Задание 4 анализ системы управления бизнесом

4.1 Анализ технологии бизнеса и основных производственных процессов

Анализ базового бизнес-процесса (используемой на предприятии бизнес-технологии)

В любом бизнесе используется определенная технология управления логистическими, финансовыми и материальными потоками с целью реализации основной бизнес-идеи, позволяющей получать доход. Также должна присутствовать основная бизнес-идея, позволяющая генерировать положительный денежный поток. Эти процедуры можно (желательно) структурировать, оптимизировать и формально фиксировать в определенных организационно-управленческих документах. Одним из вариантов такого формального представления технологии управления являются бизнес-процессы.

В рамках данного подпункта задания обязательно необходимо проанализировать и схематично представить базовый бизнес-процесс. В нем необходимо отразить основную бизнес-идею, используемую на предприятии для получения дохода (например, как обслужить клиента, чтобы сформировать положительный для предприятия денежный поток, или, проще, как заработать прибыль).

Форма представления базовых бизнес-процессов может быть разной (либо такой, как на рисунке 4.1, либо см. рисунки 4,2 и 4.3).

Примеры схем базовых бизнес-процессов, аналогичных рисунку 4.1, с описанием методики их построения приведены в пособии [10].

Схематическое представление базового бизнес-процесса предприятия также может быть реализовано с использованием методологии SADT (Structural Analysis and Design Technique), являющейся классическим методом процессного подхода к управлению. Для этого необходимо представить деятельность предприятия в виде системы взаимодействующих между собой бизнес-процессов, изображенных на схемах двух уровней (рис. 4.2 и 4.3). Каждый отдельный процесс на схеме отображается в виде прямоугольника, к граням которого подводятся именованные стрелки.

При анализе базового бизнес-процесса предприятия с использованием методологии SADT следует:

1. Построить схему верхнего уровня для базового бизнес-процесса предприятия, отражающую взаимодействие предприятия с внешней средой (рисунки 4.2 и 4.3). (Основная задача данной схемы – показать, что необходимо предприятию для осуществления его деятельности и создания готового продукта, работы, услуги.) Для этого необходимо: определить основной процесс в деятельности организации, после чего его можно отобразить на схеме в виде прямоугольника, расположенного в центре области построения схемы (см. рисунки 4.2 и 4.3).

Рисунок 4.1 – Схема базового бизнес-процесса предприятия, осуществляющего выполнение строительно-монтажных работ (построена с использованием информационного продукта Microsoft Office Visio)

Далее следует выявить:

1. ресурсы, поступающие на предприятие из внешней среды и необходимые для его производственной деятельности (производства продукции, работ, услуг). Они отображаются на схеме стрелками, входящими в левую грань блока процесса (рис. 4.2 и 4.3);

2. результаты основной деятельности предприятия (готовая продукция, услуги, работы, денежные потоки предприятия). Они отображаются на схеме стрелками, выходящими из правой грани блока процесса (рис. 4.2 и 4.3);

3. механизмы (ресурсы), преобразовывающие входы (ресурсы, поступающие на предприятие из внешней среды) процесса в выходы (результаты основной деятельности предприятия). Они отображаются на схеме стрелками, входящими в нижнюю грань блока процесса (рис. 4.2 и 4.3);

4. инструменты, управляющие и контролирующие деятельностью всего предприятия. Они отображаются стрелками, входящими в верхнюю грань блока процесса (рис. 4.2 и 4.3).

Рисунок 4.2 – Правила схематического изображения блоков процессов согласно методологии SADT

Пример. Предприятие ООО «КомИнтер» занимается проектированием и монтажом инженерно-технических систем. Для осуществления своей деятельности предприятие приобретает товарно-материальные ценности и инструменты; результатом деятельности предприятия является система, сданная в эксплуатацию.

На основании этой информации о деятельности предприятия можно выделить один главный процесс – «Проектирование и монтаж инженерно-технических систем».

Входами этого процесса являются: а) информация о внешней среде, включая требования потребителей (иных предприятий и физических лиц); б) ТМЦ и инструменты от поставщиков; в) денежные средства от контрагентов; г) персонал с рынка труда; д) потенциальные клиенты (заказы).

Выходами процесса являются: а) инженерно-технические системы, сданные в эксплуатацию; б) чистые денежные потоки; в) денежные средства контрагентам.

Преобразование входящих ресурсов процесса в выходы осуществляется за счет имеющихся на предприятии инструментов, оборудования (механизмы процесса).

Управление процессом осуществляется на основании распоряжений руководства.

Схема верхнего уровня базового бизнес-процесса, отражающая взаимодействие предприятия ООО «КомИнтер» с внешней средой представлена на рисунке 4.3.

