3.2. Управління витратами у торгівлі

В системі управління економічною діяльністю торговельного підприємства одним із найбільш складних та важливих елементів є управління витратами. Це обумовлено тим, що управління витратами є динамічним процесом, який полягає у досягненні високого економічного результату діяльності підприємства. Воно не зводиться лише до зниження витрат, а поширюється на всі елементи управління.

В умовах ринкової економіки управління витратами торговельних організацій та підприємств повинно означати створення єдиної, раціональної, чітко та безперебійно функціонуючої системи з певними цільовими установками та взаємопов'язаними елементами. Економічна оцінка структури витрат підприємства за видами діяльності проводиться з метою визначення доцільності і раціональності окремих видів витрат та ефективності господарювання підприємства в цілому.

За сприятливих економічних умов важливою стає задача оптимального розподілу ресурсів між поточною та інвестиційною діяльністю. Це можливо зробити, якщо на підприємстві діє продумана система управління витратами.

Управління витратами — це процес цілеспрямованого формування

80

витрат щодо їхніх видів, місць та носіїв за постійного контролю рівня витрат і стимулювання їхнього зниження. Воно є важливою функцією економічного механізму торговельного підприємства. Управління витратами є складним, багатоаспектним та динамічним процесом, що включає управлінські дії, ціллю яких є досягнення високого економічного результату діяльності підприємства. Таким чином, управління витратами не завжди повинне бути спрямоване безпосередньо на економію витрат.

Метою управління витратами є, виходячи з основної мети управління, максимізація ринкової вартості підприємства та його прибутку. Загальну модель процесу управління витратами торговельного підприємства подано на схемі (рис. 3.5).

Управління витратами передбачає:

1. Організацію обліку витрат в цілому і за статтями витрат, яка створює інформаційну базу для прийняття управлінських рішень.

2. Аналіз витрат, що дає змогу оцінити стан витрат, ступінь раціональності здійснених витрат, дати кількісну оцінку факторам, які впливають на суму і рівень поточних витрат.

3. Нормування витрат, яке передбачає визначення граничних розмірів з окремих видів витрат (норми спецодягу, натурального (природного) убутку, товарні запаси абощо).

4. Планування (прогнозування) витрат обігу, яке дає можливість ви­значити мінімальні і максимальні межі витрат, можливий розмір витрат при плановому обсязі діяльності і рівні використання ресурсів та дозволяє обрати такий варіант плану витрат, який максимально відповідає досягненню цільового розміру прибутку.

5. Порівняння фактичних витрат із плановими.

6. Контроль і оперативне управління витратами.

7. Пошук і виявлення чинників економії витрат. Стимулювання економії і зниження витрат.

81

Рис. 3.5. Модель управління витратами торговельного підприємства.

Дослідження господарської діяльності ЗАТ «Гал-експоком» дозволило зробити висновок про неналежну організацію системи управління витратами досліджуваного торговельного підприємства практично на всіх етапах

82

управління. Крім того, проблеми, що виникають на одних етапах спричинюють затримку чи невиконання функцій системи управління витратами на інших етапах.

1. Наприклад, виявлення існуючих проблем (діагностика) формування та контролю витрат на підприємстві зводиться до визначення причин недостатньої оперативності обліку, відсутності надійних критеріїв оцінки ефективності діяльності в сфері управління витратами, недорозвиненості системи мотивації. Недостатність оперативного обліку полягає в тому, що в ЗАТ «Гал-експоком» повні дані про фактичні витрати можуть бути отримані в бухгалтерії через місяць після звітного. Ці дані на момент їх отримання є. застарілими. Вони не дозволяють оперативно аналізувати витрати і, відповідно, приймати рішення з виникненням проблем.

Таким чином, важливим напрямом вдосконалення управління витратами ЗАТ «Гал-експоком» є організація оперативнішого їх обліку шляхом мотивації працівників, упровадження більш прогресивних інформаційних систем обліку тощо.

Крім того, інформація про витрати ЗАТ «Гал-експоком» орієнтована в основному на зовнішніх, по відношенню до підприємства, користувачів: державні і податкові органи, банки, постачальників та потенційних інвесторів. Тому вона має суто регламентовану структуру, склад зовнішньої звітності та принципи її складання.

На даному етапі розвитку виникає необхідність в економічній інформації про поточні витрати, що дозволяє керівництву використовувати її для прийняття економічно обґрунтованих управлінських рішень. Ця інформація внутрішньо орієнтована. В межах даної системи витрати групуються і враховуються за видами, місцем виникнення і носіями витрат.

Місця виникнення витрат на підприємстві - структурні підрозділи (магазини, склади), в яких відбувається споживання ресурсів торговельного підприємства, під носіями витрат розуміють види та групи товарів, що призначені для реалізації на ринку.

