организаций, которые делятся на 2 группы:

1. Коммерческие – их основная цель – получение прибыли;

2. Некоммерческие – их основная цель не связана с получением и

распределением прибыли.

Гражданский кодекс определил также формы, в которых могут создаваться организации.

Для коммерческих организаций это:

1. Хозяйственные товарищества (объединения лиц, требующие

непосредственного участия учредителей в предпринимательской деятельности);

2. Хозяйственные общества (объединения капиталов, не требующие

непосредственного участия учредителей в предпринимательской деятельности, но предполагающие наличие самостоятельных органов управления);

3. Акционерные общества (открытые и закрытые);

4. Производственные кооперативы (характеризуются личным участием

членов-пайщиков в труде и управлении, распределением доходов с учетом трудового участия каждого члена кооператива);

5. Государственные и муниципальные унитарные предприятия

(термином «унитарное предприятие» подчеркивается неделимость имущества государственных предприятий).

Некоммерческие организации создаются в форме потребительских кооперативов, общественных и религиозных организаций, фондов и учреждений.

Организация – понятие многогранное. В теории управления под организацией понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других методов для решения стоящих перед ними проблем и достижения общих целей.

Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать физические и биологические слабости (ограничения), свойственные каждому человеку в отдельности. В организации люди дополняют друг друга, складывают свои способности, что делает их более сильными в борьбе за выживание.

Без объединения людей в организацию, самой примитивной из которых было первобытное стадо, человечество вряд ли смогло выжить и создать цивилизацию.

Признаки организации

Главным признаком организации считается наличие цели, к достижению которой стремятся ее члены. Цель объединяет и сплачивает людей, придает смысл существованию организации. Без цели нет и не может быть организации.

Итак, целевая функция выражает причину существования организации. В литературе она нередко обозначается такими понятиями, как «политика», «философия», «миссия». В ней обычно детализируется статус организации, декларируются принципы ее работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации.

Миссия организации должна дать представление о назначении организации, необходимости и полезности для окружающей среды, сотрудников, общества в целом.

Наукой менеджмента не выработаны какие-либо универсальные правила, применяемые при формулировании миссии. Поэтому существует множество самых разнообразных подходов к определению миссии и к ее содержанию.

Центральный вопрос миссии – какова главная цель организации?

На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей не только в настоящее время, но и в перспективе. Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремленность в будущее. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, хотя прибыль является важнейшим фактором жизнедеятельности организации.

Но прибыль как миссия может существенно ограничить выбор путей и направлений развития и в конечном счете приведет к неэффективной работе.

Примеры формулирования миссии

Организация	Миссия
Коммерческий банк	Содействие становлению и развитию среднего и малого бизнеса в России
Инвестиционная компания	Готовность инвестирования капитала в любую сферу деятельности, работающую прибыльно и имеющую потенциал дальнейшего роста
Государственное предприятие.	Сохранение и развитие научно технического потенциала отрасли, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохраняющей и защищающей окружающую среду

Другим признаком (вторым) является ее обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов, которую обеспечивает наличие границ, отделяющих организацию от внешнего мира. («Материальные границы» - стены, забор; «Идеальные» - предписания и запреты в отношении тех или иных действий).

Третьим признаком организации можно считать осуществление ее деятельности на основе принципа саморегулирования, который предполагает возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы жизни организации и по-своему, с учетом конкретных обстоятельств, реализовать внешние воздействия (команды).

Такое саморегулирование осуществляется с помощью внутриорганизационного центра, координирующего деятельность организации и обеспечивающего их единство.

Наличие такого центра является четвертым признаком организации. Следует иметь в виду, что в крупной организации центров может быть несколько, но один из них всегда будет выполнять функции главного («полицентризм»).

В качестве пятого признака организации следует считать организационную культуру. Она представляет собой совокупность установившихся традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей.

Организационная культура включает как субъективные, так и объективные элементы. Первые – различного рода ритуалы, мифы, связанные с историей организации и жизнью знаменитых людей, принятые нормы общения. Вторые в основном характеризуют материальную сторону жизни и деятельности организации. Это ее символика, цвета, удобство и оформление интерьеров, внешний вид зданий, помещений.

Соединение объективных и субъективных элементов формирует культуру управления, в которую можно включить стиль руководства, способы решения проблем, характер поведения менеджеров.

Различают внутреннюю и внешнюю среду организации.

Внутренняя среда – совокупность форм и процессов, придающих организации конкретное, присущее только ей лицо.

Она включает:

- разделение труда;

- используемые технологии;

- систему коммуникаций и обмена информацией;

- поведение сотрудников.

Разделение труда представляет собой качественное разграничение и обособление различных видов трудовой деятельности и закрепление их за отдельными людьми и подразделениями, что служит основой их специализации. Оно может быть:

1. Постадийным (последовательные этапы превращения исходных

материалов в готовый продукт);

2. По уровням управленческой иерархии, т.е. между руководителями и

подчиненными;

3. Функциональным.

