Тема 7. Керівництво та лідерство в організації Самостійна робота 30 Організація праці керівника

І Питання до опрацювання:

1. Основні напрямки наукової організації праці керівника.

2. Планування і організація особистої роботи керівника.

3. Організація роботи зі службовими документами.

4. Організація проведення зборів, засідань, бесід.

ІІ Основні аспекти опрацювання матеріалу:

1. Основні напрямки наукової організації праці керівника.

Якісне і ефективне виконання управлінських функцій вимагає від керівника ви­сокого рівня професійних знань, досвіду, організаційних здібностей. Воно є можливим завдяки широкому вико­ристанню наукових методів управління і систематичному удосконаленню організації праці. Відсутність організова­ності в роботі керівника негативно позначається не тіль­ки на його діяльності, а й на функціонуванні колективу, який він очолює.

Організація праці керівника - це сукупність методів і способів, які керівник застосовує при виконанні управлін­ських робіт. Вона ґрунтується на принципах наукової ор­ганізації управлінської праці.

Головною метою наукової організації праці менеджера є підвищення про­дуктивності праці. Для досягнення головної мети менеджери повинні забезпечити виконання таких завдань: постійне скорочення витрат робочого часу на одиницю про­дукції при збереженні її якості; розробка системи оплати праці, яка стимулювала б підвищення якості роботи та економію часу; забезпечення відповідності між роботою та кваліфікацією, схильностями, психологічними й іншими особливостями пра­цівника; покращення санітарно-гігієнічних умов праці, скорочен­ня питомої ваги важкої та шкідливої праці; підвищення кваліфікації та культурного рівня праців­ників тощо.

До основних напрямів наукової організації праці ке­рівника підприємства належать такі: планування і орга­нізація особистої роботи і раціональний розподіл обов'яз­ків між працівниками апарату управління підприємства; організація контролю за роботою підлеглих; прийом від­відувачів і бесіди з ними; раціональні прийоми і методи роботи; організація робочого місця; робота з службовими документами; організація зборів і нарад.

2. Планування і організація особистої роботи керівника.

Плану­вання і організація особистої роботи керівника передба­чає зменшення витрат і втрат робочого часу на виконан­ня управлінських функцій.

Основним недоліком у плануванні та організації пра­ці керівника підприємства є захоплення поточною роботою, а тому не вистачає часу на вирішення перспективних завдань. Усуненню цього недоліку сприяє, планування роботи і робочого дня керівника. Воно забезпечує ритмічність трудового процесу, підвищує його ефективність.

Планування роботи і робочого часу керівника підприємства можна поділити на два основних етапи: 1) складання перспективного плану на рік, квартал, місяць; 2) поточне планування роботи (тиждень, робочий день).

Планування роботи рекомендується розпочинати зі складання довгострокового плану, розробляти який слід, керуючись правилом «зверху донизу», тобто спочатку планують роботу вищі керівники, а потім керівники ниж­чого рангу. Це забезпечує єдність дій і узгодженість в роботі керівників різних ланок і рівнів управління. Плани роботи кожного керівника мають бути узгод­жені з планами господарської діяльності підприємств. Основу довгострокового плану складає перелік най­більш важливих робіт із зазначенням строків початку і виконання їх.

Поточне планування роботи здійснюється на день, тиждень, декаду. Це плани «на сьогодні», «на завтра». Тижневий план є уточненням загального плану, де­тальним розподілом наявних ресурсів. Кожної п'ятниці, в другій половині дня, рекомендується визначати завдан­ня на наступний тиждень і вносити їх в календар або вписувати до спеціального бланку. Найкраще використо­вувати для цього щотижневики, де всі завдання на тиж­день вміщаються на одній сторінці.

При складанні тижневого плану доцільно додержу­вати таких принципів:

• не навантажуйте свій робочий день більше ніж на 60%, оскільки кожний день вам доводиться займатися і непередбаченими завчасно справами;

• не забудьте занотувати в календарі час щотижневих на­рад;

• не забувайте про свій індивідуальний план роботи, відводячи для виконання завдань необхідний час;

• перевірте, які додаткові роботи вам слід виконати на цьому тижні та чи потрібний буде час на підготовку їх; відокремте і згрупуйте так звані дрібні роботи.

