1.2 Основные принципы систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

• однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

• единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

• сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

• эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

• интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

• создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

• оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Система электронного документооборота - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций

Задачи СЭД:

• обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

• поддержка системы контроля качества;

• накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

• формализация деятельности каждого сотрудника;

• оптимизация бизнес-процессов;

• экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы – документы только в «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

1.3 Enterprise Content Management

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время.

Подтверждением факта, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой канцелярского документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (любым). Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированнную с остальными функциями системы.

Enterprise content management (ECM) - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией

В данном контексте информация предполагается слабо структурированной - это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.

Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты:

• управление документами - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

• управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами;

• управление записями - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;

• управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;

• управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;

• управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;

• управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;

• документно-ориентированное взаимодействие (Collaboration) - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

1.4 СЭД и ERP

Enterprise Resource Planning System (ERP-система) - корпоративная информационная система (КИС) планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия.

Корпоративной Информационной Системой может считаться система, автоматизирующая более 80 % подразделений предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп(Groupware), они ориентированы на крупные компании. В состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.

Для крупных компаний часто встает проблема выбора между ERP, в которой все есть и СЭД, которая решает частные задачи. Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся». Проводятся уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.

Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:

• ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше - за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;

• использовать СЭД как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;

• использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не вводить вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.