Формирование зарплатной ведомости

Так выглядят исходные данные для заполнения электронной таблицы:

Здесь мы имеем дело с тремя типами содержимого ячеек: текст, число, формула. Ввод исходных данных происходит в командной строке. После заполнения таблицы мы увидим на экране:

Обычно работник бухгалтерии, поправив одну из цифр, вынужден был исправлять весь комплект взаимосвязанных документов, куда явно или неявно входил исправленный параметр. С помощью ЭТ такое изменение может быть учтено мгновенно и всюду.

6.2. Табличный процессор excel Общие сведения

ТП Excel – программа, предназначенная для обработки числовой и текстовой информации. С ее помощью можно решать экономические, математические, инженерно-расчетные задачи, проводить статистическую обработку данных, а также отображать числовую информацию в виде различных графиков и диаграмм.

Excel имеет два окна – программное (внешнее) и рабочее (внутреннее). Внутреннее окно Sheet # содержит рабочую страницу (лист), представляющую двумерную прямоугольную таблицу. Справа и внизу на рабочем листе расположены линейки со стрелками прокрутки, позволяющие с помощью мыши быстро перемещаться по странице.

Каждый лист по умолчанию имеет имя: «Лист1», «Лист2» и т.д.. Рабочие листы объединяются в одну рабочую книгу, которая хранится в отдельном файле, например, Book1.xls.

Структурной единицей рабочего листа является ячейка. Исходная информация заносится в ячейки электронной таблицы, каждая из которых имеет свое имя, состоящее из номера столбца (A,B,C,…) и номера строки (1,2,3,….), например  А1, F45 ....

В ячейке таблицы хранятся данные: текст, число или формула. Аргументами в формулах могут быть: текст, числа, даты, функции или ссылки. Ссылка определяет адрес ячейки, где находится нужное значение.

Различают абсолютные, относительные и смешанные адреса ячеек.

Абсолютный адрес позволяет определить местоположение нужного значения в данной ячейке, адрес которой остается фиксированным при любых операциях и манипуляциях с таблицей. В записи абсолютного адреса ячейки перед именем столбца и перед номером строки пишется знак “$”. Например, $В$19 или $L$123. Относительный адрес ячейки определяет не только местоположение ячейки, но и относительное взаиморасположение ячеек. Функциональное различие абсолютного и относительного адресов ячейки проявляется при переносе формулы в другую ячейку рабочего листа. При этом в формулах абсолютные адреса ячеек не меняются, а относительные адреса изменяются так, что на новом месте относительное взаиморасположение ячеек-аргументов и ячейки с формулой сохраняется.

Итак, данные подлежащие обработке размещаются на нескольких листах книги Excel. Введите числа и текст какой-нибудь сметы в ячейки первого листа книги, попытайтесь красиво оформить данные, а затем представьте их в виде диаграммы (попытайтесь!). Далее сохраните данные и напечатайте. У вас должно все получиться!

А теперь опишем несколько правил работы с таблицей. Чтобы выполнить какое-либо действие с данными, помещенными в ячейки (ввод, копирование, удаление, форматирование и т.п.), необходимо их выделить. Чтобы выделить ячейку, укажите на нее и нажмите кнопку мыши. При нажатой кнопке можно выделить диапазон ячеек. После выделения необходимой области нажмите правую кнопку мыши, вызывая контекстное меню, которое позволяет выполнить ряд команд: Вырезать, Копировать, Вставить и т.п.

Изменение данных проводят прямо в ячейке. Перемещение или копирование содержимого ячеек можно осуществить перетаскиванием их с помощью мыши. Чтобы скопировать (а не переместить), держите нажатой клавишу CTRL.

Для обработки числовой или текстовой информации применяют формулы и функции.

Функция  переменная величина, значение которой зависит от аргументов. В качестве аргументов могут быть использованы числовые или текстовые данные и ссылки на ячейки, в которых хранится информация. Например: СУММ(12;В1:В10;С6)  результатом обработки функцией СУММ указанных аргументов будет суммирование числа 12, всех чисел, содержащихся в ячейках в диапазоне с В1 по В10, и числа, находящегося в ячейке С6.

Формула  последовательность символов, начинающаяся со знака "=" и состоящая из знаков арифметических операций, числовых данных, ссылок на ячейки и функций. Например: =(7+D5/0,5)*(СУММ(А1:А5)-3). После ввода в ячейку такой формулы Excel прибавит к 7-ми частное числа, хранящегося в ячейке D7 и 0,5-ти, затем вычислит с помощью функции сумму, отнимет от нее число 3 и, наконец, выполнит умножение.

В случае затруднений с формированием формулы используйте Мастер функций. Есть великолепная команда Автосуммирование. Выделите столбец или строку данных (и вообще любой диапазон ячеек) и нажмите кнопку Автосуммирование. Подобный сервис есть и при оформлении дизайна таблицы. Вручную форматирование проводят стандартным способом. Выделяют ячейку или диапазон, а затем выбирают команды из контекстного меню форматирования. Автоформат позволяет оформить сразу весь текущий лист по шаблону, который выбирается командой Автоформат в меню Формат.

