- •Введение
- •1. Ознакомление с деятельностью воинской части №39348
- •1.1. Локальные документы
- •1.2. Характер деятельности
- •1.3. Организационно-штатная структура
- •2. Прохождение практики
- •2.1. Ознакомление с работой отдела кадров
- •2.1.1. Функции отдела кадров
- •2.1.2. Должностная инструкция инспектора по кадрам
- •2.1.3. Функции отдела секретного делопроизводства
- •2.1.4. Должностные обязанности заведующей секретного делопроизводства
- •2.2. Описание работ, выполненных во время практики
- •2.2.1. Составление справок по части
- •2.2.2. Подшивание документов в дело
- •2.2.3. Внутренняя опись документов
- •2.2.4. Личная карточка по учету кадров формы № т-2
- •2.2.5 .Заполнение разделов формы т-2
- •Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
- •Раздел III «Приём на работу и переводы на другую работу» предназначен для регистрации, приема и кадровых перемещений работников внутри организации.
- •Раздел IX «Социальные льготы» содержит перечень льгот, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством:
- •2.2.6. Заполнение трудового договора
- •Заключение
- •Библиографический список
2.2.1. Составление справок по части
В соответствии с инструкцией по делопроизводству в ВС РФ (утв. приказом Министра Обороны РФ от 23 мая 1999г. № 170) любой служебный документ служебный документ должен иметь следующие реквизиты: наименование министерства - автора документа; название вида документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.
При оформлении служебных документов на отдельных листах применяется бумага форматов А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Границы реквизитов служебного документа: верхнее поле не менее 2,5 см, нижнее поле – не менее 2 см, левое- от 2,75 см до 3,5 см, правое – от 1,25 до 2,25 см. Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2 - 3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается: в служебных письмах - от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.
На бумаге формата А5 (148 x 210 мм) на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах заголовок не пишется.
Точка в конце заголовка не ставится.
Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Согласно определению инструкции по делопроизводству в вооруженных силах РФ справка – это описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.1
В справке, как правило, указывается, для какой цели она выдана. Выдаваемые отделом кадров справки подписываются командиром воинской части или лицом, его заменяющим и скрепляются гербовой мастичной печатью с наименованием части.
При выдаче справок воинское звание подписывающего лица не указывается, а при выдаче справок для представления их в гражданские учреждения и организации в угловом штампе не указывается также место дислокации воинской части.2
2.2.2. Подшивание документов в дело
Все исполненные в воинской части служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от их содержания и разновидности и с учетом установленных сроков хранения. Как правило, дела заводятся на один год.
На все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов. Номенклатура составляется с учетом однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год.
Согласно инструкции по делопроизводству в ВС РФ дата начала дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого в это дело служебного документа. Дата окончания дела должна соответствовать дате последнего подшитого в дело служебного документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.
Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяет его исполнитель. На документе проставляется отметка: "В дело № ____" (указываются номер дела, дата, подпись исполнителя или командира).1
Подшивка служебных документов в дело должна была производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста. Текст не должен подходить к линии подшивки ближе, чем на 2 сантиметра, а листы не должны выступать за края обложки.
Подшивка документов должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Нельзя допускать накапливание и долгое хранение неподшитых служебных документов, т. к. это приводит к их путанице и утере.
Все подшитые в дело служебные документы должны нумероваться в правом верхнем углу графитным карандашом.
Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера.
Чистые листы не нумеруются.
Лист документа, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется как один лист.
В инструкции по делопроизводству в ВС РФ п. 194. указывается, что если к служебному документу подклеены одним краем другие служебные документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то на каждом листе подклеенного служебного документа проставляется очередной порядковый номер.1