14. Кассовые расчеты в торговых организациях. Расчеты кредитными картами.

1. Операционные кассы

Практически во всех случаях (за редким исключением) торговые организации имеют дело с наличными денежными средствами.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен счет 50 «Касса». В Плане счетов бухгалтерского учета рекомендуется использование следующих субсчетов к этому счету:

1) субсчет 1 «Касса организации»;

2) субсчет 2 «Операционная касса»;

3) субсчет 3 «Денежные документы».

При необходимости, разумеется, организация вправе открывать и другие субсчета, способствующие наглядности и удобству ведения учета по счету 50 «Касса». Так, если предприятие производит операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открываются соответствующие субсчета для учета операций по каждому виду валюты обособленно.

Поступление денежных средств и документов в кассу предприятия отражается по дебету счета 50 «Касса», а их выбытие – по кредиту.

Рассмотрим несколько подробнее назначение субсчетов, рекомендованных по счету 50 «Касса».

«…На счете 50 субсчет 1 „Касса организации“ учитываются денежные средства в кассе организации…

На счете 50 субсчет 2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н).

Таким образом, счет 50 «Касса» субсчет 1 «Касса организации» предназначен для учета всех наличных денежных средств в кассе предприятия. Счет 50 «Касса» субсчет 2 «Операционная касса» рекомендуется в основном для применения в транспортных организациях и на предприятиях связи. Однако некоторые торговые организации, имеющие сеть магазинов или постоянно действующих торговых точек, используют его для учета наличия и движения денежных средств по каждому подразделению. Счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» используется не для учета наличных денежных средств, а для учета оплаченных денежных документов. Если торговая организация не ведет кассовых операций с денежными документами и иностранной валютой, а также не имеет подразделений, учет по счету «Касса» в такой организации будет осуществляться по счету 50 без открытия субсчетов, так как в них нет необходимости.

За сохранность денежных средств и документов в кассе несет ответственность кассир (на небольших торговых предприятиях, не предусматривающих штата бухгалтерии, его функции выполняет бухгалтер). При приеме на работу с кассиром (бухгалтером) должен быть заключен соответствующий договор о полной материальной ответственности.

Основными документами, подтверждающими поступление или выбытие денежных средств из кассы предприятия, являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер (платежная ведомость). Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» установлен перечень унифицированных форм, применяемых для учета кассовых операций.

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств. Документ составляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или лицом, имеющим на это полномочия. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается также главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Если бухгалтерский учет на предприятии ведется одним бухгалтером, на квитанции к приходному кассовому ордеру он расписывается дважды. Документ заверяется печатью (штампом) кассира, в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов делается соответствующая запись, после чего квитанция выдается на руки лицу, внесшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Расходный кассовый ордер служит для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Документ выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, имеющими на это полномочия. Документ регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В строке «Основание» работник бухгалтерии указывает содержание хозяйственной операции, по которой выдаются денежные средства, а в строке «Приложение» – прилагаемые к ордеру первичные и другие документы с указанием дат их составления и номеров (в случае наличия таких документов). Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации (например, «Оплатить» с датой и подписью руководителя), подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна.

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, кассир обязан потребовать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Реквизиты документа заносятся в расходный кассовый ордер. Получатель денежной суммы собственноручно заполняет чернилами или ручкой строку «Получил», указывая в ней сумму прописью (копейки указываются цифрами), указывает дату получения и ставит свою подпись. Расходный кассовый ордер остается в кассе. Если по каким-либо причинам получатель не может лично получить деньги, кассир имеет право выдать их по доверенности, оформленной соответствующим образом. В этом случае в тексте после фамилии, имени и отчества получателя указываются фамилия, имя и отчество лица, получающего данную сумму по доверенности. Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру и хранится вместе с ним.

Такие выплаты как заработная плата и пособия по социальному страхованию производятся на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости. По ведомостям могут также производиться выплаты депонированных сумм, оплата больничных листов и отпусков, командировочных расходов, если эти выплаты производятся нескольким лицам одновременно. При произведении выплат по ведомостям составляется один расходный кассовый ордер на сумму выплат по ведомости.

