2 Оснащение рабочего места:

- персональные компьютеры с оперативной памятью не менее 32 Мб.

3 Краткие теоретические сведения

Заметка

Заметка – это небольшая записка на память.

Текст заметки может быть самым разнообразным: мысль, которую не хочется забыть; напоминание о чем-либо себе или другому сотруднику; свежий анекдот, который при случае можно рассказать партнеру; цитата и многое другое.

Заметки в программной среде Outlook – это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, напоминаний и много другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.

Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею. Помимо этих основных возможностей можно:

• связать папку с контактом;

• присвоить ей категорию;

• отправить по почте;

• напечатать;

• изменить представление заметки.

Как видно, с заметкой можно производить действия, аналогичные действиям с другими элементами.

Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически. Тогда экран будет заполнен заметками.

Организатор задач

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально н предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие указать время окончания работы, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи БД Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

4 Порядок выполнения работы

Запустить программу MS Outlook, выполнив следующие операции Пуск / Пограммы/ Microsoft Outlook.

4.1 Работа с папкой «Заметки».

4.1.1 Открыть папку Заметки (двойной щелчок мыши на ярлыке Заметки).

4.1.2 Создать заметку, выполнив следующие операции Заметка (на панели инструментов) / Создать Заметку.

4.1.3 Набрать текст Заметки: Заполнить папку Контакты данными о сотрудниках ООО «Мирт».

4.1.4 Закрыть заметку.

4.1.5 Обратить внимание на изменения в папке Заметки.

4.1.6 Открыть справочную систему Outlook. Найти раздел Заметки. Изучить разделы: Изменение цвета заметок, Изменение настроек формата для новых заметок.

4.1.7 Изменить цвет листка заметки.

4.1.8 Создать новые Заметки:

• запланировать совещание на 20.05.2009 на 12:00.

• написать доклад о проведенном маркетинговом исследовании.

• внести к календарь занятия теннисом.

4.1.9 Просмотретьт содержание папки Заметки.

4.2 Работа с папкой «Контакты»

4.2.1 На панели ярлыков щелкнуть на ярлыке Контакты.

4.2.2 Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля открыть форму Контакт.

4.2.3 Заполнить три формы на сотрудников: на Иванова (руководитель предприятия), Петрова и Сидорова:

Вкладка Общие: