2.2.3. Внутренняя опись документов

В каждом заведённом деле ведется внутренняя опись подшитых в него служебных документов.

Согласно Приказу Минобороны РФ от 04 июля 1996 г. № 270 « Об утверждении Наставления по архивному делу в ВС РФ» внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступил, кому адресован документ или наименование документа, номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, вносятся все приложения, относящиеся к нему.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".²

В конце внутренней описи составляется надпись о количестве листов и предложений и проставляется подпись и печать председателя комиссии о том, что учет документов верный. Например: «В опись внесено 198 (сто девяносто восемь) листов. Председатель комиссии: л-т Иванов».

2.2.4. Личная карточка по учету кадров формы № т-2

Основным учётным документом работника организации является его личная карточка формы № Т-2. Ее унифицированная форма № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.¹ Она заводится на всех работников организации, принятых на работу на условиях трудового договора, ведется в продолжение всего периода трудовой деятельности работника и закрывается при увольнении работника.

В воинской части личная карточка заполняется на каждого гражданского работника, принятого на работу на основании приказа командира (утв. Приказом министра обороны РФ от 23 мая 1999 г. № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в вооружённых силах Российской Федерации»). (На военнослужащих - заводятся личные дела).

Личная карточка заполняется инспектором по кадрам на базе следующих документов:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу; - паспорта или другого документа, удостоверяющего личность; - трудовой книжки; - страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; - документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); - документа об образовании; - сведений, сообщенных о себе работником.

Личные карточки заводятся в одном экземпляре и регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.

Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью инспектора по кадрам.²

Данный документ хранится в течение 75 лет. Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

2.2.5 .Заполнение разделов формы т-2

Заполнение разделов личной карточки на принятого гражданского работника велось по следующим правилам:

1).Вверху полностью указывается наименование организации и место её нахождения: войсковая часть №39348 г. Кола.

2).В правом верхнем углу указан код формы по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) 0301002. Он означает, что карточка заполняется на одного работника.

3).Ниже по ширине формы № Т-2 идёт таблица, куда вносятся следующие сведения о работнике:

- Дата составления личной карточки в виде кодированной информации (16.08. 10).

- Табельный номер, присваиваемый каждому вновь принятому работнику для табельного учета. (Однако на момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику ещё не был присвоен).

- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) № 519040937893.

- Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования 073-892-334-96. Согласно ч.1 ст.65 ТК РФ, наличие страхового свидетельства работник обязан представить при заключении трудового договора.¹

- Алфавит: Ф. Для организации табельного учета в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

- Характер работы: ВОХР (военизированная охрана).

- Вид работы: основная. (В этой графе указывается, основная работа или работа по совместительству).

- Пол: М (мужской).

В разделе I "Общие сведения" содержится:

В правом углу таблица с номером трудового договора: № 365 и датой начала его действия: 16 августа 2010 г.

П.1. Фамилия, имя, отчество: Фолюшник Виктор Григорьевич.

П.2. Дата рождения: 09 сентября 1958 г. По правилам делопроизводства она оформляется словесно-буквенным способом.

П.3. Место рождения: пос. Ал. Орловка, Шахтёрского район, Донецкой области.

П.4. Гражданство: гражданин РФ. Код по ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении): 01. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утв. Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 412 (ОКИН).

П.6. Образование: среднее (полное) общее. Код по ОКИН 07 . Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию ОК 009-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 296 (ОКСО).

Ниже находится таблица, которая содержит сведения, предоставленные работником о его образовании:

- Наименование образовательного учреждения: ПТУ №16 г. Таганрога.

- Квалификация по документу об образовании: слесарь механо-сборочных работ III разряда.

- Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний: аттестат № 7395

- Год окончания: 16.07.1976 г.

П.7. Указывается основная профессия работника: Слесарь механо-сборочных работ и другая профессия, имеющаяся у работника и представляющая интерес для организации: частный охранник.

П.9. Состояние в браке: женат. Код по ОКИН: 02. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.¹

П.10. Состав семьи: жена Фолюшник Галина Леонидовна 1956 г. р. Оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведений, сообщенных работником.

П.11. Паспорт: серия 47 03 № 792465. Дата выдачи: 30 сентября 2003 г. Выдан: ОВД Октябрьского округа г. Мурманска.

П.12. Адрес места жительства:

- по паспорту: 1830 г. Мурманск, ул. Верхне-Ростинское шоссе д.7, кв.29

- фактический:183003, г. Мурманск, ул. Смирнова д. 16, кв. 69.

- дата регистрации по месту жительства: 11 февраля 2010 г.

- номер телефона: 8 960 028 47 13