Рисунок 4.3 – Схема верхнего уровня базового бизнес-процесса, отражающая взаимодействие предприятия ООО «КомИнтер» с внешней средой

2. После создания схемы верхнего уровня для базового бизнес-процесса предприятия (которая отражает взаимодействие предприятия с внешней средой), следует перейти ко второму этапу: изобразить схематично второй уровень для базового бизнес-процесса, на котором необходимо представить основные виды деятельности предприятия в виде тематически сгруппированных бизнес-процессов, взаимосвязанных друг с другом. Основная задача данной схемы заключается в том, чтобы показать графически, как входящие потоки схемы верхнего уровня преобразовываются под действием имеющихся на предприятии ресурсов и инструментов управления в конечный продукт (оказанную работу или услугу). Для этого необходимо:

1. определить основные объекты и субъекты, вовлеченные в деятельность предприятия (например, таковыми могут являться потребители, поставщики, рабочая сила, оборудование) и связанные с ними бизнес-процессы, которые затем изображаются на схеме второго уровня в виде прямоугольников. Как правило, для того, чтобы схема не была перегружена, на втором уровне принято отображать не более 4-7 бизнес-процессов (рис. 4.4);

2. перенести все входы и выходы схемы верхнего уровня модели бизнес-процессов предприятия на схему второго уровня так, чтобы они сохранили свое функциональное назначение и направление. Если на схеме верхнего уровня стрелка обозначает вход процесса, то на схеме второго уровня она также должна входить в левую грань определенного процесса и являться для него входящим ресурсом. В итоге все входы и выходы схемы верхнего уровня должны быть соотнесены с бизнес-процессами схемы второго уровня (рис. 4.4);

3. каждый бизнес-процесс схемы второго уровня обязательно должен иметь входящие ресурсы и результат (который в свою очередь, может являться входящим ресурсом для другого процесса), ввиду чего следует показать недостающие входы и выходы так, чтобы получилась система взаимосвязанных бизнес-процессов (рис. 1.5);

4. на основе данных схемы второго уровня рекомендуется заполнить таблицу 4.1.

Рисунок 4.4 – Схема второго уровня базового бизнес-процесса предприятия

Таблица 4.1 – Сводные данные схемы второго уровня (примерная форма)

Характеристики процесса	Описание
1	2
Название процесса	Приводится название процесса со схемы второго уровня (рис. 1.5)
Владелец процесса	Приводятся руководители процесса
Исполнитель процесса	Приводится перечень исполнителей процесса
Документация, сопровождающая процесс	Приводится перечень документов, обеспечивающих выполнение процесса
Входящие ресурсы	Приводятся ресурсы, необходимые для осуществления бизнес-процесса (на рисунке 1.5 они изображены стрелками, входящими в левую грань блока процесса)
Результаты	Приводятся результаты осуществления бизнес-процесса, (на рисунке 1.5 они изображены стрелками, выходящими из правой грани блока процесса)
Название процесса	Приводится название второго процесса системы бизнес второго уровня (рис. 1.5)
Владелец процесса

В данной таблице должны быть по порядку описаны все семь бизнес-процессов второго уровня, схематически изображенных на рисунке 4.4 («разработка стратегии и развитие бизнеса», «продвижение и продажи», «наем, обучение и развитие персонала», «планирование и осуществление проектных работ», «возобновление инструмента», «финансирование деятельности и расчеты», «закупки и снабжение»).

Анализ производственных процессов

В данном подпункте необходимо описать применяемые на предприятии производственные процессы. В зависимости от специфики бизнеса это могут быть процессы, связанные с производством продукции, оказанием услуг, выполнением работ. Но в любом случае необходимо проанализировать информацию об используемом оборудовании, оснастке, персонале, транспортных средствах, компьютерном обеспечении и т.п.

Технологический процесс необходимо представить в табличной или графической форме с подробным описанием содержания, материального и трудового обеспечения каждой операции.

Данные по данному пункту задания могут быть представлены в виде таблицы 4.2.

Таблица 4.2 – Сводные данные по технологическим операциям производимой на предприятии продукции (примерная форма)

Технологическая операция	Используемое оборудование	Количество ед. оборудования	Цена оборудования, тыс.руб.	Используемый персонал (необходимая квалификация, название профессии)	Среднее время на операцию, мин.
1	2	3	4	5	6

Укрупненная схема производственного процесса, используемого на предприятии, в графической форме может быть представлена в виде рисунка 4.5.

Рисунок 4.5 – Укрупненная схема производственного процесса (литейное производство)