2. Товарные операции с применением ККМ

Правительство РФ приняло постановление от 2 декабря 2000 г. N 917 "О внесении изменений и дополнений в Перечень отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин" (далее - Перечень).      Подпунктами "е" и "ж" п. 2 Перечня определено, что организации, предприятия, учреждения, их филиалы и другие обособленные подразделения (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица) могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин в части осуществления:      - торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся на этих территориях магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), а также открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;      - разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами (кроме технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи в соответствии с постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. N 55 "Об утверждении Правил продажи отдельных видов товаров, Перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и Перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, габарита, фасона, расцветки или комплектации" (в редакции от 20 октября 1998 г. N 1222, от 2 октября 1999 г. N 1104; далее - Правила продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом и т. п.).      Пунктом 6 Правил продажи установлено, что продавец должен располагать необходимыми помещениями, оборудованием и инвентарем, обеспечивающими в соответствии с требованиями стандартов сохранение качества и безопасности товаров при их хранении и реализации в месте продажи, надлежащие условия торговли.      Санитарные правила и нормы СанПиН 2.3.5.021-94 "Санитарные правила для предприятий продовольственной торговли", утвержденные Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 30 декабря 1994 г. N 14, а также Санитарные правила СП " Временные санитарные правила для оптовых продовольственных рынков", утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 27 июня 1997 г. N 14, требуют определенных условий хранения и продажи товаров в мелкорозничной сети.      В соответствии с пунктом 3.9.3 Санитарных правил объектами мелкорозничной сети производится реализация пищевых продуктов в ограниченном ассортименте, который должен быть согласован с центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора с учетом местных условий.      Категорически запрещается реализация в мелкорозничной сети скоропортящихся и особо скоропортящихся пищевых продуктов при отсутствии холодильного оборудования для их хранения.      Исходя из требований названного Постановления N 917 технически сложные непродовольственные товары и продовольственные товары, требующие определенных условий хранения в мелкорозничной торговле, должны реализовываться с применением контрольно-кассовых машин.      Управление МНС России по Московской области в целях контроля за исполнением Постановления N 917 (в части применения контрольно-кассовых машин при реализации продовольственных и непродовольственных товаров в разносной мелкорозничной сети с ручных тележек, корзин, лотков) считает необходимым определить:      - Перечень продовольственных товаров, которые требуют определенных условий хранения с учетом местных условий Московской области и должны реализовываться в разносной мелкорозничной сети с ручных тележек, корзин, лотков с применением ККМ;      - Перечень технически сложных непродовольственных товаров, которые должны реализовываться в разносной мелкорозничной сети с ручных тележек, корзин, лотков с применением ККМ.      Правила продажи разработаны в соответствии с Законом РФ от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 "О защите прав потребителей" и регулируют отношения между покупателями и продавцами при продаже отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров.      Под покупателем понимается гражданин, имеющий намерение приобрести либо приобретающий или использующий товары исключительно для личных (бытовых) нужд, не связанных с извлечением прибыли.      Под продавцом понимается организация независимо от организационно-правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, осуществляющий продажу товаров по договору розничной купли-продажи (далее - договор).      В соответствии с п. 19 Правил продажи продавец обязан обеспечить наличие единообразных и четко оформленных ценников на реализуемые товары с указанием наименования товара, его сорта, цены за вес или единицу товара, подписи материально-ответственного лица или печати организации, даты оформления ценника.      На основании п. 20 Правил продажи договор считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором между продавцом и покупателем. В данном случае иное предусмотрено Законом РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (далее - Закон о ККМ), ст. 2 которого установлено, что предприятия, которые в соответствии со ст. 1 настоящего Закона должны применять контрольно-кассовые машины, обязаны выдавать покупателю вместе с покупкой отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек за покупку, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи между покупателем и соответствующим предприятием.      В разделе II "Особенности продажи продовольственных товаров" Правил продажи сказано, что информация о товаре должна содержать и условия хранения (это касается товаров, для которых установлены обязательные требования к условиям хранения).      В разделе IV Правил продажи установлено, что относится к технически сложным товарам, и определены особенности продажи технически сложных товаров бытового назначения.      Пунктом 47 Правил продажи определено, что бытовые радиоэлектронная аппаратура, средства связи, вычислительная и множительная техника, фотои киноаппаратура, часы, музыкальные товары, электробытовые приборы, машины и инструменты, другие технически сложные товары бытового назначения до подачи в торговый зал или к месту выдачи покупки должны пройти предпродажную подготовку, которая включает: распаковку товара, удаление заводской смазки, пыли, стружек; осмотр товара; проверку комплектности, качества изделия, наличия необходимой информации о товаре и его изготовителе; при необходимости - сборку изделия и его наладку.

