27.3.2. Организация как кибернетическая система с управлением
Управление любой системой в простейшем виде может быть рассмотрено в виде контура управления, как совокупность двух взаимодействующих подсистем – субъекта управления (управляющей подсистемы) и объекта управления (управляемой подсистемы) (рис.27.1). Выделяют следующие типы задач управления:
задача целеполагания – определение требуемого состояния или поведения системы;
задача стабилизации – удержание системы в существующем состоянии в условиях возмущающих воздействий, например, поддержание постоянства выпуска (сбыта) продукции, определяемую планом (спросом). Учет результатов производства может осуществляться по отклонениям фактического выпуска от расчетного.
задача выполнения программы – перевод системы в требуемое состояние в соответствии с заданной программой, т.е. в условиях, когда значения управляемых величин изменяются по известным детерминированным законам. Например, поставки транспортом продовольственных товаров в торговую сеть в течение суток в соответствии с заданным графиком.
Рис.27.1. Система управления в виде контура управления
задача слежения (мониторинг) – обеспечение требуемого поведения системы в условиях, когда законы изменения управляемых величин неизвестны или изменяются; т.е. программа не рассчитывается заранее, а определяется поведением наблюдаемого объекта.
задача оптимизации – удержание или перевод системы в состояние с экстремальными значениями характеристик при заданных условиях и ограничениях.
Одна из особенностей кибернетики – информационный подход к процессам управления. В информационной трактовке кибернетического подхода управление в организационных системах рассматривается прежде всего как процесс преобразования информации: информация об объекте управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления. Поэтому понятие информации принадлежит к числу наиболее фундаментальных понятий кибернетики. В информационной трактовке процессы кибернетического управления связаны с получением, передачей, переработкой и использованием информации. Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются с понятием связь. Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с понятием управление. Если системы способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они обладают обратной связью. В кибернетическом управлении системе управления по каналам обратной связи передаются различные учетно-статистические сведения. Обратная связь создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее не известно.
Переработку информации, идущей по каналам обратной связи, в сигналы, корректирующие деятельность системы, называют регулированием. Следует делать различие между терминами «управление» и «регулирование». Если считать, что управление обозначает воздействие на результаты работы системы для достижения намеченной цели, то регулирование обозначает тип управления, основанный на методе выравнивания отклонений от нормы (эталона, заданной величины). Стабилизация, выполнение программы и слежение относятся к задачам регулирования.
Информационный подход кибернетики к процессам управления различными системами представляется в виде системы с управлением (рис.27.2), включающей три подсистемы: управляющую систему (систему управления), объект управления (ОУ) и систему связи.
Рис.27.2. Организация как кибернетическая система с управлением
Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими. К ним относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические системы и др. Управляющая система совместно с системой связи образует систему управления (СУ). Основным элементом организационно-технических СУ является лицо, принимающее решение (ЛПР) - индивидуум или группа индивидуумов, имеющих право принимать окончательные решения по выбору одного из нескольких управляющих воздействий. Система связи включает канал прямой связи X, по которому передается входная информация, включающая командную информацию, и канал обратной связи Y, по которому передается информация о состоянии ОУ. Внешняя среда воздействует как на функционирование ОУ, сигнал W, так и учитывается при выработке управляющих воздействий в системе управления.
Основными группами функций системы управления являются:
функции принятия решений – функции преобразования содержания информации;
рутинные функции обработки информации;
функции обмена информацией.
Функции принятия решений выражаются в создании новой информации в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного управления (регулирования, координации действий). Это связано с преобразованием содержания информации о состоянии ОУ и внешней среды в управляющую информацию при решении логических задач и выполнении аналитических расчетов, проводимых ЛПР при порождении и выборе альтернатив. Эта группа функций является главной, поскольку обеспечивает выработку информационных воздействий по удержанию в существующем положении или при переводе системы в новое состояние.
Рутинные функции обработки информации охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование, преобразование формы информации и т.д. Эта группа функций преобразования информации не изменяет ее смысл, т.е. это рутинные функции, не связанные с содержательной обработкой информации.
Функции обмена информацией связаны с доведением выработанных воздействий до ОУ и обменом информацией между ЛПР (ограничение доступа, получение (сбор), передача информации по управлению в текстовой, графической, табличной и иных формах по телефону, системам передачи данных и т.д.).
Процесс менеджмента представляет собой последовательность действий работников аппарата управления, направленных на достижение целей организации. Процесс менеджмента можно рассматривать с двух точек зрения:
1) с содержательной, анализируя сущность (содержание) и последовательность деятельности на каждом из этапов процесса управления;
2) с информационной, анализируя процессы обработки, передачи и хранения информации, происходящие в системе управления.
С содержательной точки зрения в процессе управления различными системами можно выделить общие этапы (функции управления): целеполагание, прогнозирование, планирование, организация, координация, мотивация, учет и контроль, анализ.
С информационной точки зрения процесс управления представляет собой последовательность следующих этапов:
1) сбор первичной (начальной) информации;
2) ее регистрация, передача и сохранение на информационном носителе;
3) логическая и математическая обработка первичной информации, в результате чего получается синтетическая информация, которая может быть оформлена в виде документа;
4) предоставление синтетической информации субъекту управления;
5) если субъект управления считает, что предоставленной информации достаточно для принятия управленческого решения, то осуществляется переход к пункту (6), в противном случае происходят сбор дополнительной первичной информации, ее регистрация, обработка и предоставление субъекту управления вновь полученной синтетической информации;
6) принятие субъектом управленческого решения;
7) документальное оформление решения;
8) архивизация документов;
9) доведение решения до исполнителей.
После этого исполнители совершают определенные действия, что ведет к изменению состояния управляемого и (или) управляющего объекта, обновлению первичной информации.