1.5 Комплексный подход к созданию сэд

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Данный подход называется созданием комплексной системы автоматизации документооборота.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

• удешевление разработки и внедрения конечных приложений;

• обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений;

• сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений;

• обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях;

• обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения;

• обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов;

• обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество, к примеру:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

• электронный архив документов;

• согласование и утверждение ОРД;

• контроль исполнения документов и поручений;

• автоматизация договорного процесса;

• управление библиотекой книг;

• библиотека регламентов управленческих процедур;

• оформление командировок;

• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

• система контроля выполнения должностных инструкций;

Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения платформы и риск не оправдать ожидания от внедрения платформы в короткий срок.

1.6 Платформа автоматизации ibm Lotus Notes/Domino

Lotus Notes является платформой для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware) т.е. для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов.

Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. Компания IBM использует следующую терминологию: Notes - приложение с графическим интерфейсом для клиентской рабочей станции, Domino - консольное приложение сервера.

В отличие от других систем, позиционирующихся в той же нише, в основе Notes не лежит почтовая служба. Базовым механизмом является система доступа к данным, хранимым в БД. Между собой клиент и сервер Lotus Notes общаются по протоколу NotesRPC.

Использование данной платформы обеспечивает следующие преимущества:

• возможность создания территориально-распределенных систем;

• открытая архитектура, механизм для разработки приложений;

• возможность работы мобильных и оффлайн пользователей;

• поддержка современной технологии репликации с минимизированным трафиком, позволяющая пользователям эффективно работать даже при отсутствии доступа к сети;

• встроенные средства обмена мгновенными сообщениями;

• интегрируемость с другими информационными системами (совместимость с типами данных IBMDB2, Oracle, Sybase, MS SQL, ODBC);

• документно-ориентированные базы данных - возможность работы с любыми типами электронных документов, включая неструктурированные данные;

• безопасность IT инфраструктуры - многоуровневая модель защиты, настраиваемая от уровня сервера до уровня индивидуального поля в документе;

• платформенная независимость - сервер Domino работает под управлением различных операционных систем.