За тижневими планами рекомендується складати ден­ні плани, особливо в тих випадках, коли немає повної ясності щодо наступних робіт на відповідний день. При цьому додержуйте таких принципів:

• якщо ви їздите на роботу громадським транспортом, вико­ристайте цей час на обмірковування плану роботи на на­ступний робочий день;

• візьміть за правило виконувати певні завдання протягом робочого дня до кінця;

• розпочинайте свій ро­бочий день зі спокійного обмірковування протягом 10-15хв робіт, які треба виконати;

• якщо у вас є секретар, розпочинайте робочий день з наради з ним;

• визначить послідовність виконання робіт, спочатку виконайте найскладні­ші завдання дня;

• не піддавайтеся спокусі «спочатку прибрати з дороги всякі дрібниці»;

• не звикайте до того, щоб розпочинати свій робочий день з ознайомлення з поштою, тому що вона рідко міс­тись щось термінове;

• при першій же можливості використовуйте час у пер­шій половині дня для роботи «за закритими дверима»;

• складіть для себе приблизний план виконання роботи протягом дня;

• перед початком роботи перевірте, чи всі завдання по­переднього дня виконані;

• щоб справи не «зависали», передусім завершіть робо­ту, яка залишилась не закінченою учора;

• не забувайте про денний ритм роботи.

Слід пам'ятати, що навіть найкраще складені плани іноді виконати неможливо. У такому випадку слід швид­ко і гнучко пристосуватися до непередбачених умов і скласти план роботи, виходячи з ситуації, що склалася.

Останнім пунктом у системі індивідуального плану­вання є контроль за виконанням завдань і використан­ням часу. В резуль­таті систематичного контролю з'ясовують такі питання: як проходило виконання робіт; наскільки вдалим було планування щодо використан­ня робочого часу; яких результатів було досягнуто.

Кожний керівник повинен передбачати в плані час для підвищення своєї кваліфікації, розширення техніч­них і економічних знань. При розподілі робочого часу слід враховувати період зростання і спаду продуктив­ності праці протягом робочого дня, тижня. На початок дня краще планувати питання, вирішення яких вимагає інтенсивних витрат розумової енергії, на післяобідній час - менш трудомісткі питання.

Значно полегшує оперативне планування і організа­цію робочого часу керівника встановлення чіткого розпорядку робочого дня, тижня, дека­ди чи місяця. Найбільш широко застосовують графіки на тиждень і місяць.

Важливе значення у впровадженні наукової організації праці керівників має організація конт­ролю за роботою підлеглих. До основних форм контролю належать: особистий контроль за роботою підлеглих; контроль через заступників, керівників відділів і спеціалістів апарату управління; контроль за допомогою ведення обліку доручень. Найбільш ефективною формою контролю є особистий контроль, який дає керівнику можливість одержувати ін­формацію з першоджерел. Це сприяє об'єктивній оцінці.

Підвищення продуктивності управлінської праці за­лежить від самого керівника, від його організованості, самодисципліни. Керівник підприємства повинен керу­ватися у своїй роботі рекомендаціями, виробленими уп­равлінською практикою:

1. Точно визначте свою мету. Важливою умовою ефек­тивної роботи є чітке уявлення завдань і цілей. Після ви­значення цілей слід розробити план досягнення їх. Тому наприкін­ці кожного робочого дня слід скласти перелік справ на наступний день.

2. Зосередьтесь на головному. Запишіть напередодні справи, які плануються для виконання у порядку змен­шення їхньої важливості й терміновості, і намагайтеся в такому порядку їх виконувати.

3. Створюйте собі стимули. Будь-яка людина краще ро­бить те, що їй хочеться робити. Звідси завдання - пере­творити свої заняття з «треба» в «хочеться», і тоді про­дуктивність вашої праці зросте автоматично.

4. Встановлюйте чіткі, реальні строки для виконання завдання.

5. Навчіться бути рішучим. Не треба вагатися або від­кладати справу з дня на день.

6. Будьте принциповими в інтересах справи.

