10.2 Службові записки (дововідна, пояснювальна)

• Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Реквізити доповідної записки:

1 Назва виду документа.

2 Заголовок.

3 Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.

4 Текст.

5 Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6 Дата складання.

7 Підпис.

• Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1  Адресат.

2 Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3  Назва виду документа.

4  Заголовок.

5  Текст.

6  Дата складання.

7  Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

10.3 Протокол, витяг з протоколу

• Протокол—документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.

Протоколом оформляється також діяльність слідуючи органів, органів охорони громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідальних органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії. За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи: стислі, повні, стенографічні. Реквізити:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата, місце проведення зібрання.

6. Кількісний склад учасників Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний. Питання мас бути сформульовано в називному

відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження і гриф погодження. Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так:

СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ

• Витяг протоколу - один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг з протоколу)

Реквізити:

1. номер протоколу, з якого зроблено витяг;

2. назва органу, засідання, наради;

3. дата;

4. порядок денний;

5. текст з цього питання;

6. підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).