4. Організація проведення зборів, засідань, бесід.

Важливою формою колективного керівництва є збори, наради, засідання. Тому пи­тання проведення зборів, нарад, засідань займають важ­ливе місце в організації праці керівника і системи управ­ління. Раціональна організація цих заходів передбачає ре­тельне планування їх. При плануванні приділяють увагу таким питанням: вибір порядку ден­ного, час проведення зборів, наради, засідання і склад учасників. Про проведення зборів, засідань, нарад повинні знати всі учасники їх, а також особи, присутність яких є до­цільною. В повідомленні про проведення зборів зазначають порядок денний і проект рішення чи постанови. Доповідь і виступи мають бути добре підготовлені, містити принципові про­позиції та рекомендації щодо питання і його вирішення.

Основні вимоги до виступу такі: доповідь має бути ретельно підготовлена, слід зібрати матеріали, проаналізувати їх, визначити головні на­прями; одягтися слід просто; говорити треба чітко, не монотонно, виразно і просто, впевнено і переконливо.

Під час виступу на засіданні правління або на нараді апарату управління найбільш важ­ливими є діловий тон, стислість мови, обґрунтованість пропозицій.

Для повного фіксування результатів роботи зборів, нарад, засідань, всебічного використання інформації, яку одержують результати їх протоколю­ють. Належним чином оформлені протоколи використо­вують для координації діяльності органі­зації.

Значна час­тина питань управління вирішується під час особистих контактів керівника підприємства з підлеглими. Особисті контакти керівника з співробітниками колективу активізують їхню діяль­ність. Контакти поділяють на два види: ті, що здійсню­ються за викликом керівника, і на прохання співробіт­ників. Дні та години прийому мають бути відомі співро­бітникам колективу.

Прийом відвідувачів (співробітників) проходить, як правило, у вигляді бесіди, до проведення якої керівник повинен готуватися. Виділяють такі основні етапи ведення бесіди. Не потрібно примушувати відвідувача довго чекати прийому. На початку розмови керівник повинен встановити з відвідувачем особистий контакт, створити невимушену обстановку. Коли необхідний контакт існує, відвідувача інформують про мету розмови, про те, що цікавить керівника. Керівник повинен уміти задавати пи­тання так, щоб вони не викликали відповідей типу «так» чи «ні», а спонукали співрозмовника відверто і аргумен­товано висловити свою думку. Слід уважно слухати спів­робітника і дотримуватися призначеного часу прийому. Під час прийому не бажано, щоб керівника відволікали інші відвідувачі, телефонні дзвінки. Після того, як мета бесі­ди досягнута, слід тактовно її закінчити. Для цього кра­ще за все підвести підсумок бесіди і зробити висновки або дати оцінку теми бесіди. Під час бесіди керівник не повинен давати будь-яких обіцянок або завірень, у вико­нанні яких він не впевнений. Невиконання їх не тільки негативно позначається на авторитеті керівника, а й зни­жує дисципліну та організованість в колективі.

ІІІ Контрольні питання для самоперевірки:

1. Розкрити сутність та основне призначення управлінських рішень.

2. Наведіть класифікацію управлінських рішень за різними ознаками.

3. Наведіть конкретні приклади організаційних запрограмованих та організаційних незапрограмованих рішень та порівняйте їх.

4. Охарактеризувати на конкретних прикладах компромісні рішення та обґрунтувати їх роль в діяльності організації.

5. Яка існує різниця між рішеннями, які ґрунтуються на міркуваннях та раціональними рішеннями?

6. Які функції виконують управлінські рішення в системі менеджменту?

ІV Література:

1. Кузьмін О.Є., Мельник О.Г. Основи менеджменту - К.: "Академвидав" , 2003р.

2. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента - М.:" Дело", 1997г.

3. Хміль Ф.І. Основи менеджменту - К.: "Академвидав" , 2007р.

4. Шегда А.В. Менеджмент - К.: "Знання", 2004р.