7. Майте звичку до записної книжки. Не треба заванта­жувати пам'ять тим, що можна записати.

8. Навчіться слухати.

9. Розпочинайте справу негайно..

10. Цінуйте свій час.

11. Щомісячно намагайтеся влаштовувати глибоку і всебічну перевірку виконання одного з важливих завдань, щоб виявити міру відповідальності ваших підлеглих.

12. Якнайбільше справ доручайте підлеглим.

13. Не витрачайте час на нарікання й переживання з приводу невдач.

14. Опирайтеся на трьох "китів", котрі є фундаментом успіху будь-якої справи: ініціативу, єднання персоналу фірми, наявність програм дій.

3. Організація роботи зі службовими документами.

Діловодством називають систему організації робіт з документами - створення, зберігання, доведення до ви­конавців. Велике значення має діловод­ство і в організації особистої праці керівника.

Одним з шляхів удосконалення системи діловодства є уніфікація і стандартизація документів як за формою, так і за змістом, розробка єдиних правил підготовки і оформлення документів, впровадження державних стан­дартів на документи.

Уніфікація документів - приведення їх до однакової форми; визначення оптимальної кількості і розміщення необхідних реквізитів; визначення формату паперу. Стандартизація докумен­тів передбачає вироблення єдиної форми і вимог, які ви­суваються до документів.

Документи установ, організацій і підприємств роз­різняють за видами діяльності, назвою, місцем складан­ня, способом фіксації.

За видами діяльності документи поділяють на дві загальні гру­пи: організаційно-розпорядчі та фінансові. Організаційно-розпорядчі документи регламентують такі питання, як визначення функцій і прав органу уп­равління, його структурних підрозділів; організація інформації; організація про­цесу управління. Фінансова документація забезпечує виконання фінан­сових, банківських та інших операцій, сприяє ефективно­му використанню коштів.

Організаційно-розпорядчу документацію поділяють на п'ять груп:

• організаційна (положення, статути, інструкції, пра­вила), яка визначає статус установи, структурних ланок і порядок їхньої роботи;

• розпорядча (постанови, розпорядження, рішення, на­кази, вказівки), які характери­зують адміністративну діяльність установи;

• довідково-інформаційна (листи, телеграми, доповідні записки, довідки);

• кадрова про особовий склад (накази щодо особового складу, особисті справи і картки, характеристики та ін.);

• пропозиції, заяви і скарги громадян.

Го­ловне у мові офіційних документів — це послідовність і точність викладення фактів, подій, об'єктивність оцінок, конкретність і чіткість формулювання рішень.

За змістом документи поділяють на індивідуальні та типові. Багато документів мають індивіду­альний зміст. Найбільш поширеними індивідуальними документами на підприємствах є службовий лист, допо­відна записка і довідка.

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, які складають з різних питань діяльності. Елементами службового листа є вступ, ви­кладення сутності справи, висновки і пропозиції щодо вирішення проблеми. Залежно від призначення службові листи бувають супровідними, інформаційними, гарантійними, реклама­ційними, претензійними, арбітражними листами – підтвердженнями, повідомленнями тощо.

Доповідні записки і довідки схожі за своїм призна­ченням. Доповідна записка містить докладне викладення будь-якого питання з висновками, пропозиціями, адресує­ться керівнику цієї або вищої установи. Довідка - це до­кумент, який описує і підтверджує певні факти чи події. Крім того, вона містить результати узагальнення якихось досліджень, відряджень тощо.

Керівники організацій і підприємств перевантажені роботою з документами. Приблиз­но половина документів, які надходять до керівників - вхідні, друга половина - вихідні. Кількість вхідних документів, які надходять-до керів­ника, можна зменшити завдяки їхньому попередньому розгляду. Функцію попереднього розгляду вхідних документів можуть виконувати секретар, помічник керівника, а та­кож один з його заступників.

Перш ніж подати одержану кореспонденцію керівни­ку, секретар має записувати її залежно від терміновості виконання.

Найбільш трудомістка робота керівника - це підго­товка текстів ділових паперів: листів, розпоряджень, рі­шень, вказівок.