8.1.6. Робота зі списками та бази даних1 у Excel

У загальному значенні термін база даних можна застосувати до будь-якої сукупності зв’язаної упорядкованої інформації, об’єднаної разом за певною ознакою, наприклад, телефонні списки, списки клієнтів, транзакцій, активів, пасивів тощо. Основним призначенням баз даних є швидкий пошук інформації, що міститься в них.

Excel має у своєму розпорядженні набір функцій, призначених для аналізу списку. Однією з найчастіше розв’язуваних за допомогою електронних таблиць є обробка списків. Унаслідок цього Microsoft Excel має багатий набір засобів, що дають змогу значно спростити обробку таких даних. Нижче наведено кілька порад з роботи зі списками.

В Excel бази даних розміщуються в таблицях. Кожна таблиця складається з рядків і стовпців, що у базах даних називаються, відповідно, записами і полями.

Інформація в базах даних має постійну структуру. Кожен рядок можна розглядати як одиничний запис. Інформація в межах кожного запису міститься в полях.

Працюючи з базами даних в Excel, насамперед потрібно ввести заголовки стовпців. Після цього ви можете ввести інформацію в базу даних. Уведення даних і перегляд інформації можна здійснювати за допомогою команди Данные/Форма.

• На робочому аркуші можна обробляти кілька списків, але все-таки краще помістити кожен список на окремий аркуш робочої книги.

• Засоби обробки списків Excel можна використовувати, не створюючи унікальні заголовки стовпців, але все-таки це краще зробити.

Щодо термінів база даних і список, то це фактично синоніми. І все ж дотримуватимемося того, що прийнято в Microsoft, — називатимемо таблиці в документах Excel списками. Базою даних називатимуться файли таблиць — створені іншими системами обробки даних, такими, як Microsoft Access, dBase чи Microsoft FoxPro.

8.1.6.1. Формування списку

Ефективність списку обумовлена такими характе- ристиками.

• Кожен стовпець повинен містити однорідну інформацію. Наприклад, у списку персоналу можна відвести один стовпець для особистих номерів працівників, другий — для їхніх прізвищ, третій — для імен, четвертий — для дати прийому на роботу і т. ін.

• Один чи два верхні рядки у списку мають містити мітки, що описують призначення відповідного стовпця.

• Необхідно уникати порожніх рядків і стовпців усередині списку.

• В ідеалі на робочому аркуші не повинно бути нічого, крім списку. Якщо це неможливо, то список потрібно відокремити від інших даних принаймні одним порожнім рядком і одним порожнім стовпцем.

• Якщо планується фільтрувати список, не вміщуйте якісь дані на рядки, в яких він розташований.

Щоб підкреслити заголовки, скористайтеся вкладками Шрифт або Рамка діалогового вікна Формат ячеек. (Воно відкривається за командою Формат/Ячейки.) Не вставляйте окремий рядок з дефісів чи знаків рівності, тому що Excel може витлумачити таке підкреслення як дані.

Нові дані можна додавати безпосередньо в кінець списку. Дуже зручним може виявитися порядкове редагування спис- ку за допомогою стандартної екранної форми. Для цього ви- діліть якусь комірку в списку та виконайте команду Данные/Форма.

Примітка. Перед виконанням команди Данные/Форма повинна бути виділена тільки одна комірка в списку, інакше у формі можуть з’явитися неправильні заголовки стовпців.

Порада. В Excel є команда Текст по столбцам, що дає можливість дуже просто створювати списки з даних, які містяться в текстових файлах. Також можна скористатися Майстром перетворень.