Если при вводе формулы допущены ошибки, в ячейке появится одно из сообщений, приведенных в табл. 2.6.

Таблица 2.6

Ошибка	Причины	Пояснения
#ЗНАЧ!	используется недопустимый тип аргумента или операнда	=А1+А2 при этом в А1 находится число, в А2  текст
#ИМЯ?	появляется, когда Microsoft Excel не может распознать имя, используемое в формуле	=А1+А А  не является именем ячейки
#ДЕЛ/0!	появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль	=А1/А2 при этом в А2 содержится 0

#ССЫЛКА!	появляется, когда используется недопустимая ссылка на ячейку	использовалась формула =А1+5 после удаления ячейки А1 появилась ошибка =#ССЫЛКА!+5
#####	ошибка появляется, когда вводимое числовое значение не умещается в ячейке	необходимо просто расширить столбец

Рис. 2.23. Интерфейс табличного процессора Excel

Назначение объектов интерфейса Excel

• Строка заголовка  содержит название программы и имя обрабатываемого файла (по умолчанию Книга1).

• Строка меню  содержит команды для управления программой (если не работает мышь, попасть в меню можно с помощью клавиши Alt.).

• Панели инструментов  кнопки осуществляют быстрый доступ к командам управления (включить/отключить панель можно с помощью п. меню Вид).

• Текущая ячейка  та, в которой в данный момент находится курсор (для перевода курсора-рамки, необходимо щелкнуть мышкой в нужную ячейку либо воспользоваться стрелками управления курсора).

• Поле имени  отображает имя текущей ячейки.

• Строка формул  позволяет вводить и редактировать содержимое ячеек (отображает формулы, в то время как в ячейке отображается число-результат вычислений).

• Строка состояния  в ней можно увидеть комментарии к действиям пользователя, а также подсказки (если выделить мышкой ячейки с числами в строке состояния, будет вычислена их сумма).

• Ярлычки листов  щелкнув по листу левой кнопкой, легко перейти на другой лист рабочей книги Excel. (файл Excel называют рабочей книгой, состоит она из листов, каждый из которых представляет собой одну электронную таблицу).

Рассмотрим на примере создание простейшей таблицы «Подведение итогов по продаже молока за 1 квартал».

	А	B	C	D	Е
1	Продажа молока в городах края
2		январь	Февраль	Март	за 1 квартал
3	Канск	5 000,60р.	5 600,00р.	4 500,00р.	15 100,60р.
4	Ачинск	4 600,00р.	5 000,50р.	4 600,00р.	14 200,50р.
5	Назарово	5 000,00р.	5 200,00р.	5 100,30р.	15 300,30р.
6	Итого	14 600,60р.	15 800,50р.	14 200,30р.	44 601,40р.

Алгоритм создания таблицы

1. Поставьте курсор в ячейку А1 и напечатайте «Продажа молока в городах края».

2. Поставьте курсор в ячейку В2 и напечатайте «январь».

3. Наведите курсор мыши на правый нижний угол ячейки В2, подождите, пока курсор превратится в черный крестик, нажмите левую кнопку мыши и тащите вправо, заполняя ячейки В2:D2 (такой прием называют автозаполнением).

4. В ячейку E2 занесите текст: «за 1 квартал».

5. В ячейки А3:А6 внесите соответствующий текст.

6. В ячейки В3:D5 внесите соответствующие числа.

7. Выделите диапазон В3:D5 (установите курсор мыши в центр ячейки В3 и, удерживая нажатой левую кнопку, перемещайте мышь вправо, пока диапазон не закрасится черным цветом) и щелкните по кнопке Денежный формат.

8. Подсчитайте суммы по месяцам – для этого, поставьте курсор в ячейку В6 и щелкните по кнопке Автосумма. Проследите, чтобы выделение бегущим штрихом охватывало диапазон В3:В5.

9. Суммы за остальные месяцы вычислите аналогично.

10. Вычислите суммы за 1 квартал  для этого выделите диапазон В3:Е3 и щелкните по кнопке Автосумма. В ячейке Е3 появится нужное значение. Затем автозаполнением размножьте эту формулу в ячейки Е4:Е6.

В следующем примере иллюстрируется способ программирования в Excel игры «Орел-Решка».

Суть игры состоит в загадывании орла или решки человеком и компьютером. При совпадении значений человек выигрывает, иначе  проигрывает. Компьютер будет загадывать значение случайным образом. В Excel имеется функция, генерирующая некоторое случайное число в промежутке от 0 до 1. Тогда, если выпадет число  0,5  будем считать, что загадан «орел», иначе  «решка». Игроку предоставим заносить свое значение в отведенную ячейку. И еще одну ячейку назначим для хранения результата игры.

	А	В	С	D
1	Случайное число	Компьютер	Человек	Результат
2	0,94781135