3. Безналичные расчеты через кассы

У предприятий в процессе деятельности происходят денежные расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Расчеты между предприятиями, как уже отмечалось выше, осуществляются в безналичном порядке, а также наличными через кассу предприятия в пределах установленных в законодательном порядке лимитов. Следует помнить, что Центробанк России указанием от 29.09.97г. № 525 установил предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу: - между юридическими лицами - в сумме 10 тыс. руб.; - для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме 15 тыс. руб.;

Предприятие торговли, как любое юридическое лицо, само выбирает банк для кредитно-расчетного обслуживания. Кроме расчетных счетов в банках могут открываться текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения. Кредитные отношения предприятия с банками оформляются кредитными договорами.

Основными задачами организации учета денежных средств являются: - своевременное полное и точное отражение операций по учету денежных средств; - постоянный контроль за наличием и сохранностью денежных средств в кассе, на расчетном и других счетах в банках; - контроль за использованием денежных средств; - контроль за правильностью договорных расчетов с поставщиками и покупателями; - контроль за своевременными и правильными расчетами с бюджетами, банками, работниками; - контроль за расчетными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности; - контроль за использованием банковского кредита и сроками его возврата.

4. Сдача торговой выручки

Кассир – операционист в конце рабочего дня сдает обычно старшему кассиру (либо сразу в банк через инкассацию) выручку под расписку, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Также старшему кассиру передаются акты и необходимые документы по расчету выручки, который составляет сводный отчет, передаваемый вместе с кассовыми ордерами в бухгалтерию.

Полученные в виде торговой выручки в кассу средства должны быть зачислены на счет предприятия. Для этого денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Данные средства, еще не зачисленные по назначению, учитывают на счете 57 "Переводы в пути" и оформляют следующими записями.

Сумма наличных средств, сданных инкассатору или в Сбербанк, отражается записью:

Дт 57 "Переводы в пути" Km 50 "Касса".

Сумма, зачисленная на расчетный счет в банке, учитывается проводкой:

Дт 51 "Расчетные счета "

Km 57 "Переводы в пути".

Основанием для принятия на учет по счету 57 "Переводы в пути" сумм (например, при сдаче выручки) являются квитанции учреждений банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Наиболее распространенной формой сдачи торговой выручки в торговом предприятии является договорная форма с участием представителя банка – инкассатора. Выручка передается инкассатору в установленное банком время (обычно приурочивается его приезд ко времени закрытия предприятия во избежание больших остатков в кассе).

До этого кассир готовит выручку к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки в разобранном виде по 100 штук одного достоинства и перевязывая.

Операцию по передаче выручки инкассаторы оформляют с помощью препроводительной ведомости, составляемой в двух экземплярах. В данном документе указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона ведомости, содержащая покупюрный перечень всей передаваемой выручки, позволяет проконтролировать сумму.

Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в денежную сумку с уложенными туда подобранными деньгами, после чего пломбирует ее. Данную сумку кассир передает инкассатору в обмен на пустую с соответствующей нумерацией и вторым экземпляром ведомости, называемым накладной. Кассир, обозначив в соответствующем журнале регистрации сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который вместе с тем фиксирует дату и время приема средств.

Полученную от инкассатора денежную сумку в банке вскрывают и сверяют вложенную в нее денежную сумму с той, что зафиксирована в препроводительной ведомости. При этом при обнаружении несоответствия сумм либо неплатежных денежных знаков работниками банка в одностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию предприятия.

В последнее время на практике часто используется такой порядок сдачи торговой выручки, при котором наличные средства сдает непосредственно представитель предприятия. Такая операция оформляется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы. Вместе с тем при сдаче денег в банк представитель торгового предприятия заполняет объявление на взнос наличными (см. подраздел 6.2.1 "Главная касса").

5. Кассовая дисциплина

Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ. Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов. Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе. Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:

1. Соблюдение лимита остатка кассы Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).

2. Использование наличной выручки Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами. Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.

4. Применение контрольно-кассовой техники При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр.

Нарушение правил работы с наличными деньгами влечет административную ответственность должностных лиц организации в размере от 4000 до 5000 рублей и организации как юридического лица - 40000 - 50000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).