Первое характеризуется как горизонтальное разделение труда, второе – как вертикальное.

Технология, или связь между отдельными видами работ, может быть последовательной и групповой.

3. 2. Цели организации и их классификация

Общая цель организации является основой стратегии развития и установления ключевых целей по таким важнейшим функциональным сферам деятельности подсистем, как маркетинг, производство, НИР, персонал, финансы. Каждая из этих подсистем реализует свои цели, логически вытекающие из миссии как общей цели организации.

Так, маркетинг направляет свою деятельность на создание спроса и, поэтому его целями являются:

- определение потребности населения и производства в продукции и услугах организации;

- разработка новой продукции;

- освоение новых рынков;

- доставка продукции потребителям;

- контроль за изменением вкусов и спроса потребителей;

- сбор и обработка информации о товаре;

- реклама продукции и фирмы и т.д.

Эту работу должны выполнять специалисты по исследованию рынка, по прогнозированию и планированию, владеющие соответствующей информацией. Состав и количество этих специалистов зависят от возможностей и особенностей организации.

Производство охватывает такие виды деятельности организации, как получение, хранение и распределение средств производства, изготовление готовой продукции, ее хранение и распределение, а также послепродажное обслуживание. Цели этой очень сложной подсистемы организации устанавливаются в виде системы показателей, отражающих объемы, ассортимент продукции, качество, производительность труда, затраты и т.д.

Подсистема НИР («Исследования и разработки») включает разработку новых видов продукции, проведение научных исследований и создание опытных образцов, введение новшеств и др.

Подсистема «Персонал» направлена на работу с трудовым коллективом и включает в себя такие цели: по найму, расстановке, обучению, продвижению и оплате труда работников предприятия.

Финансовая подсистема предприятия своей целью имеет деятельность по организации финансирования, кредитования, выполнения налоговых обязательств, составление бюджетов и др.

Подсистема «Менеджмент» направлена на решение главной цели организации, которая сформулирована миссией организации. Следует иметь в виду, что количество и разнообразие целей организации настолько велико, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация.

В качестве удобного и апробированного на практике метода можно использовать построение целевой модели в виде «дерева целей» (древовидного графа).

Посредством дерева целей описывается иерархия организации, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:

1. Общая цель, находящаяся в вершине графа (дерева), должна

содержать описание конечного результата.

2. При развертывании общей цели в иерархическую структуру целей

исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым условием достижения целей предыдущего уровня.

3. При формулировке целей разных уровней необходимо описывать

желаемые результаты, но не способы их получения.

4. Подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга.

5. Фундамент (основание) дерева целей должны составлять задачи,

представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштаба и сложности поставленных целей, от иерархичности построения структуры управления организации.

Управление по целям (результатам)

Составление целевых моделей – это начальный этап процесса управления по целям; концепции, широко используемой современным менеджментом. Ее суть состоит в следующем.

Менеджмент как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией.

Процесс менеджмента по целям состоит из 4-х этапов:

1. Определяется круг полномочий и обязанностей всех руководителей

предприятия.

2. Осуществляется разработка целей менеджмента в рамках

установленных обязанностей.

3. Составляются реальные планы достижения поставленных целей.

4. Производятся контроль, измерение, оценка работы и полученных

каждым руководителем результатов.

Таким образом, если целеполагание - это начало управленческой деятельности, то ее обязательным продолжением является определение видов работ, которые нужны для достижения целей.

Менеджеры не только составляют планы, но и организуют их выполнение путем формирования структур, процессов и методов, с помощью которых организуется совместный труд. Важное место в работе менеджеров занимает разработка системы показателей, с помощью которых измеряется и оценивается результаты труда каждого работника, подразделения и организации в целом.

Система управления по целям (результатам) имеет ряд несомненных достоинств:

1. Повышение эффективности работы за счет того, что каждый

руководитель имеет четкое представление, как о своих целях, так и о целях организации в целом.

2. Усиливается мотивация к работе как результат непосредственного

участия всех руководителей в установлении целей.

3. Каждый руководитель в этих условиях чувствует личную

заинтересованность в достижении целей.

4. Устанавливаются сроки выполнения этапов и работ, конечный их

результат.

5. Улучшаются взаимоотношения между руководителями и

подчиненными.

6. Совершенствуется система контроля и оценки работы каждого члена

организации в соответствии с достигнутыми результатами.

Недостатки:

1. Эта система управления не приносит успеха на плохо организованном

и плохо управляемом предприятии, где принято за правило доводить до подразделений цели сверху без согласования с их руководителями.

2. Ее трудно использовать, если отсутствует личная мотивация и

необходимая для управления информация, а также при плохой организации контроля

Наряду с системой управления по целям (результатам) в последнее время широко используется другой подход к установлению целей организации – менеджмент-аудит.

Он представляет собой исследование всех аспектов работы организации и ее подразделений с целью разработки рекомендаций по изменению практики управления и выявления резервов снижения затрат.

Менеджмент-аудит позволяет руководителям устанавливать новые приоритеты в области целей и планы развития организации.

