2.1.3. Функции отдела секретного делопроизводства

Отдел секретного делопроизводства занимается деятельностью по вопросам документирования и организации работы с секретными и совершенно секретными документами. В его функции входит обеспечение прохождения и контроля в режиме секретности секретных документов.

К работе с секретной документацией допускаются только лица, имеющие необходимый уровень доступа к таким документам.

2.1.4. Должностные обязанности заведующей секретного делопроизводства

Заведующая секретным делопроизводством должна знать и строго выполнять требования «Наставления по защите государственных секретов (НЗГС-90), «Инструкции по обеспечению режима секретности в режимных частях ВС (ИРС-90)», приказов МО РФ № 318-1995г., №011 -2005г., № 285-1996г., и других руководящих документов по обеспечению режима секретности в войсковой части.

Заведующая секретным делопроизводством обязана:

- принимать, регистрировать, учитывать и хранить секретные документы;

- докладывать об их поступлении командованию части;

- отправлять исполненную документацию по адресам;

- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции (документации)

систематизировать и хранить документы секретного делопроизводства,

составлять и вести номенклатуру дел, книг и журналов на текущий год;

- вести учет и хранение архивных материалов, подготавливать к сдаче их в архив, производить отбор и уничтожение секретных документов;

- вести учет сейфов и ключей от них, рабочих папок исполнителей; множительных аппаратов; учет и хранение печатей и штампов;

Осуществлять контроль:

- за соблюдением исполнителями правил разработки, учета хранения секретных документов и обращения с ними, а также за их движением и своевременным возвращением в секретное делопроизводство;

- за порядком учета и хранения документов с грифом «Для служебного пользования» и ведением несекретного делопроизводства;

- за порядком изготовления, учета, хранения и использования бланков строгой отчетности (удостоверений, пропусков, печатей, штампов).

- по окончании рабочего дня опечатывать сейфы, шкафы и сдавать помещение секретного делопроизводства под охрану караула.

2.2. Описание работ, выполненных во время практики

Во время прохождения практики в отделе кадров и отделе секретного делопроизводства я выполняла различную работу с документами.

Инспектором отдела кадров мне было поручено подшить в дело приказы командира по части и пронумеровать их.

Затем в целях практической работы мне было поручено составить справки на военнослужащих: справку формы № 11- подтверждение прохождения военной службы в воинской части и справку формы № 13 о следовании члена семьи военнослужащего на санаторное лечение. (Приложения 1 и 2).

В отделе секретного делопроизводства под руководством заведующей Превысоковой Нины Владимировны я составляла внутренние описи на документы, находящиеся в деле – телеграммы, акты, отчёты, приказы т. п. (Приложения 3, 4 и 5).

В отделе кадров в качестве обучения правильного заполнения документов мною, под руководством инспектора по кадрам Шако Ирины Николаевны, была заполнена личная карточка формы № Т-2 и трудовой договор на принятого гражданского работника Фолюшника Виктора Григорьевича.

(Приложения 6 и 7).

Данные Фолюшника В. Г. были внесены мной в дополнительный список на вновь принятого работника и переданы в Страховую компанию «СОГАС-Мед» в г. Кола по адресу ул. Победы, д. 9. (Приложение 8).