1.7.2 Комплект "Делопроизводство"

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Регистрация, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, подготовка проектов документов - это лишь неполный перечень функций, выполняемых при помощи комплекта "Делопроизводство".

Комплект предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Сотрудники организации получают возможность быстро ознакомиться с внутренними распорядительными документами или отправить на согласование свои проекты.

Комплект "Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:

• "Регистрация документов" - предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления;

• "Библиотека документов" - служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам (электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т.д.;

• "Согласование" - предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования;

• "Ознакомление" - предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления;

• "Обращения граждан" - предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

• "Организационно-распорядительные документы" - предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения;

1.7.3 Комплект "Внешние контакты"

Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

• информировать сотрудников о развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях и дальнейших планах работ;

• фиксировать информацию о сотрудниках внешних компаний, о совместных проектах;

• планировать мероприятия и встречи;

• заносить информацию о результатах переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;

• фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих баз данных:

• "Внешние контакты" - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений;

• "Проекты" - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации;

• "Рассылка" - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.;

• "Секретарь" - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.