83

Управління витратами відбувається через людську діяльність, тому працівники, що приймають участь в процесі управління, повинні відповідати за доцільність виникнення того чи іншого виду витрат. З цією метою виділяють центри відповідальності, тобто структурні елементи підприємства, в межах яких визначені особи несуть відповідальність за доцільність здійснених витрат. Зміст і структура даної інформації визначається на кожному конкретному підприємстві самостійно, в залежності від складності організаційної структури та особливостей діяльності.

Аналогічні проблеми характерні процесу управління витратами ЗАТ «Гал-експоком», що вимагає переорієнтації цілей обліку витрат на запити внутрішніх користувачів.

2. Проведення аналізу витрат ЗАТ «Гал-експоком» не є систематичним процесом, що суттєво ускладнює його здійснення та призводить до постійних перебоїв у забезпеченні та підготовці інформації для прийняття управлінських рішень. Крім того, не розроблений механізм проведення аналізу.

У зв'язку з цим, рекомендуємо організувати своєчасність проведення аналізу витрат, розробити послідовність його здійснення із вказанням обов'язкових етапів та сформувати систему стандартизованих звітів з аналізу витрат.

3. Норми витрат — це граничні витрати окремих видів ресурсів за даних організаційно-технічних умов. Вони є важливим чинником забезпечення режиму жорсткої економії і відповідно конкурентоспроможності торговельного підприємства. Нормування витрат ЗАТ «Гал-експоком» проводиться за стандартами, розробленими ще на початку діяльності підприємства. Витрати таких важливих ресурсів, як паливо, електроенергія та ряд інших суттєво змінилися, змінився асортимент товарів, якими торгує ЗАТ «Гал-експоком», таким чином, є гостра потреба в розробці адаптованих до сучасних умов господарювання норм витрат.

4.Поточні втрати є одним з результативних показників господарської

84

діяльності підприємств торгівлі, основна мета планування яких - визначення загальної суми витрат, необхідної для забезпечення нормальної роботи та якісного обслуговування споживачів, з урахуванням наявних резервів зниження витрат. Планові розрахунки витрат діяльності використовують для визначення потреб в обігових коштах, планування фінансових результатів діяльності підприємства, визначення економічної ефективності реалізації окремих товарів, комерційних угод, а також для формування цінової стратегії підприємства.

Інформаційною базою для планування витрат звичайної діяльності виступають такі фінансово-економічні показники розвитку підприємства: плановий та фактичний обсяг і структура товарообороту, товарного забезпечення, запасів товарно-матеріальних цінностей, планова середньоспискова чисельність, штатний розклад, прийнята система оплати праці.

В процесі планування витрат торговельного підприємства слід дотримуватися таких принципів [46, с.396]:

1. Приріст загальної суми витрат не має перебільшувати приріст доходів, що є умовою отримання прибутку від товарообороту. Максимізація одержуваного прибутку досягається за умови рівності граничних витрат з граничними доходами.

2. Розмір витрат залежить від вибору ресурсів, що забезпечують певний обсяг діяльності підприємства. Підприємство має прагнути використовувати такий набір факторів виробництва, який забезпечує один і той же обсяг діяльності (товарооборот) з найменшими витратами на введені фактори виробництва. Тому при обгрунтуванні витрат необхідно проводити розра­хунки, виходячи із можливостей альтернативного використання ресурсів л' вибору найбільш відповідного варіанту.

ІІІ.Планування витрат на рівні достатньому для підтримання стандарту обслуговування покупців.

Суттєвим недоліком системи планування витрат ЗАТ «Гал-експоком» є

85

непоінформованість працівників про існування таких планів, віддаленість існуючих планів від реальної ситуації на підприємстві, розробка планів лише раз на рік з поквартальною розбивкою без можливості їх коригування, тобто відсутність гнучкого планування,. Крім того, на нашу думку, доцільно залучати працівників нижчих підрозділів до складання планів витрат, враховувати їх рекомендації.

На даний момент планування витрат ЗАТ «Гал-експоком» здійснюється або методом техніко-економічних розрахунків або ж факторно-аналітичним методом. Удосконалити систему планування витрат можна також шляхом використання економіко-математичних методів, методів імітаційного моделювання та інших.

5. У процесі планування встановлюються граничні (допустимі) загальні витрати в підрозділах і в цілому по підприємству (кошториси). Фактичний рівень витрат обчислюється за даними поточного обліку. Порівняння фактичних витрат з плановими (нормативними) дає змогу в процесі аналізу оцінювати роботу підрозділів з використання ресурсів, з'ясовувати причини відхилень фактичних витрат, від планових і відповідно стимулювати працівників підприємства до їхнього зниження. Порівняння витрат зазвичай здійснюється в двох розрізах: натуральних і вартісних показниках. Тому система оперативного обліку витрат повинна давати відповідь про причину відхилення фактичного показника від планового. Є дві основні причини -відхилення від норм витрачання ресурсів та зміни цін на ресурс.