3. 3. Функции менеджмента

Цели и задачи управления реализуются через их функции, которые являются составными частями любого процесса управления.

Функция (лат.) – отправление, деятельность, действия, исполнение.

Функция управления – деятельность по управлению.

Функции управления есть результат разделения труда, в процессе которого произошло отделение управленческой деятельности от производственной деятельности.

Существует множество определений функций управления, например:

1. Функции управления есть объективный вид деятельности по

управлению.

2. Функции управления есть результат общественного разделения труда.

3. Функции управления – специализированная деятельность по

управлению.

4. Функции управления – особый вид целенаправленной деятельности

по управлению (преобладающая точка зрения)

Большинством специалистов признано, что существует 5 основных функций управления (менеджмента). Они были сформулированы, как известно, одним из основоположников менеджмента Анри Файолем. Вот они:

1. Планирование.

2. Организация.

3. Координация.

4. Мотивация (активация, стимулирование).

5. Контроль.

Взаимосвязь функций управления можно проиллюстрировать рисунком.

Рис.3.1. Взаимосвязь функций управления.

Стрелки на рисунке показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организовыванием процесса и с мотивированием работающих. В центре рисунка находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных.

Рассмотрим содержание каждой функции механизма.

Планирование – это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатываются методы, наиболее эффективные в конкретных условиях. Конкретное выражение этой деятельности – планы развития производства, НТП, маркетинговой деятельности и так далее, обоснованные календарными расписаниями и графиками, балансовыми расчетами и другим. Планирование – это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и фактов. В условиях рынка планы не носят директивного характера. Органической составной частью планирования является составление прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации (краткосрочные 1-5 лет, среднесрочные 5-10 лет, долгосрочные свыше 10 лет).

Организовывание – функция управления, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, денежными средствами и др.

Таким, образом организовывание – это создание реальных условий для достижения запланированных целей. Вторая не менее важная функция организовывания – создание условий для формирования культуры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, работы с персоналом, развития техники и технологии.

Мотивация - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнение плановых заданий (целей). Для этого осуществляется материальное и моральное стимулирование.

Контроль – это управляющая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Инструменты выполнения этой функции:

• наблюдение;

• проверка всех сторон деятельности;

• учет и анализ.

Координация – это центральная функция процесса управления. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей по реализации цели. Регулирование – согласование плана и отсчета, принятие мер по ликвидации отклонений, работа с отклонениями.

Функции управления условно можно разделить на общие и специальные.

Все общие функции объединяют в следующие группы:

• планирование;

• организация;

• координация;

• мотивация;

• контроль.

Общность этих функций управления подчеркивается их повторяемостью или цикличностью в процессе управления, поэтому общие функции можно назвать и типовыми элементами управленческого цикла.

Разделение труда в производстве обусловило появление специальных функций управления в сфере снабжения, сбыта, подготовки производства. Например, управление снабжением, сбытом, управление НИР, конструкторской, технологической подготовки производства, управление качеством продукции и т. д.

В каждой специальной функции можно выделить общие функции управления, или типовые элементы управленческого цикла: планирование, организация, регулирование, мотивация, учет и анализ, контроль.

Все функции управления выполняются на предприятии в рамках определенной структуры системы управления. Поэтому целесообразно рассмотреть эту категорию.

В терминологии по структурам системы управления нет единообразия. Если любое предприятие считать организационно- экономической системой, состоящей из производства и системы управления, то применяют термин «структура системы управления». При этом под системой управления понимают совокупность органов управления, реализующая методы, технику и технологи управления и связи между элементами системы.

В связи с этим обычно отождествляют понятие «структура системы управления» с организационной структурой управления, которая отражает строение системы управления, содержание которой составляют функции управления.

3. 4. Методы управления

Функции управления реализуются с помощью определенных методов:

• организационно – распределительных;

• экономических;

• социально-психологических.

Методы управления – деятельность, направленная на увеличение теоретических знаний о предмете управления (“мета”–путь, “дос”–направление, метод – направление пути).

Методы можно разделить на общенаучные, основывающиеся на методологии менеджмента, и конкретные, специфические.

Общенаучные методы - это метод моделирования, экспериментирования, метод социологических исследований и др.

Моделирование в менеджменте используется для решения сложных проблем, требующих системного, комплексного подхода. Важнейшие модели – это модели, использующие теорию игр, теорию очередей, теорию управления запасами, линейное программирование, иммитационные модели, модели экономического анализа и другие.

Эксперимент (или научно поставленный опыт) используется для проверки гипотез, новоовведений, изменений в системе управления. Эксперимент проводится по разработанной для этой цели методике при научном, информационном, экономическом и другом обеспечении.

Методы социологических исследований предполагают сбор информации по заданной цели, которая связана с персоналом организации.

Специфическая методы управления многообразны, их классификация осуществляется по большой группе признаков.

Наиболее важными по их содержанию являются деление на:

• экономические;

• организационно – распорядительные;

• социально-психологические.