6. Удосконалення системи управління витратами націлене на постійний пошук і виявлення резервів економії ресурсів, нормування їх витрат, планування, облік та аналіз витрат за їх видами, стимулювання ресурсозбереження і зниження витрат з метою підвищення ефективності фінансово-господарської діяльності підприємства.

Виявлення й використання чинників економії ресурсів, зниження витрат є обов'язком кожного працівника підприємства, передусім спеціалістів і керівників усіх рівнів.

86

Основні резерви економії витрат ЗАТ «Гал-експоком» запропоновано на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Характеристика основних резервів економії витрат торговельного підприємства.

Вдосконалення системи управління торговельним підприємством передбачає здійснення таких заходів:

• організація детального обліку витрат за місцями їх виникнення;

• скорочення ланковості управління підприємством;

• автоматизація управлінських процесів.

Забезпечення зростання товарообороту і вдосконалення його структури здійснюється шляхом:

• вдосконалення маркетингової діяльності;

• збільшення питомої ваги товарів з низьким рівнем витрато місткості;

• вдосконалення торговельно-технологічного процесу;

• скорочення відстані перевезень;

87

впровадження прогресивних форм продажу і обслуговування покупців.

Підвищення продуктивності праці досягається за рахунок:

• оптимїзації чисельності працівників окремих професій;

• підвищення кваліфікації працівників;

• побудови ефективної системи матеріального стимулювання праці;

• раціоналізації режиму роботи;

• механізації трудомістких процесів.

Оптимізація складу і структури оборотних коштів передбачає:

• обґрунтування нормування потреби в товарах, матеріалах, МШП;

• прискорення оборотності;

• оптимізація джерел формування оборотних коштів.

Підвищення ефективності використання основних фондів здійснюється шляхом:

• збільшення питомої ваги активної частини основних фондів;

• збільшеня ефективності використання торговельної площі.

Не завжди зниження витрат свідчить про ефективність діяльності підприємства, оскільки це може призвести до зниження стандарту обслуговування покупців, і як наслідок, падіння попиту споживача, зниження товарообороту, зростання рівня витрат і втрат прибутку.

За умов ринкової економіки рівень торговельного обслуговування визначається як широтою представленого асортименту товарів, задовольняючого різноманітні потреби, так і створенням необхідних умов для покупців, причетних до процесів обороту, розрахунків, доставки товарів додому, післяпродажного обслуговування тощо. Формування потрібного іміджу торговельного підприємства сприяє залученню покупців, а отже, і забезпеченню умов для розвитку товарообороту.

Формування і підтримка іміджу торговельного підприємства передбачає здійснення певних витрат, що забезпечують прийнятий стандарт

88

торговельного обслуговування. До таких витрат належать:

1. Витрати на оплату праці, рівень яких забезпечує зацікавленість робітників підприємства в якісному обслуговуванні покупців і збільшенні кількості покупок.

2. Витрати на утримання торговельних приміщень, що забезпечують максимум зручностей і комфорту для покупців.

3. Витрати на забезпечення фірмовим одягом.

4. Витрати на створення фірмового стилю, фірмового знаку, фірмового пакувального паперу, презенти покупцям за визначені обсяги покупки тощо.

5. Витрати на рекламу.

6. Витрати на створення ефективних систем розрахунку за товари, що купуються.

7. Витрати на забезпечення післяпродажного обслуговування.

8. Витрати на надання безкоштовних торговельних послуг покупцям тощо.

Сукупність цих витрат визначає мінімально необхідний розмір і рівень витрат на здійснення торговельної діяльності відповідно до прийнятих стандартів торговельного обслуговування. Зниження цього рівня витрат обігу торговельного підприємства може потягти за собою відплив покупців і скорочення обсягу товарообороту.

Таким чином, вдосконалення системи управління витратами ЗАТ «Гал-експоком» пропонується здійснювати шляхом:

• виділення основних понять і процедур, системи управління витратами;

• виявлення існуючих проблем формування та контролю витрат на підприємстві;

• формування моделі управління витратами з урахуванням особливостей торговельної галузі та безпосередньо підприємства;

• побудови інформаційної системи;

• адаптації документообороту до обраної інформаційної системи;

89

- розподілу відповідальності за формування витрат та створення механізму мотивації і стимулювання їх зниження.

Ефективне управління витратами в значній мірі визначається тим, наскільки повно враховані у процесі прийняття управлінського рішення фактори, що визначають розмір, рівень і характер витрат підприємства.

Від уміння .передбачити господарську і фінансову ситуацію, виявити фактори, що впливають на відхилення реальних показників від бажаних, завчасно прийняти заходи по регулюванню цих відхилень, оптимізації співвідношення витрат та результатів, залежить міра досягнення підприємством мети його діяльності і конкурентоспроможність на ринку.